Inițiere Power Point

I.1. NOŢIUNI INTRODUCTIVE

Sunt dese situaţiile când ideile pe care le aveţi, rezultatele activităţilor pe care le-aţi desfăşurat, trebuie prezentate colegilor, şefilor ierarhici, partenerilor de afaceri etc. suficient de clar pentru a vă face pe deplin înţeles şi într-o manieră comodă, eficientă care să vă avantajeze. Acest obiectiv se poate realiza prin mai multe modalităţi, de exemplu:

- prin discuţii directe cu fiecare dintre ei, cu dezavantajul că trebuie să dispuneţi de abilităţi de comunicare bine dezvoltate şi că necesită un efort destul de mare;

- sub forma unui raport sau proiect, care poate fi difuzat şi în urma parcurgerii lui, fiecare din cei vizaţi vă vor comunica opinia, modalitate utilizată de obicei când grupul ţintă este format din specialişti din domeniul respectiv, cu dezavantajul că trebuie să construiţi o descriere suficient de clară şi de uşor de înţeles;

- sub forma unei prezentări profesionale, pentru un grup mai mic sau mai mare de auditori, caz în care puteţi utiliza toate mijloacele multimedia de care dispuneţi, grupul ţintă putând fi extins relativ uşor;

O modalitate eficientă pentru realizarea unei prezentări multimedia este aceea prin utilizarea unei aplicaţii informatice specializate. O astfel de aplicaţie este componenta PowerPoint din pachetul Microsoft Office, care se bucură în prezent de o largă răspândire în rândul utilizatorilor. Fiind o componentă specializată, PowerPoint dispune de o serie de facilităţi care uşurează realizarea unei prezentări, asigurându-i totodată modalităţi de finalizare diverse:

- prin retroproiecţie, prin tipărirea prezentării obţinute pe folii transparente sau diapozitive;

- prin videoproiecţie, prin proiectarea prezentării obţinute în formatul obişnuit PowerPoint direct pe ecranul de proiecţie cu ajutorul unui videoproiector;

- direct pe ecranul monitorului, local, pe reţeaua firmei (Intranet) sau pe website-uri (prin Internet);

- sub forma unui proiect, prin tipărirea pe suport hârtie a prezentării obţinute.

Modul de organizare al acestui mediu este specific tuturor componentelor pachetului Office. Astfel, odată pornită aplicaţia, se pot identifica, cel puţin, următoarele elemente:

- bara pe care se găsesc meniurile cu comenzile aplicaţiei;

- mai multe bare cu instrumente, pe care se găsesc butoane ce permit realizarea celor mai frecvente comenzi, plasate în partea de sus şi de jos a ecranului aplicaţiei;

- spaţiul de lucru al aplicaţiei, sub forma unei planşe de lucru (diapozitiv), plasat în centrul ecranului aplicaţiei.

Bara de meniuri din programul PowerPoint conţine, de obicei, nouă opţiuni:

1. File (Fişier), care cuprinde mai multe comenzi dintre care cele mai importante sunt pentru crearea (New), deschiderea (Open), închiderea (Close), salvarea (Save), tipărirea (Print) şi expedierea pe reţea a unei prezentări. 1

2. Edit (Editare), care cuprinde comenzi pentru anularea unei comenzi deja aplicate (Undo), reluarea unei comenzi aplicate (Redo), ştergerea (Delete), copierea (Copy), lipirea (Paste) unui obiect din prezentare;

3. View (Vizualizare), care cuprinde comenzi pentru stabilirea diferitelor moduri de vizualizare ale prezentării, în faza de editare sau de prezentare;

4. Insert (Inserare), care cuprinde comenzi pentru inserarea diferitelor tipuri de obiecte permise într-o prezentare PowerPoint;

5. Format (Formatare), care permite stabilirea proprietăţilor obiectelor (font, culoare, stil şi grosime pentru linii, efecte de colorare a figurilor a fundalului prezentării etc.);

6. Tools (Instrumente), care cuprinde comenzi pentru îmbunătăţirea prezentării prin verificarea ortografiei, stabilirea opţiunilor pentru autocorecţie, alegerea limbii folosite pentru verificarea ortografiei, setarea altor opţiuni ale mediului PowerPoint, crearea de noi comenzi sub formă de macrouri etc.;

7. Slide Show (Prezentare), care permite vizualizarea prezentării, setarea timpilor de afişare al fiecărui diapozitiv din prezentare, înregistrarea comentariilor sonore asociate fiecărui diapozitiv, al modului de tranziţie de la un diapozitiv la altul şi în cadrul unui diapozitiv a modalităţilor şi efectelor de afişare ale obiectelor componente;

8. Window (Ferestră), care permite trecerea de la o prezentare la alta, dacă sunt deschise simultan mai multe prezentări, stabilirea modalităţii de vizualizare a prezentărilor simultan deschise în faza de editare;

9. Help (Ajutor), care permite accesul la fişierele cu explicaţii şi asistenţă pentru comenzile executate.

Comenzile mai des utilizate sunt prezente şi pe barele de instrumente sub forma unor butoane. Pentru identificarea comenzii care este activată prin apăsarea unui buton de pe barele de instrumente este suficient să plasaţi cursorul deasupra respectivului buton şi să aşteptaţi câteva clipe. Va fi afişat un scurt mesaj cu numele comenzii respective.

I.2. CREAREA UNEI PREZENTĂRI POWERPOINT

Pentru crearea unei prezentări noi se poate alege una din variantele:

- se selectează icon-ul corespunzător din bara de instrumente Standard;

- se selectează comanda New… din meniul File.