Managementul proiectelor

Cuvântul proiect a devenit unul dintre cele mai utilizate sintagme ale mediului de afaceri intrând astfel în vocabularul uzual al limbii române. Aceasta se datorează unei explozii reale de proiecte la nivelul economiei mondiale, tendința fiind chiar mai pregnantă la nivelul Uniunii Europene. Proiectele de orice tip, mari sau mici, de anvergură sau la scară mai redusă reprezintă modalitatea prin care organizațiile supraviețuiesc în mediul economic actual, iar în România, această tendință a devenit dominantă, mai ales în contextul creat de integrarea în Uniunea Europeană.

Conform lui Constantin Opran proiectul este „un proces nerepetitiv care realizează o cantitate nouă, bine definită, în cadrul unei organizatii specializate. Proiectul se caracterizează ca o actiune unică, specifică, compusă dintr-o succesiune logică de activităti componente coordonate si controlate, cu caracter inovational de natură diferită, realizat într-o manieră organizată metodic si progresiv, având constrângeri de timp, resurse si cost, destinat obtinerii cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite”. (Opran et al., 2002)

Așadar proiectul este un proces ce presupune:

- un punct de plecare de la care cineva “aruncă” ceva “înainte” spre o anumită țintă;

- rezolvarea unei probleme identificate sau schimbarea unei situații problematice;

- existenta unor resurse;

- existenta unor scopuri care trebuie să fie posibil de îndeplinit;

- o soluție specifică la o problemă specifică, într-un anumit context;

- un început și un final bine definite și se desfășoară într-un spațiu concret;

- implicarea unor variate abilități de planificare și implementare, diverși parteneri sau susținători, precum si a unui număr de activități, evenimente și sarcini;

- existenta unei echipe care sa ținteasca la binele unei organizatii/comunităti;

- o serie de riscuri și elemente de incertitudine;

- existenta unor obiective măsurabile care pot fi evaluate, astfel putându-se aprecia dacă s-a făcut ce s-a propus, la calitatea dorită;

- un anumit grad de autonomie față de activitățile curente ale organizației;

- un ciclu de viață determinat, compus din mai multe etape obligatorii, denumite astfel: identificarea, analiza si formularea proiectului, pregătirea acestuia, evaluarea preliminară a proiectului, angajarea finanțării, implementarea, monitorizarea și evaluarea finală a ezultatelor proiectului. Proiectele reprezintă activităti unice, orientate spre anumite obiective, cu un grad ridicat de noutate si cu o sarcină de lucru complexă, care sunt limitate atât temporal, cât si din punctul de vedere al resurselor materiale si umane, necesitând, de obicei, o colaborare interdisciplinară în cadrul unei structuri organizatorice speciale, implicând o singură persoană sau echipe de persoane, iar obiectivul urmărit îl reprezintă crearea unei valori noi (produs, serviciu, structură etc.).

Putem astfel sublinia sase aspecte importante care fac diferența între activități și proiecte:

- Proiectul are un început și un sfârșit clar definite: parcurgerea unui proiect de la început până la sfârșit implică o secvență bine definită de pași sau activități

- Proiectele folosesc resurse (umane, timp și bani) care au fost alocate în mod special în vederea realizării activităților pe proiect.

- Fiecare proiect produce un rezultat unic. Aceste rezultate au obiective specifice de calitate și performanță. Atunci când proiectul s-a finalizat, ceva nou a fost creat.

- Proiectele urmăresc un plan, au o abordare organizată pentru a satisface obiectivele stabilite.

- Un proiect implică în mod normal o echipă care să-l ducă la bun sfârșit.

- Proiectele au întotdeauna un set unic de stakeholderi care include: echipa de proiect, clienții, managerul de proiect, managerii executivi, reprezentanți ai guvernului, alte persoane interesate de proiect. Stakeholderii au întotdeauna așteptări diferite asupra rezultatelor proiectului. Aceste așteptări trebuie urmărite, canalizate și modelate astfel încât, în final, proiectul să fie considerat un succes.

Aproape orice activitate întreprinsă de către o persoană sau organizație poate fi gândită în termenii unui proiect. Exemple de proiecte pot fi imaginate în orice sferă de acțiune și în orice domeniu de activitate, pornind de la construcția unei navete spațiale, sau a unui pod peste un râu și terminând cu formarea profesională a unor studenți într-un centru universitar sau promovarea imaginii unui lider.

1.1. Caracterisiticile proiectului

Din definitiile proiectelor mentionate mai sus, reies o serie de caracteristici care se definesc si se adaptează progresiv pe parcursul desfăsurării proiectului. Aceste caracteristici se regăsesc, într-o măsură mai mare sau mai mică, în fiecare dintre proiecte, indiferent de mărimea lor si se concretizează în următoarele elemente fundamentale:

- Unicitatea rezultatului - în primul rând, caracterul de noutate al rezultatului produs implică un anumit grad de necunoscut, caracteristic pentru orice lucru care nu s-a mai făcut înainte;

- Durata finită - deoarece proiectele au date clare de început si de sfârsit, anumite elemente organizatorice capătă un caracter temporar, fiind croite special pentru a îndeplini obiectivele specifice ale proiectului. De exemplu, echipa de lucru este constituită doar pe durata proiectului, iar bugetul de resurse si responsabilitătile manageriale sunt angajate strict în raport cu obiectivele proiectului;

- Mărimea proiectului reprezintă măsura costurilor unui proiect. Aceasta este un indicator pe baza căruia se poate aprecia utilitatea folosirii managementului proiectului. Această caracteristică mai are în vedere si componenta temporală, în sensul necesarului de resurse financiare sau umane pe toată perioada de derulare a proiectului;

- Gradul de inovare si complexitatea proiectelor - depind de o serie de criterii, cum ar fi: caracterul de noutate al proiectului, mărimea proiectului, implicatiile sociale, riscul în atingerea obiectivului proiectului etc. Un proiect rămâne complex chiar dacă unul sau mai multe criterii au valoare scăzută, atâta timp cât altele au valoare ridicată. Cu cât complexitatea proiectului este mai mare, cu atât trebuie investit mai mult în activitatea de management al proiectului, ridicând astfel costurile acestuia.