Arhivistică

ORGANIZAREA SI PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigatie izvoarele scrise pe suporti friabili (usori deteriorabili) si pe baza carora se efectueaza cercetari fundamentale si aplicative în vederea stabilirii solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare si valorificare a documentelor. Alaturi de arhivistica se afla informarea documentara care studiaza informatiile, datele cuprinse în documente, în publicatii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitica – sintetica, de regasire a datelor si de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care contin informatii stiintifice si tehnice constituie principala sursa de informare documentara.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevereste (sau se preconizeaza) un fapt, se confera un drept sau se recunoaste o obligatie. Potrivit normelor internationale documentul este definit ca “un material pe care este înregistrata o informatie” sau “o informatie înregistrata pe un segment”. Prin urmare elementele unui document constau în: informatii, înregistrarea lor, suportul.

Notiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o acceptiune foarte larga. Astfel în Dictionarul Stiintelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, în sens arhivistic, ca fiind orice sursa “pe suporti friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrarilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezinta interes pentru cunoasterea istorica[1].

Prin urmare documentul este un text scris sau tiparit, inscriptie sau orice alta marturie care serveste la cunoasterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactata într-o forma clara si având unitate de unitate de continut si înteles de sine statator. Legea Arhivelor din 1996 mentioneaza ca prin documentele care fac parte din Fondul National al României” se întelege: acte oficiale si particulare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, afise, chemari, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte asemenea marturii precum si înregistrari foto, video, audio si informatia cu valoare istorica, realizate în tara sau de catre creatori romani în strainatate[2].

Arhivele ar fi, asadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate atât sub aspectul informatiei cât si sub aspectul suportului pe care sunt realizate în arhive, fie ele arhive nationale, departamentale (judetene), istorice, curente, documentele se afla grupate în fonduri si colectii.

Fond arhivistic se considera ”totalitatea documentelor create în decursul vremii de organele de stat, de alte organizatii sau de persoanele fizice care au îndeplinit functii sau misiuni de raspundere în stat sau au avut un rol deosebit în viata politica, sociala, economica, stiintifica, culturala sau artistica a tarii, care constituie izvor de cunoastere a istoriei patriei, a dezvoltarii politice, economice, sociale si culturale a tarii[3]”.

In actuala Lege a Arhivelor Nationale se specifica: ”Constituie izvoare istorice si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al României, documentele create de-a lungul timpului de catre organele de stat, organizatiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum si de catre persoanele fizice”[4].

Colectia arhivistica reprezinta un ansamblu de documente a caror adunare laolalta s-a facut prin alegere sau din întâmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizatie, de o familie sau de o persoana fizica conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularitati externe, lingvistic) fara a se tine cont de provenienta lor[5]. Colectia are mai multi creatori ai documentelor care de multe ori au fost create în locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematica diferita dar au forma si raporturi asemanatoare.

S-a dovedit ca nu tipul trebuie sa fie norma de selectionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administratiei curente si arhive moarte, care nu mai îndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesara din considerente teoretice si practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare:

A. Dupa detinerea arhivelor:

- arhive detinute de organizatiile creatoare de arhiva;

- arhive ale Arhivelor Nationale;

- arhive detinute de alte organizatii si persoane particulare.

B. Dupa etapele procesului de formare a arhivelor:

- arhive curente (de registratura);

- arhive de depozit;

- arhive istorice (permanente).

C. Dupa orânduirea sociala:

- arhive feudale;

- arhive moderne;

- arhive capitaliste;

- arhive socialiste.