Contabilitatea Decontărilor cu Furnizorii și Clienții

CAPITOLUL 1. DELIMITĂRI PRIVIND RELAŢIILE CU FURNIZORII ŞI CLIENŢII

1.1. Definiţii, forme şi clasificări ale relaţiilor cu furnizorii şi clienţii

În cadrul activităţii economice, se realizează schimburi de valori între entităţile care participă la circuitul economic. În funcţie de pozitia acestora, iau naştere raporturi juridice de drepturi şi obligaţii, cunoscută sub denumirea generică de relaţii cu terţii. Acestea sunt generatoare de creanţe pentru cei care oferă ceva şi de datorii pentru cei care primesc, sau în favoarea cărora se realizează anumite prestaţii. În aceste condiţii, creditorul este în drept să pretindă o contraprestaţie, de regulă sub formă monetară, iar debitorul este obligat să plătească ulterior, la un anumit termen numit scadenţă. Deosebim două fluxuri de sens contrar:

- fluxul bunurilor sau prestaţiilor;

- fluxul (contrafluxul) valorilor de schimb, în general al banilor.

Decontările cu terţii din operaţiuni comerciale presupun legătura dintre două entităţi, generic denumite: furnizorul şi clientul.

Furnizorul are calitatea de vânzător sau prestator, fiind cel care pune la dispoziţia terţilor bunuri sau servicii contra cost, de regulă pe baza unei înţelegeri prealabile.

Clientul are calitatea de cumpărător sau beneficiar al bunurilor şi serviciilor achiziţionate contra cost de la furnizor la prestator.

Furnizorul înregistrează în contabilitate creanţe faţă de clienţi, în timp ce clientul înregistrează datorii faţă de furnizor.

Elementele de bază ale relaţiilor cu terţii sunt:

- drepturile (creanţele);

- obligaţiile (datoriile).

A. Creanţele reprezintă contrapartida unei prestaţii, a unei livrări şi se concretizează în drepturile creditorilor de a pretinde debitorilor anumite sume de bani, bunuri, servicii sau lucrări. Ele iau naştere odată cu transferul proprietăţii bunurilor şi valorilor, lichidându-se la încasarea clienţilor sau debitorilor diverşi. Din punct de vedere al poziţiei financiare, acestea sunt încadrate în activul bilanţului.

Creanţele se reflectă în contabilitate din momentul înregistrării drepturilor faţă de terţi până în momentul stingerii lor, de regulă prin încasare.

Creanţele pot fi grupate după mai multe criterii:

a)după natura operaţiilor din care provin:

- creanţe comerciale;

- creanţe financiare;

- alte creanţe.

b) în funcţie de conţinutul activităţii la care se referă:

- creanţe din activitatea de exploatare;

- creanţe diverse;

- cheltuieli anticipate.

B. Datoriile reprezintă surse atrase şi angajamente finanaciare (finanţări externe) constituind obligaţii actuale ale intreprinderii rezultate din evenimente trecute şi prin decontarea cărora se aşteaptă să rezulte o ieşire de resurse care să încorporeze beneficii economice. Trebuie făcută distincţie între obligaţie actuală şi angajament viitor. Sunt recunoscute drept datorii numai obligaţiile actuale care au apărut ca urmare a unor evenimente trecute. O datorie reprezintă un angajament sau o responsabilitate de a acţiona într-un anumit fel. O obligaţie apare, în mod normal, în momentul unor livrări sau când firmele au acorduri (contracte) irevocabile de achiziţie. Tocmai de aceea datoriile reprezintă o obligaţie actuală şi nu viitoare.

Stingerea datoriilor se poate face pe mai multe căi:

- plată în numerar şi / sau virament;

- transferul unor active;

- prestare de servicii;

- înlocuirea unor datorii cu o altă obligaţie;

- conversia obligaţiilor în elemente de capital propriu, etc.

Lichidarea obligaţiilor presupune deci renunţarea intreprinderii la anumite resurse care încorporează beneficii economice. Aceasta înseamnă că datoriile iau naştere odată cu obţinerea dreptului de proprietate asupra bunurilor, lucrărilor, serviciilor şi se lichidează odată cu plata acestora. Prin gestiunea datoriilor unei entităţi trebuie să se urmărească menţinerea acestora la nivel optim, care poate duce la creşterea valorii firmei şi scăderea costului capitalului. Din punct de vedere al poziţiei financiare, datoriile sunt încadrate în pasivul bilanţului.

