Integrarea Sistemelor ERP în Managementul Firmei

INTRODUCERE

În prezent se manifestă o creştere semnificativă a cantităţii de informaţii, obţinute şi manipulate în firme, tendinţă accentuată şi de formularea unor condiţii tot mai severe în ceea ce priveşte calitatea informaţiei (corectitudinea şi operativitatea fiind cerinţele sine qua non).

Sistemele informatice economice furnizează cu promptitudine informaţii asupra fenomenelor şi proceselor economice, contribuie astfel la perfecţionarea relaţiilor dintre societăţile comerciale. Ele sunt un factor de economisire a resurselor materiale, de energie şi de muncă, şi pun la dispoziţia oricărui sistem de producţie, informaţii complete şi operative asupra tuturor condiţiilor în care îşi pot desfăşura activitatea firmele.

Promovarea utilizării noilor tehnologii informaţionale în cele mai variate aspecte ale vieţii sociale, se manifestă ca factor dinamizator, de progres al societăţii. Condiţiile existente azi, ce definesc mediul în care evoluează firmele, le obligă pe acestea să găsească metode noi, mai eficiente de organizare şi funcţionare, iar regândirea activităţilor informaţionale este o prioritate.

Până acum câţiva ani informatizarea unor componente din firme a dat rezultatele scontate, accelerând şi eficientizând activitatea acestora. Necesitatea integrării acestor compartimente, deja informatizate, într-un sistem comun s-a acutizat în timp şi drept răspuns s-au accentuat şi preocupările pentru a realiza sisteme integrate informatizate. Realizarea lor este posibilă cu ajutorul unor software-uri integratoare pentru activitatea firmei. Această categorie de software poartă numele de ERP (Enterprise Resource Planning adică Planificarea Resurselor Companiei).

Construirea unui singur program care este necesar atât personalului din compartimentul finanţe, cât şi celui din compartimentul resurse umane sau aprovizionare reprezintă o prioritate pentru firmă. Fiecare dintre aceste departamente au de obicei propriul sistem informatizat optimizat pentru scopul departamentului. Un ERP le combină împreună întru-un singur sistem, care foloseşte o singură bază de date, pe care oricare dintre departamente o poate accesa şi prin intermediul căreia poate partaja informaţii.

Având în vedere aceste avantajele incontestabile pe care le obţine o firmă atunci când implementează un ERP, în lucrarea pe care am elaborat-o, INTEGRAREA SISTEMELOR ERP ÎN MANAGEMENTUL FIRMEI, mi-am propus cercetarea aspectelor de bază privind utilizarea acestor tipuri de sisteme informatice într-o organizaţie.

În prima parte a lucrării am prezentat conceptul de sistem informatic şi evoluţia sistemelor informatice pentru a identifica care este rolul şi importanţa sistemelor informatice de tip ERP în managementul firmei.

Am continuat cu prezentarea principalelor elemente din structura unui sistem ERP, încercând să pun în evidenţă funcţionalitatea fiecărui modul.

Realizarea unui sistem de tip ERP este o activitate extrem de laborioasă care necesită utilizarea unor însemnate resurse financiare şi umane pe o perioadă considerabilă de timp.

De aceea, în lucrarea noastră, ca parte aplicativă, ne-am propus prezentarea exhaustivă a unui sistem ERP - Oracle Application, implementarea sistemului Oracle Applications la Complexul Energetic Turceni şi modul de exploatare pentru componenta Oracle Financials.

Succesul utilizării oricărui sistem informatic ţine în primul rând de modul în care se face identificarea corectă a cerinţelor firmei, dar şi de modul în care se implementează sistemul respectiv.

De aceea, în ultima parte a lucrării, am prezentat :

- avantajele şi dezavantajele sistemelor de tip ERP;

- principalele motive pe care le are o firmă atunci când implementează un ERP;

- costul implementării unui sistem ERP;

- încercând să identific care sunt punctele sensibile în implementarea unor sisteme informatice de tip ERP.

I. SISTEME INFORMATICE DE TIP ERP ÎN MANAGEMENTUL FIRMEI

1.1. Evoluţia sistemelor informatice

O firmă este sediul unor activităţi informaţionale variate (culegerea şi comunicarea datelor, preluarea datelor şi obţinerea informaţiilor, stocarea, regăsirea şi transmiterea informaţiilor etc.) pentru a răspunde la nevoile de luare a deciziei, la gestiunea tranzacţiilor interne şi externe.

Aceste activităţi de tratare a informaţiei au ca scop oferirea utilizatorilor de reprezentări pertinente ale realului, plecând de la date fragmentate de origine şi de calitate diferită. Până într-o epocă recentă, aceste activităţi informaţionale erau, în cea mai mare parte, manuale sau, mai bine zis, puţin mecanizate. Muncitorii în informaţie (pentru majoritatea oamenilor, angajaţi de birou) nu dispuneau decât de o gamă limitată de instrumente (telefonul, maşina de scris, şi mai rar maşina de calcul).

Începând cu anii 1980, revoluţia tehnică în domeniul informaticii se realizează într-un ritm accelerat, apar tehnologii electronice de tratare a informaţiei care bulversează metodele de muncă, rolurile individuale şi chiar maniera de punere a problemelor. Această revoluţie are un impact considerabil: nu mai este realist să vorbim de sisteme informaţionale fără să ne referim la sistemele informatice.

Din punct de vedere funcţional, sistemul informatic are mai multe definiţii, în funcţie de scop, elementele din structură şi relaţiile dintre elemente.

Cea mai generală definiţie îl prezintă ca pe un sistem de colectare, memorare, prelucrare şi distribuire a informaţiilor care utilizează calculatorul electronic. Sau: sistemul informatic este un ansamblu de elemente interconectate funcţional în scopul automatizării obţinerii informaţiei şi fundamentării deciziilor.

Scopul principal al sistemului informatic constă în aceea că serveşte cerinţele informaţionale ale managerilor de pe diferite niveluri decizionale şi reduce la minimum intervenţia şi efortul uman în desfăşurarea proceselor informaţionale.

Fiecărui sistem informatic i se asociază un sistem de prelucrare a datelor, în care datele se prezintă pe diferiţi suporţi de memorare, iar procesele de prelucrare sunt concretizate în proceduri (automate şi manuale) executate de diferite echipamente de tehnică de calcul şi teletransmisie şi de către personal specializat.