Organizarea Funcție Managementului

Obiective de instruire

În accepţiune sistematică firmele (organizaţiile) sunt sisteme create, structurate şi conduse de oameni pentru îndeplinirea obiectivelor previzionate. Din perspectiva procesului de management obiectivele reprezintă, în acelaşi timp, ieşiri (output-uri) ale funcţiei de previziune şi intrări (input-uri) ale funcţiei de organizare. Pornind de la aceste intrări organizarea trebuie să creeze „mecanismul” care să asigure succesul firmei. Obiectivul fundamental al acestui capitol este acela de a prezenta cum se creează acest mecanism.

Obiectivele „specifice” ale capitolului sunt:

- explicarea conceptului de organizare;

- descrierea organizării personale;

- descrierea organizării compartimentale şi a deciziilor care determină structura organizaţională;

- definirea postului de muncă;

- gruparea posturilor de muncă şi a activităţilor;

- stabilirea relaţiilor organizaţionale;

- atribuirea autorităţii;

- prezentarea „rezultatului” organizării comportamentale.

8.1. Conceptul de organizare

Conceptul de organizare este folosit cel mai adesea pentru a exprima activitatea de ordonare, dispunere sau aranjare a unor elemente într-un scop bine definit. Ca urmare, organizarea „crează” sisteme prin ordonarea, dispunerea sau aranjarea elementelor şi a relaţiilor dintre acestea.

Identic conceptului de management şi conceptul de organizare se utilizează cu mai multe accepţiuni. Astfel, frecvent se utilizează conceptul de organizare pentru a defini fie o funcţie a managementului, fie un proces specific de management, fie un rezultat final (structură organizaţională).

Funcţia de organizare a managementului desemnează ansamblul proceselor prin intermediul cărora se stabilesc şi se delimitează procesele de muncă fizică şi intelectuală şi componentele lor, se grupează aceste componente pe posturi, formaţii sau compartimente şi se atribuie personalului pentru realizarea în bune condiţii a obiectivelor previzionate.

Procesul de organizare are drept punct de plecare obiectivele ce trebuie îndeplinite iar ca rezultat final structura organizaţională formală. Între aceste două repere procesul de organizare presupune:

- stabilirea proceselor de muncă necesare pentru realizarea obiectivelor previzionate şi componentele acestor procese de muncă;

- stabilirea cantităţilor de muncă şi a timpilor de muncă necesari pentru aceste componente;

- gruparea componetelor de muncă pentru a constitui posturi de muncă care pot fi ocupate de persoane cu anumite calificări;

- gruparea posturilor de muncă în compartimente de la cele mai simple (formaţie de lucru, echipă, birou) până la ansamblul firmei;

- atribuirea acestor compartimente, spre a fi coordonate, unor manageri.

Analizând procesul de organizare astfel detailat rezultă că are două componente principale. Prima dintre acestea este componenta procesulă care este analitică şi presupune divizarea proceselor de muncă până la nivelul de detaliere necesar pentru realizarea obiectivelor previzionate (fundamentale, derivate, specifice şi individuale). Cea de a doua, este componenta compartimentală, care este de sinteză şi presupune gruparea componentelor de muncă pentru a constitui posturi şi compartimente.

Prin cele două componente ale sale, procesul de organizare trebuie să răspundă la întrebarea: cine şi cum contribuie la realizarea obiectivelor firmei? Răspunsul la această întrebare nu este simplu de dat deoarece în procesul de realizare a structurii organizaţionale a firmei apare conflictul dintre organizare şi libertate.

Libertatea de acţiune a unei persoane este limitată numai de restricţiile normative aplicabile întregii societăţi şi de regulile bunei cuviinţe, atunci când acţionează exclusiv pe cont propriu utilizând timpul, capitalul şi resursele sale fizice şi intelectuale pentru atingerea unor obiective proprii. Dacă acestei persoane îi lipseşte capitalul necesar şi acceptă ca pentru o compensaţie bănească şi / sau pentru alte avantaje într-o firmă este evident că trebuie să consimtă la limitarea libertăţii de acţiune şi să contribuie la realizarea unor obiective. Acea persoană nu va mai face ce, când şi cum vrea ci urmează să facă ce i se impune (are de indeplinit sarcini de muncă), când şi cum i se impune (are şi responsabilităţi).

