Aplicații Microsoft Project 2003

Software-ul Microsoft Project este unul dintre cele mai puternice aplicaţii ce oferă numeroase funcţii pentru planificarea, urmărirea şi analiza proiectelor de management, metodă utilizată din ce în mai mult de managerii firmelor performante. Principala sa funcţionalitate este gestionarea unui proiect managerial de la concepţie la execuţie, iar funcţiile sale de bază sunt:

• Ţine evidenţa tuturor informaţiilor referitoare la cerinţele de lucru, durata şi resursele necesare unui proiect;

• Vizualizează planul unui proiect în formate standard, bine definite;

• Planifică activităţile şi resursele eficient, în funcţie de posibilităţile de echilibrare ale celor 3 laturi aferente triunghiului de proiect: obiective, timp, costuri;

• Permite schimbul de informaţii referitoare la proiect cu toate persoanele implicate într-o reţea Intranet sau din Internet;

• Comunică eficient cu persoanele implicate în proiect, lăsând în acelaşi timp controlul final (decizia) în responsabilitatea managerului de proiect.

Unul dintre cele mai importante elemente noi aduse în versiunea Microsoft Project 2003 este aplicaţia bazată pe web Microsoft Project Central, care permite executarea unei game largi de activităţi de comunicare şi raportare între managerul de proiect şi persoanele implicate.

Crearea unui fişier Microsoft Project

Planificarea unui proiect de management pe baza datei de început determină demararea tuturor activităţilor cît mai repede posibil, fapt ce oferă cea mai mare flexibilitate în procesul de planificare.

1. Executaţi click pe butonul New de pe bara cu instrumente Standard. Click Define Project.

2. În fereastra Define the Project, executaţi click pe butonul ce arată o săgeată cu vîrful în jos, iar pe ecran va apărea un calendar lunar.

3. Pe calendar este selectata automat data curenta ca dată de început a proiectului.

4. Save and Go to step 2, Bifati „No” la Collaborate on your project, Save and Go to step 3, Save and Finish

Fig. 1 – Stabilirea datei de demarare a proiectului

Introducerea proprietăţilor proiectului de management

Vom introduce o serie de proprietăţi care vor fi utlizate ulterior în gestiune proiectului managerial.

1. Executaţi click pe opţiunea Properties din meniul File. Pe ecranul monitorului va fi afişată fereastra de dialog Properties.

2. Executaţi click pe opţiunea Summary.

3. În caseta Title introduceţi textul: Proiect CRM.

4. În caseta Subject introduceţi textul : Gestiunea informatizată a unui proiect de management a relaţiilor cu clienţii.

5. În caseta Author introduceţi numele dumneavoastră.

6. În caseta Manager, introduceţi textul Florin Andreescu.

7. În caseta Company, introduceţi textul S.C. ITECH S.A.

8. În caseta Category, introduceţi textul: firmă distribuţie echipamente IT

9. În caseta Comments precizaţi cîteva elemente de bază ale proiectului.

10. Selectaţi caseta de validare Save Preview Picture.

11. Executaţi click pe OK pentru a încheia fereastra de dialog.

Fig. 2 – Introducerea proprietăţilor proiectului

Salvarea unui fişier Microsoft Project

1. Executaţi click pe butonul Save de pe bara de instrumente Standard.

2. Specificaţi numele fişierului pe care doriţi să îl creaţi: Proiect CRM şi locaţia în care doriţi să îl salvaţi.

Introducerea de activităţi în cadrul proiectului

În Microsoft Project, una dintre locaţiile în care pot fi introduse activităţi este vizualizarea Gantt View. Diagrama cu bare apare în partea dreaptă iar în stînga este afişat un tabel (în mod prestabilit apare tabelul Entry). Identificatoarele de activitate apar afişate în partea stîngă a rîndului activităţii, iar titlurile de coloane, cum ar fi Task Name (Nume activitate) sau Duration (Durată) sunt etichete de cîmpuri. Arhitectura unui fişier Microsoft Project are mai multe în comun cu cea a unui fişier Microsoft Access decît cea a unui fişier Microsoft Excel.

Vom introduce primele activităţi ale proiectului CRM:

1. În tabelul Entry din vizualizarea Gantt Chart, executaţi click pe celula situată sub titlul coloanei Task Name şi introduceţi textul: „Planificarea sarcinilor echipei de proiect”; sub titlul coloanei Duration apare 1 day? – semnul de întrebare indică că este vorba de o durată estimată.

2. Vom introduce următoarele activităţi:

- „Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect”

- „Stabilirea obiectielor fiecărui departament implicat în proiect”

- „Crearea unui program de atragere de noi clienţi”

- „Crearea unui program de fidelizare a clienţilor existenţi”