Microsoft Acces

Mediul de lucru Microsoft Access

1. Definirea componentelor principale ale SGBD Microsoft Access

SGBD Microsoft Access 2003 (XP, 2000) asigură posibilitatea manipulării datelor în conformitate cu cerinţele utilizatorilor. Datele sunt stocate în mod organizat în baze de date. Baza de date permite localizarea rapidă a unui anumit element, compararea statisticilor pe diverse perioade de timp, interogarea anumitor categorii de date şi obţinerea facilă a rezultatelor tipărite.

O bază de date Microsoft Access reprezintă o colecţie de obiecte de tipul: tabele, formulare, interogări, rapoarte, pagini, macroinstrucţiuni şi module.

Obiectele Microsoft Access sunt percepute prin „ceea ce fac”[42], comportamentul lor mascând elemente de structură internă. În momentul în care obiectul a fost creat, el poate fi utilizat şi în alte aplicaţii, compuse din obiecte care interacţionează prin specificul comportamentului lor. În acest caz, nu mai există un program care manipulează datele, ci obiecte care îşi transmit reciproc date. Evenimentele care apar şi schimbările de stare pe care acestea le declanşează determină o schimbare a metodologiei de concepere a sistemului.

Tabelele (Tables) sunt obiecte utilizate de Access pentru stocarea datelor. Crearea unei baze de date începe cu definirea tabelelor. Fiecare coloană a tabelului este denumită câmp (field), iar fiecare rând al tabelului constituie o înregistrare (record). Înregistrările unui tabel respectă aceeaşi structură de câmpuri. La crearea unui tabel nou se solicită definirea câmpurilor, atribuindu-se fiecăruia o denumire unică şi indicându-i SGBD Access tipul de date corespunzător. Ulterior se pot adăuga şi alte câmpuri, cu condiţia reproiectării eventualelor formulare şi rapoarte care folosesc datele tabelului în structura anterioară acestei operaţii.

Interogarile (Queries) sunt obiecte Access ce reprezintă întrebări pe care utilizatorul le formulează în legătură cu numite informaţii din baza de date. În momentul în care utilizatorul porneşte la construcţia unei interogări, acesta trebuie să aibă deja o viziune de ansamblu asupra datelor pe care doreşte să le regăsească, şi anume: ce câmpuri se vor utiliza, din care tabele se vor extrage datele, ce criterii trebuie să îndeplinească aceste date, în ce ordine vor fi ele sortate. Construirea unei interogări în SGBD Access reprezintă un proces simplu şi rapid de aşezare a tabelelor şi a câmpurilor necesare pe o grilă de tipul QBE (Query by Example). Limbajul QBE a fost lansat pe piaţă în anii ’70 ai secolului XX de firma IBM, care a dorit să pună la dispoziţia utilizatorilor un produs performant de regăsire a datelor într-o bază de date. Succesul limbajului QBE a fost atât de mare, încât acesta este prezent într-o formă sau alta în aproape toate sistemele SGBD, inclusiv în Microsoft Access.

Formularele (Forms) reprezintă obiecte Access destinate introducerii datelor într-o bază de date (când formularul este asociat unui tabel), precum şi vizualizării datelor datelor din baza de date (când formularul este asociat unei interogări). Astfel, cu ajutorul formularelor se pot efectua câteva operaţii tipice în baza de date, şi anume operaţii de adăugare, modificare sau de ştergere a unor date din baza de date.

Rapoartele (Reports) reprezintă un alt obiect al unei baze de date Microsoft Access, prin intermediul căruia utilizatorul are posibilitatea de a prezenta date selectate în rezumat, inclusiv în format pentru tipărire. Prin intermediul rapoartelor utilizatorul are un control complet asupra dimensiunilor şi modului de prezentare a datelor de ieşire. De asemenea, rapoartele permit prezentarea unor informaţii de sinteză rezultate ca urmare a prelucrărilor executate în baza de date. Rapoartele se diferenţiază de formulare prin faptul că în timp ce formularul este proiectat pentru a avea un acces aleator la date, el bazându-se pe un set dinamic al datelor, rapoartele nu modifică niciodată datele din baza de date, parcurgerea înregistrărilor realizându-se în mod secvenţial (SGBD Microsoft Access utilizează pentru obţinerea unui raport o copie a datelor protejată la scriere).

Paginile (Pages) sunt obiecte Access ce asigură accesarea bazelor de date din Internet prin intermediul navigatoarelor (browser-elor) Web. Aceste obiecte sunt necesare ca urmare a prelucrării integrate a datelor care circulă în Internet sub forma unei aplicaţii globale a datelor, inclusiv pentru funcţia de partajare a datelor.

Macroinstrucţiunile sau macro-urile (Macros) reprezintă obiecte Access care definesc ansamble de comenzi pe care sistemul Microsoft Access le execută automat la apariţia unor evenimente. Macro-urile pot fi ataşate unui formular, raport sau control în scopul automatizării unor operaţii de rutină (deschidere sau închidere de formulare, imprimarea unor rapoarte, filtrarea, verificarea sau validarea unor date etc.).

Modulele (Modules) sunt obiecte Access ce sunt create în limbajul Visual Basic pentru aplicaţii, VBA (Visual Basic for Applications), destinate extinderii posibilităţilor funcţionale ale unei baze de date.

2. Deschiderea şi închiderea unei baze de date în Microsoft Access

Deschiderea sesiunii de lucru Micrsoft Acces se realizează, de regulă, prin succesiunea de opţiuni Start All Programs  Microsoft Office  Microsoft Access 2003.

O alternativă pentru această variantă este acţionarea, prin dublu click, a pictogramei aferente aplicaţiei de pe suprafaţa de lucru (desktop) - .

Fig. 1. Deschiderea sesiunii de lucru Microsoft Access

Ca urmare a acestei comenzi, se deshide fereastra aplicaţiei, care are aspectul din figura 2.

Fig. 2. Fereastra Microsoft Access

La deschiderea aplicaţiei, fereastra Microsoft Access are următoarele componente:

1. linia de titlu afişează numele aplicaţiei deschise (Microsoft Access) şi numele bazei de date în lucru (în cazul nostru, deocamdată nu este deschisă nici o bază de date);