Bază de Date pentru Informatizarea și Contabilizarea Salariilor și a Altor Drepturi de Personal

„Din adevărata creaţie nu se obţine totul perfect, ci perfectibil.”

Capitolul 1

BAZĂ DE DATE PENTRU INFORMATIZAREA ŞI CONTABILIZAREA SALARIILOR ŞI A ALTOR DREPTURI DE PERSONAL.

1.1. Prezentarea temei

În contextul societăţii actuale, caracterizată printr-o explozie informaţională fără precedent în istoria omenirii, sistemele informatice reprezintă unul din elementele fundamentale care generează şi controlează fluxurile informaţionale la nivel micro şi macroeconomic. De mai bine de două decenii, bazele de date prin performanţele şi avantajele acestora au reprezentat şi vor rămâne în continuare modalitatea principală de structurare şi organizare a datelor în cadrul sistemelor informatice. În plus, producătorii de software au creat Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date din ce în ce mai performante şi în acelaşi timp cât mai simplu de utilizat.

Lucrarea este structurată în două părţi:

Prima parte formată din capitolele 2 şi 3, constituie o prezentare succintă a conceptului de bază de date şi a modului de operare cu acest concept, reprezentând în acelaşi timp şi suportul teoretic al lucrării.

Partea a doua, formată din capitolele 4, 5 şi 6, este dedicată prezentării unui caz concret de realizare a unei baze de date, în speţă, o bază de date pentru informatizarea şi contabilizarea salariilor şi a altor drepturi de personal.

1.2. Scopul şi obiectivele temei

Înregistrarea şi calculul salariilor reprezintă, din punct de vedere organizatoric, o grea încercare pentru cei care veghează la buna lor desfăşurare. Sunt necesare:

• introducerea, modificarea sau ştergerea din baza de date a informaţiilor referitoare la salariaţi, cu înregistrarea concediilor şi întocmirea foii colective de prezenţă;

• calcularea drepturilor şi reţinerilor salariale;

• înregistrarea în contabilitate a drepturilor şi reţinerilor salariale;

• afişarea rezultatelor.

Calculatorul poate veni în sprijinul acestei activităţi care în mod obişnuit se face manual.

Lucrarea de faţă îşi propune evidenţierea utilităţii unei baze de date în uşurarea muncii de înregistrare şi calculare a salariilor şi a altor drepturi salariale. Pentru aceasta este necesară cunoaşterea şi înţelegerea conceptului de bază de date şi a modului în care informaţiile din mediul extern pot fi stocate şi manevrate într-o bază de date.

Noua legislaţie vine cu o serie de modificări (faţă de anii trecuţi) de care trebuie să se ţină cont în realizarea structurii bazei de date şi a modului de înregistrare a informaţiilor.

1.3. Argumentarea necesităţii temei.

Privită din exterior, organizarea contabilizării drepturilor şi obligaţiilor personalului angajat la o entitate publică sau privată, necesită atât efort cât şi timp pentru completarea, verificarea, calcularea şi afişarea unor rapoarte cum sunt foaia colectivă de prezenţă, statele de plată, etc. De asemenea în unităţile publice sau private unde numărul de angajaţi este foarte mare, unde există un volum foarte mare de date care trebuie prelucrate într-un timp foarte scurt se cere automatizarea prelucrării datelor. Astfel se naşte ideea automatizării acestei activităţi prin punerea la dispoziţia unităţilor publice şi private a unei baze de date şi a unui program care să permită prelucrarea rapidă şi eficientă a datelor. Astfel se prelucrează cu uşurinţă orice informaţie primită, se contabilizează şi orice modificare ulterioară de orice fel să poată fi făcută uşor astfel încât cei care utilizează software-ul respectiv şi cei care asigură service-ul programului informatic să fie mulţumiţi din toate punctele de vedere.

1.4. Analiza comparativă a abordărilor existente la ora actuală în ceea ce priveşte tematica de licenţă.

Toată această muncă laborioasă necesita scrierea listelor manual sau cu o maşină de scris, calculul salariilor şi altor drepturi de personal cu un calculator de buzunar, o alternativă recentă o constituie utilizarea unui program de calcul tabelar, Microsoft Excel, care automatizează întru-câtva activitatea şi uşurează munca membrilor compartimentului financiar-contabil. Mai există o serie de programe realizate în FoxPro, dar manevrarea lor este greoaie, iar listarea la imprimantă nu este rezolvată pe deplin. De aceea consider necesară folosirea unui SGDB performant pentru proiectarea unei aplicaţii capabile să devină de un ajutor real celor care se „războiesc” cu organizarea contabilităţii salariilor şi altor drepturi de personal.

Fără pretenţia deşartă că este o aplicaţie completă şi mergând pe ideea că orice aplicaţie este perfectibilă, invit cititorii şi mai ales cunoscătorii să completeze această aplicaţie astfel încât, în timp, să îi crească performanţele. Dar pentru aceasta este nevoie de cunoaşterea noţiunilor teoretice şi dezvoltarea deprinderilor practice legate de baze de date şi SGBD-uri în general şi a Microsoft Access în particular. Pentru aceasta recomand aprofundarea noţiunilor teoretice prezentate în capitolele următoare.