Organizarea Întreprinderii

4 ORGANIZAREA ÎNTREPRINDERII

1. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A ÎNTREPRINDERII – CONCEPT, IMPORTANŢĂ

Nu se poate imagina desfăşurarea unei activităţi în colectiv, fără existenţa unei anumite ordini în ceea ce priveşte rolurile angajaţilor, fără reglementarea sarcinilor şi responsabilităţilor acestora şi a legăturilor pe care funcţionarea organizaţiei le presupune. Acest lucru este valabil în orice domeniu: într-o orchestră şi în fotbal, în administraţie şi în afaceri etc. Proiectarea sistemului de roluri în organizaţie este o problemă fundamentală a managementului, concretizată în structura organizatorică a firmei.

Structura organizatorică reprezintă ansamblul posturilor şi compartimentelor unei organizaţii şi legăturile ce se stabilesc între acestea.

Structura organizatorică evidenţiază posturile de conducere create în întreprindere, de aceea mai este numită şi structură de conducere, iar elaborarea ei, organizarea conducerii.

Structura organizatorică este componenta de bază a sistemului de management, de care depinde funcţionarea firmei, consumul de resurse, eficienţa activităţii. O structură bună poate favoriza comunicarea, rezolvarea operativă a problemelor, reducerea consumurilor de muncă, în timp ce organizarea necorespunzătoare duce la apariţia unor disfuncţiuni în activitatea firmei, generează dezordine şi ineficienţă.

Structura organizatorică a firmei reflectă specificul fiecărei organizaţii. De aceea, structurile nu se înscriu în şabloane, există diferenţieri în structura organizatorică a întreprinderii de la o ramură la alta sau chiar în cadrul aceluiaşi domeniu în funcţie de mărimea firmei, de tehnologiile folosite, de gradul de dispersie teritorială, de competenţele personalului etc.

2 ELEMENTELE DE BAZĂ ALE STRUCTURII ORGANIZATORICE

Indiferent de particularităţile lor, structurile organizatorice se caracterizează prin următoarele elemente de bază: posturi, compartimente, niveluri ierarhice, legături organizaţionale.

- Postul – rezultă din gruparea obiectivelor, sarcinilor, autorităţii şi responsabilităţii desemnate unei persoane din organizaţie.

Titularului unui post i se atribuie, odată cu numirea pe post, sarcinile şi autoritatea (puterea decizională) asociate postului, precum şi responsabilitatea pentru efectuarea sarcinilor şi îndeplinirea obiectivelor.

Între sarcinile, autoritatea şi responsabilitatea atribuite unui post trebuie să existe un echilibru; este ceea ce specialiştii numesc “triunghiul de aur” al organizării. Un manager responsabil cu producţia, de exemplu, va avea probleme dacă nu are autoritatea de a stabili ordonanţarea lucrărilor, asigurarea resurselor etc. Neajunsuri apar şi dacă managerul nu are competenţele necesare pentru rezolvarea unei probleme.

- Funcţia - reprezintă ansamblul posturilor de o anumită factură.

Este un factor de generalizare a posturilor din punctul de vedere al autorităţii şi responsabilităţii. În întreprinderi, de exemplu, pot exista următoarele funcţii: inginer proiectant, tehnolog de secţie, contabil, inspector de calitate, maistru, normator, programator etc., denumirile sugerând rolul şi sarcinile fiecăruia.

După sfera de cuprindere a autorităţii şi responsabilităţii se deosebesc două tipuri principale de funcţii: funcţii de conducere şi funcţii de execuţie.

Funcţiile de conducere – au ca şi caracteristică definitorie coordonarea unor subordonaţi. În această grupă intră posturile de director general, director de departament şi alţi şefi de colectiv sau compartimente.

Funcţiile de execuţie – au atribuite sarcini de executare a unor lucrări sau servicii, care nu implică coordonarea activităţii altor persoane.

- Compartimentul - reprezintă un grup de persoane reunite sub aceeaşi autoritate.

