Realizarea sistemelor de sprijinire a deciziilor

Resursele necesare funcţionării oricărei organizaţii se clasifică în resurse vizibile

(resurse materiale, financiare şi umane) şi resurse invizibile (resurse informaţionale).

Pentru înţelegerea cât mai corectă a noţiunilor de informaţie şi dată, între care există o deosebire clară deşi ele sunt considerate sinonime este necesară abordarea informaţiei din mai multe puncte de vedere. Astfel putem distinge:

- Punctul de vedere al percepţiei umane, care presupune legarea informaţiei de efectele ce pot apare în urma acestei receptări;

- Punctul de vedere analitic, ligvistic, informaţia putând fi descrisă în termeni ce se referă la sensul sau structura ei;

- Punctul de vedere ingineresc, fizic, informaţia putând fi descrisă în termenii manifestării sale fizice - mediul de păstrare, rezoluţia sau acurateţea cu care se emite, se recepţionează etc.

Prin urmare informaţia se poate defini ca fiind acea entitate care înlătură total sau parţial starea de nedeterminare, numită entropie, pe baza unui mesaj adresat unui receptor.

De asemenea informaţia mai poate fi definită ca o dată ce a primit un anumit sens pentru utilizatori specifici.

Noţiunea de dată se defineşte ca o observaţie sau un aspect despre un fenomen fizic sau tranzacţie de afaceri. Mai exact, datele reprezintă măsuri obiective ale atributelor (caracteristici) entităţilor (oameni, locuri, lucruri sau evenimente).

O altă noţiune ce necesită a fi definită o reprezintă procesul de conducere care este procesul prin care informaţiile sunt transpuse acţiune prin intermediul deciziilor. Prin urmare conţinutul conducerii este determinat în mare măsură de sistemul de informare, ce constituie baza pentru luarea deciziilor.

În prezent conceptul dată-informaţie caştigă tot mai mult teren ocupând primul loc în informatica economică şi afaceri. Al doilea nivel este ocupat de informaţiile derivate din alte pe bază de raţionament, nivel considerat a fi nivelul cunoştinţelor.

Cunoştinţa cuprinde capacitatea de a evalua informaţia într-un anumit sens sau scop. Deţinerea de cunoştinţe sau abilitatea de a efectua sarcini complexe, presupune mai mult decât a avea o listă de instrucţiuni sau informaţii necesare lucru ce presupune abilitatea manipulării informaţiilor sau sarcinilor.

Se poate concluziona că aceeaşi comunicare poate avea utilităţi diferite pentru observatori diferiţi, depinzând de gradul cunoaşterii anterioare ca şi de poziţia observatorului în raport cu obiectul. Informaţia prezintă interes doar dacă poate fi utilizată.

O informaţie este considerată relevantă dacă îndeplineşte următoarele condiţii: dezvoltă cunoştinţele, reduce nedeterminarea, este utilizabilă pentru scopul propus.

Caracteristicile fundamentale pentru ca o informaţie să fie utilă sunt:

- Consistenţa - să fie suficient de cuprinzătoare încât să poată furniza cât mai multe cunoştinţe;

- Relevanţa - să poată furniza cunoştinţe care ne lipsesc pentru luarea deciziei. În multe situaţii este dificil să se spună dacă o informaţie este sau nu relevantă;

- Exactitatea - dacă informaţia este exactă atunci conţinutul ei reflectă situaţia reală a fenomenului, influenţând astfel luarea deciziei. Această caracteristică mai poartă denumirea de acurateţea informaţiei;

- Oportunitatea - să existe un decalaj corespunzător între momentul primirii informaţiei şi cel în care se impune luarea deciziei;

- Accesibilitatea - adică poate fi utilizată în momentul în care este necesară. Modul de prezentare a informaţiei are o importanţă deosebită;

- Complexitatea - adică trebuie să provină din sursa suficient de apropiată fenomenului sau organizaţiei şi trebuie să acopere aria dorită de cel care ia decizii.

Conceptul de sistem

Un sistem poate fi definit simplu ca un grup de elemente în interacţiune ce formează un întreg. Exemple de sisteme se pot întâlni în fizică, biologie, în tehnologia modernă şi societatea umană. Astfel putem vorbi de sistemul fizic format de soare şi planete, de sistemul biologic al corpului omenesc, de sistemul tehnologic al unei rafinării şi de sistemul socio-economic al unei întreprinderi. Următoarea definiţie este mai apropiată conceptului de sistem informatic.

Sistemul este un grup de componente interlaţionate ce acţionează împreună spre un ţel comun prin acceptarea de intrări şi producerea de ieşiri într-un proces organizat de transformare. Un astfel de sistem (uneori denumit dinamic) are trei componente de bază:

- Intrările ce presupun antrenarea şi asamblarea de elemente ce intră în sistem şi urmează a fi procesate.

- Transformarea ce presupune procesul de transformare a intrărilor în ieşiri. Exemple: procesul de manufacturare, respiraţia omului, calculele matematice.

- Ieşirile presupun transferarea elementelor care au fost produse prin procesul de transformare la destinaţia lor finală. De exmplu produsele finite, serviciile, informaţiile manageriale trebuie transmise utilizatorilor umani.

Conceptul de sistem este mai folositor prin adăugarea următoarelor componente: feedback şi control. Un sistem prevăzut cu aceste componente este denumit sistem cibernetic, adică auto-reglator.

Feedback-ul reprezintă date referitoare la performanţele unui sistem. De exemplu date despre vânzarea reprezintă feedback pentru un manager de vânzări.

Controlul presupune monitorizarea şi evaluarea feedback-ului pentru a determina dacă sistemul acţionează în conformitate cu scopurile sau obiectivele sale. Funcţiei de control îi revine apoi sarcina de a aduce corecturile necesare intărilor şi transformărilor pentru a asigura ieşirile necesare. De exemplu un manager de vânzări îşi exercită controlul atunci când schimbă sarcinile vânzătorilor cărora le indică noi zone pentru vânzare după ce a analizat situaţia vânzărilor.

Se impune sublinierea şi a altor caracteristici care sunt importante pentru înţelegerea mai bună a sistemelor informatice. Un sistem nu există în vid. El există şi funcţionează într-un mediu care conţine şi alte sisteme. Dacă un sistem este componentă a unui sistem mai mare el se numeşte subsistem, iar sistemul mai mare se numeşte mediu. Sistemul este separat de celelate sisteme prin intermediul graniţelor.

Mai multe sisteme pot împărtăşi acelaşi mediu. Unele din aceste sisteme pot fi conectate printr-o interfaţă. În fig. 1 este ilustrat conceptul de sistem deschis, adică acel sistem care interacţionează cu alte sisteme din acelaşi mediu. În această diagramă, sistemul schimbă intrări şi ieşiri cu mediul. Astfel se poate afirma că sistemul este conectat cu mediul prin intermediul interfeţei intrărilor şi ieşirilor. Un sistem care are abilitatea să se schimbe pe el sau mediul din care face parte se numeşte sistem adaptativ.