Datoriile se reflectă în contabilitate din momentul creării angajamentelor şi până în momentul stingerii, adică a plăţii acestora.

Clasificarea datoriilor se poate face după aceleaşi criterii folosite în cazul creanţelor:

După natura operaţiilor din care provin:

- datorii din activitatea comercială;

- datorii din activitatea financiară;

- alte datorii (salariale, fiscale, sociale, etc.)

După conţinutul activităţii la care se referă:

- datorii din activitatea de exploatare:

- faţă de furnizori, pentru livrări şi prestaţii;

- faţă de personal, pentru drepturile salariale;

- faţă de buget: impozite, taxe, contribuţii;

- faţă de clienţi, pentru avansurile primite de la aceştia.

- datorii diverse:

- datorii faţă de asociaţi sau acţionari;

- datorii faţă de unităţi din cadrul grupului;

- datorii faţă de creditori diverşi.

În funcţie de momentul decontării, vânzările – cumpărările se pot grupa astfel:

- cu decontare imediată - în numerar (bani lichizi);

- cu decontare ulterioară - pe credit comercial clasic sau cambial.

Creditul comercial clasic constă în amânarea la plata acordată de către furnizor clientului, când decontarea se face ulterior folosind instrumente clasice: ordin de plată, CEC, etc.

Creditul comercial cambial este un credit prevăzut într-un efect comercial (bilet la ordin, cambie, etc.) care prevede expres: suma de plată, scadenţa şi banca care va face decontarea.

1.2. Evaluarea şi recunoaşterea datoriilor şi creanţelor

Evaluarea este procesul prin care sunt recunoscute în situaţiile financiare valorile corespunzătoare ale creanţelor şi datoriilor unei entităţi.

Recunoaşterea creanţelor şi datoriilor în situaţiile financiare se realizează prin referinţă la două criterii ce trebuie îndeplinite cumulativ:

- probabilitatea realizării unui beneficiu economic viitor (pentru creanţe) respectiv, înregistrarea unei ieşiri de resurse purtătoare de beneficii economice (pentru datorii);

- evaluarea să poată fi realizată credibil.

Decontările cu terţii, generatoare de datorii şi de creanţe, sunt evaluate în contabilitate la valoarea nominală din momentul înregistrarii lor. Valoarea nominală este dată de suma înscrisă în documentele care consemnează creanţa sau datoria. Aceasta poate fi: costul istoric, valoarea realizabilă, valoarea actualizată.

Creanţele şi datoriile interne, în moneda naţională, sunt evaluate în lei, reprezentând sumele posibile de încasat ori de plată la un moment dat.

Creanţele şi datoriile externe în valută se înregistrează în contabilitate în lei şi în valută, dacă operaţiunile ce dau naştere datoriilor şi creanţelor sunt efectuate în valută sau firma a optat din considerente proprii pentru întocmirea situaţiilor financiare într-o monedă stabilă. Transformarea în lei a contravalorii devizelor se face la cursul de schimb în vigoare la data efectuării operaţiilor prin care acestea au fost înregistrate. Pe măsura încasării creanţelor, respectiv a plăţii datoriilor, diferenţele de curs între data încasării creanţelor, respectiv a plăţii şi data înregistrării în contabilitate se evidenţiază ca venituri sau cheltuieli finanaciare, in funcţie de situaţie.2

La fiecare dată a bilanţului:

- elementele monetare exprimate în valută trebuie raportate utilizandu-se cursul de închidere, diferenţele favorabile sau nefavorabile înregistrându-se la venituri sau cheltuieli după caz;

- elementele nemonetare trebuie raportate utilizând cursul de schimb de la data efectuării tranzacţiei;

- elementele nemonetare înregistrate la valoarea justă şi exprimate în valută trebuie raportate utilizându-se cursul de schimb existent în momentul determinării valorii respective.

Cu ocazia inventarierii, evaluarea creanţelor şi datoriilor se face la valoarea actuală, care se stabileşte în funcţie de valoarea lor probabilă de încasat, respectiv de plată.