Fiecare compartiment este caracterizat prin: obiectul de activitate; obiective proprii, derivate din obiectivul general al întreprinderii; relaţiile cu celelalte compartimente.

Gruparea activităţilor se poate face în diverse feluri. De regulă, compartimentele efectuează activităţi omogene sau complementare, formând birouri, servicii, ateliere, secţii etc.

În structurile clasice, crearea compartimentelor are la bază funcţiile întreprinderii, compartimentele fiind asociate domeniilor funcţionale: producţie, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil, comercial şi de personal. Compartimentele ce realizează nemijlocit produsele specifice întreprinderii şi alte activităţi de producţie se numesc compartimente operaţionale (secţii şi ateliere), iar celelalte, care concentrează activităţi economice, organizatorice, administrative, sunt compartimente funcţionale, de forma birourilor şi serviciilor.

Compartimentarea întreprinderii reprezintă una dintre problemele cheie în cadrul proiectării structurii organizatorice a unei întreprinderi. Rezolvarea ei nu diferă doar de la o organizaţie la alta, chiar şi pentru aceeaşi întreprindere se pot crea structuri diferite prin numărul şi natura compartimentelor. Principiile ce se aplică, raţionamentele ce servesc optimizării deciziilor cu privire la compartimentarea firmei vor fi prezentate în capitolul 4.6.

- Nivelul ierarhic - reprezintă poziţia subdiviziunilor organizatorice faţă de organul superior de conducere al firmei.

Numărul nivelurilor ierarhice dă dimensiunea verticală a structurii, fiind unul dintre elementele ce influenţează funcţionarea întreprinderii şi rezultatele ei.

Fig. 4.1 Piramida ierarhică

Şi din acest punct de vedere există o diversitate de soluţii, structurile create în întreprinderi putând avea un număr de niveluri ierarhice mai mare sau mic (fig. 4.1, piramida ierarhică). În organizarea clasică, tendinţa a fost de creştere a dimensiunii verticale a structurilor. Cauza principală a acestui fenomen este multiplicarea numărului de compartimente (adâncirea specializării pe funcţii a întreprinderii), care a dus la creşterea nevoii de coordonare şi control şi, implicit, a nivelurilor de conducere. Aplicarea unor reguli noi de structurare, în ultimele decenii, a dus la reducerea numărului de niveluri ierarhice, structurile moderne fiind structuri aplatizate (structuri orizontale), după cum se va vedea în capitolul 4.6.

- Relaţiile organizaţionale reprezintă legăturile dintre unităţile structurale, instituite prin acte oficiale. În funcţie de natura şi modul lor de manifestare, relaţiile organizatorice pot fi: relaţii de autoritate, relaţii de cooperare şi relaţii de control.

Relaţiile de autoritate - .sunt relaţii determinate de puterea cu care este investit un organism, în virtutea căreia dă dispoziţii cu caracter imperativ. În această categorie mai importante sunt:

- relaţiile ierarhice – stabilite între titularii posturilor de conducere şi ocupanţii posturilor subordonate acestora, situate la un nivel ierarhic inferior. Ele definesc liniile ierarhice în cadrul structurii organizatorice;

- relaţii funcţionale ce se stabilesc între compartimentele funcţionale şi celelalte compartimente, concretizându-se în reglementări, proceduri, indicaţii specifice domeniilor funcţionale, a căror aplicare este obligatorie.

Relaţiile de cooperare – se stabilesc între organisme situate de regulă la acelaşi nivel ierarhic, contribuind la soluţionarea operativă a unor probleme de interes comun. Astfel de relaţii există, de exemplu, între specialiştii în marketing şi cei de la vânzări şi proiectare.

Relaţiile de control – se stabilesc între organisme cu atribuţii de control şi compartimente supuse controlului. Rezultatele controlului sunt aduse la cunoştinţa conducătorului compartimentului respectiv, care are responsabilitatea şi competenţa iniţierii unor măsuri corective.