Managementul proiectelor

Obiectivul acestei iniţieri este perceperea managementului de proiect, a importanţei şi limitelor sale.

Un proiect:

• Este un obiectiv;

• Implică nişte activităţi cu resurse fixate;

• Necesită un ansamblu de documente elaborate pentru realizare;

• Presupune o echipă însărcinată cu conducerea acestuia.

Faza 1: Opţiunea strategică

Faza 2: Alegerea unei variante tactice

Faza 3: Realizarea proiectului

Faza 4: Evaluarea

Faza 1: Opţiunea strategică

A provoca apariţia unor idei de proiecte, apoi a provoca constituirea proiectului ca alternativă strategică pentru instituţie.

Conceperea: apariţia unor idei de proiecte;

• A provoca apariţia ideilor de proiecte, adesea operă a unei persoane “iniţiatoare a unui proiect” sau a unor sub-sisteme organizatorice “predispuse”.

• Evaluarea ideilor de proiect se bazează pe concordanţa sa cu obiectivele generale ale instituţiei. În această etapă, proiectul poate fi constituit numai dintr-o idee evaluată global şi aproximativ prin studii şi estimări preliminare.

Aspectul esenţial al acestei faze este studierea legăturilor proiectului cu instituţia, a concordanţei mai mari sau mai mici pe care o prezintă în raport cu obiectivele ei generale şi asupra posibilităţii introducerii sale în cadrul limitărilor logistice, financiare, umane şi legislative.

Formularea: naşterea alternativei strategice (proiect acceptat).

În general durează prea mult şi este prea costisitor să se analizeze toate alternativele (ideile de proiect). În practică, o variantă strategică va fi selecţionată parţial pe baze cuantificate, parţial pe baza judecăţilor de valoare produse de experienţa factorilor de decizie.

Pe această variantă strategică se continuă studierea proiectului. Se poate întâmpla ca, ulterior, să fie aleasă o nouă variantă strategică şi ca formularea să fie atunci refăcută.

Faza 2: Alegerea unei variante tactice

Se vor produce variante posibile pentru proiectul adoptat, apoi va fi aleasă una dintre ele.

Analiză-evaluare: crearea de variante tactice pentru varianta strategică selecţionată.

• Numirea şefului de proiect.

• Constituirea echipei de pre-proiect de către şeful de proiect.

• Chiar de la constituirea echipei se pune accent pe comunicare, pentru ca diverşii factori să înveţe să se cunoască. Iniţierea complementară pentru anumiţi participanţi trebuie făcută de pe acum şi informaţia utilă trebuie larg difuzată.

Această etapă este esenţială deoarece ea determină pentru mulţi climatul relaţional în cadrul grupului, coeziunea şi motivaţia.

Luarea deciziei.

Pe baza ansamblului de analize cantitative şi calitative realizate şi în funcţie de propriul lor sistem de valori, factorii de decizie efectuează alegerea unei variante tactice. Partea neraţională şi afectivă este deseori mare şi determină opţiuni importante.

Faza 3: Realizarea proiectului

Punerea în lucru: se mobilizează resursele financiare, materiale, umane.

• Estimarea detaliată a costurilor.

• Constituirea echipei complete.

• Soluţionarea conflictelor.

• Descompunerea proiectului în elementele sale constitutive.

• Controlul proiectului: sistemul de control permite prevederea eventualelor depăşiri sau decalaje de costuri şi luarea de măsuri pentru a le face faţă. El trebuie să fie simplu şi uşor şi trebuie să ţină cont de faptul că posibilităţile de corectare sunt relativ mici datorită caracterului ireversibil al deciziilor.

Faza 4: Evaluarea

Deşi evaluarea este o parte esenţială a procesului de planificare şi de trecere la acţiune, aceasta este adesea uitată sau omisă. Evaluarea este importantă din mai multe motive.

În primul rând, ea permite unui grup să estimeze gradul în care acţiunile întreprinse ajută grupul să se îndrepte spre scopurile şi obiectivele stabilite. Dacă evaluarea indică faptul că obiectivele nu sunt atinse, grupul îşi poate schimba planurile. În al doilea rând, evaluarea ne ajută să identificăm şi să contabilizăm succesele obţinute. O evaluare pozitivă poate da grupului o senzaţie reală de succes. Cunoaşterea succeselor trecute oferă încredere atunci când se pornesc proiecte noi şi îi păstrează pe participanţi motivaţi şi implicaţi. În al treilea rând, evaluarea permite grupului să comunice comunităţii succesele obţinute. Aceasta încurajează mai multe persoane să se implice în sprijinirea diverselor acţiuni.