Ca urmare prima şi cea mai profundă caracteristică a procesului de organizare este aceea că introduce anumite constrângeri (limitări, restricţii), chiar dacă oferă în schimb unele satisfacţii personale imposibil de obţinut pe cont propriu. Organizarea presupune în acelaşi timp atât introducerea unor limitări personale, cât şi disciplinarea în sensul respectării acestor limitări sau restricţii. În acest mod se creează mijlocul prin care managerii reduc substanţial, dacă nu chiar total, incertitudinea în comportamentul subordonaţilor în procesul de muncă. Acest mijloc se poate crea prin autoritate, cu îngrădirea aproape totală a libertăţii personale a angajaţilor (metodă veche şi perimată) sau prin persuasiune, cu acordarea unor libertăţi personale maxime în condiţiile atingerii obiectivelor previzionate (metodă nouă şi de succes).

Rezultatul final al procesului de organizare îl reprezintă structura organizaţională formală a firmei care se prezintă prin intermediul unor documente consacrate, respectiv „fişa postului”, „organigrama” şi „regulamentul de organizare şi funcţionare” în cazul firmelor cu capital de stat şi „contractul societăţii” în cazul firmelor cu capital privat.

În realitate în toate firmele, pe lângă structura organizaţională formală există şi o structură organizaţională informală. Dacă prima dintre acestea, este creată ca mijloc utilizat de manageri şi este servită de un sistem formal de comunicare atât pe verticală cât şi pe orizontală, cea dea doua, se referă la relaţiile de parteneriat dezvoltate ca rezultat al intereselor şi activităţilor informale ale angajaţilor. Structura organizaţonală informală se dezvoltă ca ceva natural într-o organizaţie şi nu este impusă de managementul acesteia. Practica a demonstrat că managerii de succes sunt aceia care sunt buni organizatori şi acceptă abordări inovatoare în organizare care în cele mai multe situaţii nu ignoră, ci valorifică organizarea informală.

În conclizie se poate afirma că prin organizare se construieşte „mecanismul” prin care fiecare angajat devine o „rotiţă” a „angrenajului” care duce organizaţia spre obiectivele previzionate.

8.2. Organizarea procesuală

În cadrul funcţiei de previziune a managementului se stabilesc obiectivele firmei care reprezintă caracterizări cantitative şi calitative ale scopurilor sau ţelurilor urmărite de aceasta, atât în ansamblul cât şi de fiecare dintre componentele sale. După:

- importanţă,

- sferă de cuprinedere,

- personalul antrenat pentru îndeplinirea lor,

- perioda de timp la care se referă obiectivele previzionate,

sunt diferenţiate în:

- obictive generale,

- derivate I,

- derivate II,

- specifice,

- indivituale.

Aceste obiectuve au o structură arborescentă în sensul că un obiectiv de nivel superior se explicitează prin două sau mai multe obiective de nivel imediat inferior.

Petru îndeplinirea obiectivelor generale stabilite pentru ansamblul firmei, pentru perioade lungi de timp, trebuie antrenat întreg pesonalul firmei să desfăşoare procese complexe de muncă şi să utilizeze raţional celelalte resurse dispomibile. Rezultă că, la nivelul ansamblului firmei se poate stabili o corespondenţă între obiectivele generale ale acesteia şi procesele complexe de muncă necesare pentru atingerea acestor obiective generale. Aşa cum, prin analiză, obictevele generale ale firmei sunt divizate succesiv în obiective mai puţin cuprinzătoare (derivate, specifice, individuale) şi procesele complexe de muncă se divizează în componente din ce în ce mai simple.

Componentele proceselor complexe de muncă cu care operează organizarea procesuală sunt:

- funcţiunele,

- activităţile,

- atribuţiile,

- sarcinile,

- operaţiile,

chiar dacă diviziunea ar putea continua evidenţiind în continuare componente care fac obiectul studiului metodelor de muncă şi al normării muncii. Schematic corespondenţa dintre diferitele categorii de obiective şi componentele proceselor complexe de muncă se prezintă în figura nr. 8.1.

Funcţiunea este dată de ansamblul proceselor de muncă omogene, asemănătoare sau complementare care se desfăşoară pentru realizarea aceluiaşi sau aceloraşi obiective derivate de gradul I necesită derularea unor procese de muncă din diferite domenii (tehnic, financiar, comercial, ş.a.) şi subdomenii (construcţii de maşini, electrotehnică, confecţii, ş.a.) de către angajaţi care au nivele de pregătire diferite (muncitori, maiştri, ingineri).