Protocol în Afaceri

Modulul 1

PRELIMINARII

1.1 Etimologia termenului “protocol”

“Protocol” provine din două cuvinte din greaca veche: prôtos însemnând “primul” si kollào, “a lipi”, adică “ceea ce este lipit mai întâi”. Termenul se referea iniţial la prima foaie lipită pe un sul de papirus, pe care erau scrise datele asupra originii sale. In secolul al VI-lea, cuvântul desemna prima pagină a unui document oficial, care îi autentifica originea. El a definit apoi, succesiv textul original al unui act de notariat, registrul în care sunt înscrise aceste texte şi repertoarul modelelor folosite la redactarea textelor administrative. In cele din urmă, la începutul secolului al XVII-lea, prin protocol se înţelegea “o culegere de formule utilizate pentru a stabili corespondenţa între persoane, în funcţie de rangul acestora” .

Această evolutie explică sensul de astăzi referitor la normele utilizate în activităţile oficiale, în special în ceea ce priveste ceremoniile, relaţiile riguros stabilite între personalităţi publice, ordinea protocolară, folosirea simbolurilor ţărilor şi naţiunilor.

Termenul “protocol” are mai multe accepţiuni, din care relevăm:

- ansamblu de reguli şi practici de ceremonial care se aplică la festivităţi oficiale în relaţiile diplomatice;

- compartiment dintr-o instituţie care are ca sarcină organizarea oficială a activităţii de protocol, de ceremonial, a celebrărilor şi a altor acţiuni de acest tip (exemplu: serviciul de protocol din Ministerul Afacerilor Externe);

- document diplomatic care cuprinde acordurile, înţelegerile şi hotărârile la care s-a ajuns în cadrul unei reuniuni internaţionale;

- în lumea afacerilor, prin acest concept se desemnează o convenţie, o înţelegere la care ajung, în urma negocierii, partenerii de afaceri.

1.2. Protocol: semantica si istoric

Ca sinonim al lui “document” cuvântul “protocol” îmbracă două semnificaţii. El poate fi utilizat pentru a desemna un tratat, o convenţie, procesul verbal al unei conferinţe. Referirea se va face strict la semnificaţia de bază a termenului. Vom spune astfel că “Danemarca şi Suedia au semnat un protocol de înţelegere asupra pescuitului” sau că “Ministerul Educaţiei Naţionale a semnat un protocol cu reprezentanţii studenţilor privind dublarea burselor”. Cuvântul poate, de asemenea, să desemneze un formular utilizat pentru redactarea actelor publice. Este vorba despre un imprimat compus din întrebări sau din elemente de fraze şi din spaţii care urmează să fie completate de cel ce redactează documentul. Cele două semnificaţii vizează cuvântul “protocol” folosit ca substantiv.

Utilizat ca adjectiv, “protocolar” se aplică la ceea ce se referă la obiceiurile formale, aşa cum sunt recomandate ele de protocol. Vom spune astfel: o vizită protocolară. In egală masură, despre o persoană care ţine la formalismul relaţiilor sociale, vom spune că este “protocolară”; sensul este în acest caz oarecum peiorativ.

Acest cuvânt, este aplicat de asemenea, organizării, serviciului sau biroului însărcinat cu problemele referitoare la pregătirea şi desfăşurarea activităţilor oficiale: “serviciul de Protocol al Ministerului Afacerilor Externe”. In medicină, protocol se referă la descrierea etapelor care trebuie urmate pentru efectuarea unei intervenţii chirurgicale. In imprimerie, cuvântul se referă la semnele convenţionale utilizate pentru corectură. In informatică, el se aplică mijloacelor de interconexiune a sistemelor. In psihologie, desemnează administrarea unui test, interpretarea sa ori elementele unei intervenţii terapeutice.

Vom folosi, de asemenea, expresia “protocolul dragostei” pentru a desemna comportamentele care domină relaţiile afective între oameni sau chiar între animale. Protocolul, într-o accepţiune foarte largă, poate fi definit ca totalitatea regulilor de conduită ce trebuie respectate în societate.

1.3. Introducere în studiul protocolului

Viaţa mondenă nu reprezintă apanajul unor grupuri sociale sau categorii îndestulate economic sau o poziţie socială privilegiată . Uzanţele practicate în societate şi în lume sunt în continuă evoluţie, ele fiind influenţate de caracterul naţional, de nivelul de cultură şi educaţie.

Se pot manifesta două tendinţe :

a) pe de o parte, cei care tind să conserve obiceiuri şi practici vechi, impregnate de timp în comportamentul oamenilor;

b) pe de altă parte, cei care doresc să înlocuiască aceste practici cu altele noi, adaptate timpului prezent.

Acest protocol nu-şi propune să se constituie într-un complex de formule sau într-un dictionar de politeţe. Dorim să conturăm principiile şi ideile generale, susceptibile să-i ghideze pe indivizi in evoluţia lor profesională, umană, socială, conservându-şi în acelaşi timp libertatea spiritului şi propria demnitate.

In lumea modernă, azi, “bunele maniere trebuie să facă parte din programa de învăţământ si de instruire, a unor categorii sociale şi profesionale, exemplu personalul de conducere, cei implicaţi în activitatea directă cu publicul” .

In abordarea acestei materii, vom utiliza în mod frecvent cuvântul “uzanţe”. Uzanţele reprezintă elemente de fond, care caracterizează, într-un timp şi loc determinat, practicile urmate în relaţiile umane, ele fiind statornicite în comportamentul social . “Uzanţele sunt legea nescrisă a vieţii sociale” . Ele presupun un comportament moral din partea celor care consimt, mutual, asupra lor, şi le apropriază confundându-şi comportamentul cu rigorile acestora. Uzanţele sunt reguli ale vieţii sociale. Datorită lor oamenii învaţă să traiască fără să renunţe la libertatea proprie. Originea uzanţelor în comportamentul uman îşi are izvorul în grija de a şti să traiască a oamenilor care vor sa evolueze. Această grijă, preocupare, a fost de multe ori caracterizată drept burgheză, deoarece a constituit onoarea burgheziei în Franţa, la noi şi în alte ţări. Ea îl incita pe cel care o traieşte la primenirea comportamentală, consecventă şi exigentă.