Activitatea personalului de secretariat din cadrul organizațiilor românești

Introducere

Ceea ce am vrut să evidenţiez în cadrul acestei lucrări este faptul ca secretariatul a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană şi că activitatea pe care o desfăşoară personalul de secretariat este foarte solicitantă şi cuprinde multe responsabilităţi care trebuiesc îndeplinite pentru a avea rezultatul dorit.

Tema este incitantă prin actualitatea, extinderea şi importanţa ei, deoarece secretariatul a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană, acesta a a căpătat roluri şi funcţii multiple şi complexe comparativ cu deceniile anterioare.

Am ales şi tratat cu multă plăcere şi cu mult interes această temă deopotrivă fundamentală, utilă şi pasionantă pentru teoria şi practica în secretariat, cu dorinţa de a aduce un plus de cunoaştere în acest domeniu.

Lucrarea este structurată în patru capitole, în primele trei capitole am dezbatut partea teoretică de secretariat, iar în cel de-al patrulea partea practică, studiul de caz.

În primul capitol am tratat secretariatul şi activitatea acestuia în organizaţiile româneşti, unde de asemenea, am acordat o mare atenţie atribuţiilor pe care le are personalul de secretariat într-o organizaţie şi totodată calităţile pe care trebuie să le îndeplinească o persoană pentru a ocupa funcţia de secretar/-ă sau asistent manager, cât şi responsabilităţile care vin odată cu această funcţie, şi care au o importanţă deosebită.

În cel de-al doilea capitol am tratat locul pe care îl ocupă personalul de secretariat într-o organizaţie cât şi rolul pe care îl are acesta. De asemenea am facut şi o clasificare a calităţilor pe care trebuie să le îndeplinească personalul de secretariat într-o organizaţie pentru o cat mai bună funcţionare a acesteia.

În cel de-al treilea capitol am tratat relaţiile pe care le are personalul de secretariat cu superiorii şi celelalte compartimente inclusiv cu toţi cei care intră în contact. Personalul de secretariat trebuie să aibă un comportament adecvat şi să de-a dovadă de diplomaţie în toate situaţiile în care s-ar afla, trebuie să menţină o relaţie bună cu persoanele cu ca intră în contact, indiferent dacă aceştia sunt din interiorul sau din afara organizaţiei, să fie drăguţă şi amabilă.

De altfel, corespondenţa ocupă un rol important în activitatea pe care o desfăşoară personalul de secretariat într-o organizaţie, astfel încât, am analizat elementele corespondenţei cât şi forma şi înregistrarea acesteia, de toate acestea ocupându-se persoanalul de secretariat.

Capitolul 1: Secretariatul şi activitatea acestuia în cadrul structurii organizatorice

1.1.Structura şi sistemul de organizare a secretariatelor

Organizaţia este o formă concretă de desfaşurare a activităţii umane în diferite domenii:

economic, social, cultural, politic.

Pe baza actelor normative de înfiinţare şi care le reglementează funcţionarea (Regulamente de Organizare şi Funcţionare- ROF), organizaţiile îşi elaborează propriile regulamente de organizare şi funcţionare, adaptate la structura organizatorică aprobată şi completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Regulamentul de funcţionare şi organizare a secretariatelor fac parte din ROF al unităţii şi se referă la conţinutul muncii.

Ansamblul de sarcini, atribuţii, responsabilităţi şi reguli de detaliu privind activitatea formează Regulamentul de Organizare Internă (ROI), care se referă la atitudinea faţă de muncă şi faţă de colegii de muncă. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat şi completat, în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentului.

În general, ca forme organizatorice, secretariatele se impart în două categorii:

a. în administraţiile centrale şi locale, aşezarea fizică este parţial centralizată (birouri colective), parţial descentralizată (şefi de cabinet, secretarii conducătorilor)

b. în unităţile administrative mici, secretariatul este centralizat.

Secretariatul trebuie cosiderat ca un auxiliar imediat şi indispesabil al managerilor, având ca rol principal preluarea de la aceştia – prin delegarea de atribuţii – a unor sarcini pe care le pot rezolva.

În principal, secretariatul se ocupă cu crearea tuturor condiţiilor de asigurare a desfăşurării optime a fluxurilor de informaţii şi decizii. Rolul secretariatului, în general, este considerat a fi secundar, având un caracter auxiliar, dar în realitate el este indispensabil în desfăşurarea activităţiieconomico-sociale performante.

Secretariatele au legături permanente şi variate cu toate celelalte compartimente şi, în consecinţă, personalului acestora îi revine obligaţia de a colabora cu ceilalţi angajaţi şi în condiţii optime. Pentru aceasta, secretarii trebuie să arate multă solicitudine faţă de colegii de muncă, deferenţă faţă de cei mai în vârstă, politeţe faţă de toţi.

Funcţia de secretar presupune omniprezenţa secretarului la diferite activităţi organizate de conducere, consemnarea lucrărilor respective, prelucrarea, clasarea şi arhivarea documentelor rezultate. Definirea funcţiei de secretar presupune considerarea cel puţin a următoarelor elemente: scopul şi rolul lor în sistemul general al activiţăţii economico-sociale şi în unitatea respectivă, poziţia pe care activitatea de secretariat o deţine în contextual general, responsabilităţile pe care acestea le au şi relaţile cu toţi factorii implicaţi în respectivul process al muncii institiţiei în care fiinţează.

Evaluarea funcţiei de secretar se stabileşte printr-un punctaj acordat în funcţie de: gradul de pregătire –de bază şi de specialitate, experienţa acumulată şi manifestată, capacitatea de a lucra cu aparatura modernă, practicarea curentă a unei limbi de circulaţie internaţională.