Bazele comunicării și relații cu publicul

Noţiuni de bază în comunicare

Comunicarea verbală şi RP

Comunicarea non-verbală

Noţiuni de bază în comunicare

Comunicarea este un schimb de informaţii dintre două şi mai multe persoane.

Importanţa comunicaţiilor creşte continuu în ţările economic dezvoltate.

Sistemul de comunicaţie – prin care întreprinderea pune în circulaţie o idee, o informaţie sau o atitudine – este format din următoarele elemente: sursa de informare (întreprinderea); mesajul (informaţia sau ideea ce trebuie transmisă); canalul de difuzare a mesajului; receptorul / destinatarul (consumatori, intermediari, parteneri de afaceri, etc.).

Modelul de comunicare S-M-R

În majoritatea cazurilor emiţătorul este interesat de modul în care a fost recepţionată informaţia şi ca urmare se adoptă sisteme de comunicare cu dublu sens, care asigură un dialog permanent cu mediul extern al întreprinderii.

Obstacolele în comunicare pot fi de mai multe tipuri:

De ordin social (profesie, vârstă, tradiţie, religie)

De ordin cultural (limbă, vocabular,, nivel social, intelect)

De ordin psihologic (emotivitate, agresivitate, timiditate, afectivitate)

De ordin fizic (aparenţă fizică, ţinută, ticuri, accente, starea generală a persoanei)

Codificarea se face prin simboluri, semne care traduc ideea în limbajul receptorului.

Drept coduri pot servi cuvintele din limba vorbită şi cea scrisă, imaginile şi mişcarea lor, mirosurile, sunetul, culoarea, gesturile.

Procesul de codificare în mare măsură este subiectiv, deoarece depinde de personalitatea celui ce codifică.

La scrierea unui mesaj verbal trebuie corect interpretată semantica cuvintelor pentru diferite segmente de public.

Mesajul este constituit din două elemente:

Conţinutul mesajului,

Mijlocul de comunicare/ transmitere (care condiţionează forma mesajului)

Comunicarea verbală şi RP

Una din cele mai importante calităţi în RP este capacitatea de a crea mesaje verbale şi scrise.

Altfel spus, este capacitatea de a vorbi şi a scrie ce trebuie, cum trebuie, acolo unde trebuie, cui trebuie şi când trebuie.

Comunicarea verbală poate fi divizată în orală şi scrisă, iar “textele pentru ochi” şi “pentru urechi” se scriu în stiluri diferite, condiţionate de modul lor de percepţie.

Discursuri publice – sunt unul din cele mai răspândite mesaje verbale.

Pregătirea va începe de la formularea scopului (Etapa I):

Crearea şi îmbunătăţirea atitudinii,

Informare,

Promovare (idei, produse),

Schimbarea a ceva concret.

Studierea auditoriului (Etapa II) este un alt aspect important legat de statutul social, vârsta, sexul, profesia, structură etnică şi socială a destinatarilor mesajului.

Cu cât auditoriul este mai vast, cu atât mesajul va fi mai simplu şi mai accesibil.

Scrierea conspectului discursului (Etapa III).

Conspectul are rolul de a ordona logic şi psihologic ideile, ce trebuie comunicate publicului verbal sau scris.

Multe discursuri se compromit din cauza neglijării acestei etape.

Pentru a vorbi expromt, fără pregătire, este nevoie de a poseda intelect verbal profesional şi anumite trăsături de caracter, pe care le posedă o cotă mică din oamenii ce trebuie să vorbească public. Inspiraţia şi curajul nu sunt suficiente.

Cu cît oratorul este mai experimentat, cu atît mai laconic va fi conspectul acestuia.

Un orator începător va trebui să scrie textul integral al discursului.

Un orator cu experienţă mai mare face un plan al textului şi scrie tezele de bază.

Conspectul este constituit din introducere, conţinut de bază şi concluzii.

Pregătirea necesită şi cunoaşterea / selectarea din timp a sălii unde se va comunica discursul, pentru a asigura sonorizare bună şi a putea gestiona atenţia auditoriului.

Un detaliu aparte este legat de ţinuta oratorului, glas, comportament public.

Reguli de pregătire a materialului textual

Practic toţi specialiştii în RP ajung să scrie texte / mesaje, diferite ca mărime, destinaţie, stil şi gen.

Cititorul poate analiza informaţia cu privirea, poate citi cuvintele repetat, poate citi începutul şi sfârşitul, unele părţi din mesaj, poate verifica veridicitatea informaţiilor din text.

