Managementul Sistemului de Administrare a Contravențiilor

CAPITOLUL I

CONTROLUL FUNCŢIE ESENŢIALĂ A MANAGEMENTULUI

1.1. Definirea şi importanţa controlului

Controlul poate fi definit ca procesul de urmărire şi supraveghere a activităţilor, în scopul asigurării că acestea sunt îndeplinite aşa cum au fost planificate şi proiectate şi totodată de corectare a abaterilor semnificative.

Mai concis, controlul este un proces de urmărire a performanţei şi întreprinderea de măsuri care să asigure atingerea rezultatelor dorite. Toţi managerii sunt implicaţi în funcţia de control, chiar şi în condiţiile în care unităţile îndeplinesc activităţile aşa cum au fost planificate. Ei nu pot cunoaşte dacă unităţile lor funcţionează şi execută în mod corespunzător sarcinile până când ei nu au evaluat ce activităţi au fost executate şi nu au comparat performanţa reală cu standardul dorit. Un sistem de control eficace asigură realizarea deplină a activităţilor în modalităţile care conduc la atingerea obiectivelor organizaţionale. Criteriul de eficacitate pentru un sistem de control îl reprezintă nivelul sau gradul de congruenţă pe care îl asigură îndeplinirii obiectivelor. Dacă un sistem de control uneori conduce la congruenţa obiectivelor şi alteori la conflict în realizarea obiectivelor, acesta va fi un sistem ineficace sau mai puţin eficace decât s-a dorit.

Planificarea poate fi bine făcută, poate fi creată o structură organizaţională pentru a facilita eficacitatea atingerii obiectivelor şi salariaţii pot fi direcţionali şi motivaţi. Dar toate acestea nu ne dau garanţia că activităţile se vor desfăşura aşa cum au fost planificate şi că obiectivele managerilor sunt urmărite pentru a fi îndeplinite. Deci controlul este important, pentru că el constituie legătura finală în lanţul final al managementului -supravegherea pentru a se asigura că activităţile se desfăşoară aşa cum au fost planificate, iar când apar abateri semnificative, să se ia măsuri care să le corecteze. Oricum, valoarea funcţiei de control, în mod esenţial, constă în relaţia sa cu planificarea şi cu delegarea activităţilor. În capitolul privind planificarea am descris obiectivele de bază ale planificării, obiectivele sau direcţionarea specifică managerilor. Însă, numai stabilirea obiectivelor sau acceptarea lor de către subordonaţi nu ne dau garanţia că activităţile necesare vor fi îndeplinite. Chiar şi planurile cele mai fundamentale pot funcţiona greşit. Managerul eficace trebuie să urmărească şi să se asigure că acţiunile scontate sunt întreprinse de alţii şi obiectivele prevăzute vor fi în mod real realizate.

Managerii găsesc că este dificil să delege o parte din activităţile lor. Cauza principală o constituie teama că subordonaţii vor face ceva rău, pentru care managerul va fi responsabil. Astfel, mulţi manageri sunt tentaţi să facă ei înşişi toate lucrările şi să evite delegarea. Această rezistenţă în privinţa delegării poate fi diminuată dacă managerii dezvoltă un sistem eficace de control. Un astfel de sistem poate prevede informaţia necesară şi feedback-ul privind performanţa subordonaţilor cărora le-a delegat autoritatea. Un sistem eficient de control este, deci, mai important, deoarece managerii trebuie să-şi delege autoritatea, dar întrucât ei sunt responsabili pentru deciziile pe care subordonaţii lor le elaborează şi le iau, managerii de asemenea au nevoie de un mecanism de tip feedback.

Activitatea de control efectivă cere trei faze de bază sau componente:

1. Stabilirea standardelor de performanţă şi a obiectivelor;

2. Analizarea comparativă a activităţilor şi rezultatelor cu standardele;

3. Corectarea performanţei care nu se potriveşte cu perspectivele, modificarea standardelor care sunt nesatisfăcătoare sau acţiunea de a valorifica avantajul oportunităţilor (şanselor) care au fost descoperite.

Un sistem de control managerial este similar unui termostat dintr-o locuinţă. Temperatura selectată constituie obiectivul performanţă sau standardul cu care se va compara temperatura camerei. Termostatul este instrumentul de control. El supraveghează continuu temperatura camerei şi trimite informaţii la sursa de încălzire când temperatura coboară sub standard sau când este deasupra lui. Sursa de căldură - corectorul performanţei -acţionează pe baza informaţiei, emanând mai multă căldură dacă în cameră este prea rece sau prindu-se când temperatura selectată este atinsă. Când o nouă informaţie este trimisă de termostat, sursa de căldură din nou va face ajustările necesare.