Ascultătorul are o singură posibilitate de a asculta şi înţelege mesajul. Dacă acest lucru nu s-a reuşit de la început, comunicarea nu va avea succes.

Textele pentru “ureche” se scriu prin fraze scurte. Mesajele prea lungi obosesc publicul şi devin ineficiente, oamenii uită cele auzite de la început.

Reguli universale de elaborare a textelor în RP:

Simplitatea propoziţiilor. “Nu mai mult de o idee şi nu mai mult de un subiect în propoziţie” (după Babel). Propoziţiile scurte asigură claritate, se scrie ceva mai mult de subiect, predicat şi complement.

Propoziţiile din 8 şi mai puţine cuvinte se citesc uşor, iar pe măsură ce creşte numărul lor până la 29 şi mai mult, devin dificile de citit.

Ritmul textului este determinat de îmbinarea propoziţiilor cu o anumită lungime. Un text format din propoziţii cu aceeaşi lungim (de circa 10-15 cuvinte) dă senzaţia de monotonie şi plictiseală. Cel mai reuşit ritm se consideră format din propoziţii: lungă, scurtă, foarte scurtă, ceva mai lungă. Mărimea medie a propoziţiei – 12-15 cuvinte, nu mai mult 20 cuvinte.

Coeficientul de lizibilitate (Fog Index) în jurnalistica americană:

Fi =(Nws+Nwt)*0,4, unde

Nws – numărul mediu de cuvinte în propoziţia din text (istorie, articol, anunţ)

Nwt – numărul mediu de cuvinte din 3 şi mai multe silabe, dintr-o propoziţie.

Cu cît indicele Fog este mai mic, cu atît mai lizibil este textul.

Astfel, un text în limba engleză cu indicele Fog 5,2 după Mencher, semnifică că el este clar pentru un copil de clasa a cincia.

Limba engleză este mai laconică, decât rusa şi germana, motiv din care aceeaşi idee pentru a fi expusă în aceste limbi ar avea nevoi cu circa 20% de cuvinte mai mult. Aceste detalii trebuie luate în consideraţie la traducerea din şi în aceste limbi.

Limba română poate fi categorisită prin calificativul mediu de laconică.

Nu mai puţin importantă în elaborarea mesajelor este lungimea paragrafelor. Un paragraf prea mare descurajează cititorii. Mărimea medie a paragrafului se determină prin împărţirea numărul total de cuvinte în text la numărul de paragrafe. Redactorii media preferă paragrafe din 50-70 de cuvinte. O metodă de a “controla” mărimea paragrafului este formarea acestuia din trei-patru propoziţii.

Cu cât textul este mai lizibil, cu atât vor fi mai mulţi susţinătorii ai unei idei sau mesaj, cu atât mai mare va fi electoratul potenţial sau cercul de susţinători.

Cuvinte simple. Specialiştii în crearea de mesaje media folosesc un limbaj cotidian în textele lor. Cuvinte mai lungi ar trebui să fie nu mai mult de unu la zece.

Convingător. Poziţia unui autor trebuie susţinută prin fapte, cifre, documente, pentru a convinge cititorii de prezentarea corectă a lucrurilor. O prezentare reuşită a unui reportaj de la locul faptei trebuie să respecte regula: în primul rând arată şi în al doilea povesteşte. Prezentarea prin imagini a faptelor dă efectul de prezenţă a ascultătorului la eveniment. Prezentarea informaţiilor şi a explicaţiilor către ascultător, nu-l pun în centrul evenimentelor, dar măresc componenta emoţională de percepţie a materialului.

Simplitatea stilului. Evenimentul şi descrierea acestuia trebuie să corespundă; articolele, schiţele şi eseele trebuie scrise în limbajul vorbit. Mesajele de ştiri pentru ziare, jurnale radio şi tv se elaborează după regula piramidei inverse. Mesajul începe cu ştirea şi mai apoi continuă detaliile. Există şi varianta prezentării unor detalii incitante la început, iar apoi continuare cu ideea cheie a mesajului.

Caracteristicile textului cu caracter de ştiri:

Impactul. Conţinutul trebuie să aibă legătură cu auditoriul, să ţină de viaţa lui. Cu cât mesajul este mai aproape de interesele publicului, cu atât mai mare va fi atenţia.

Una din posibilităţile de a asigura legătura dintre eveniment şi ascultător/cititor este localizarea evenimentului - explicarea în paralel a rolului acestuia în viaţa oamenilor.

Oportunitatea şi actualitatea sporesc impactul mesajului.