Perfecționarea utilizării programelor specializate în contabilitatea firmei pe exemplul SC Rapsodia Conf SA

Introducere

La ora actuală, întreprinderea modernă şi sistemul său informaţional contabil sunt subiecte dezbătute aprins în literatura de specialitate ca urmare a faptului că există două direcţii opuse de acţiune, şi anume: dorinţa întreprinderii de a se alinia curentului globalizării informaţionale pe de o parte, iar pe de alta, cerinţele restrictive impuse de ştiinţa şi practica contabilă în domeniu.

Evoluţiile din domeniul informaticii şi a tehnologiilor informaţionale au condus la folosirea pe scară tot mai largă a calculatorului. În compania modernă a zilelor noastre nu se mai aplică tehnici demodate de contabilitate, în care calcule nesfârşite sunt consemnate în tot felul de registre. Numărul firmelor care administrează astfel de procedee contabile a scăzut considerabil în ultima vreme. Aşadar, cu ajutorul computerului şi a unui software corespunzător, ţinerea contabilităţii firmei a devenit mult mai uşoară, în condiţiile economisirii considerabile a timpului afectat. În plus, prin intermediul unui program computerizat de contabilitate, poate fi reţinută mult mai multă informaţie decât în trecut şi sunt analizate automat rezultatele contabile. Deci, munca este cu mult uşurată, fiind atinse rezultatele urmărite cu minim de efort şi resurse.

Achiziţionarea unui calculator nu reprezintă automat trecerea de la o contabilitate „pe hârtie” la una asistată de calculator. În primul rând este necesară cunoaşterea modului de operare pe calculator, în general, şi a aplicării unui software de contabilitate, în principal.

Pe fondul utilizării pe o scară tot mai largă a produselor informatice în ţinerea contabilităţii, putem afirma că asistăm la o adevărată „explozie” pe piaţa software-urilor în domeniu. Descrierea acestei pieţe şi a caracteristicilor pe care le dezvoltă fac obiectul de studiu al primei părţi din lucrarea de faţă.

Utilizarea calculatoarelor şi a produselor informatice specifice a creat impresia că sarcinile şi funcţiile contabilităţii clasice au fost transferate sistemului informatic, ajungându-se în final la un aşa-numit sistem informaţional contabil modern. Datorită întreprinderii sistemului informatic între partea de tehnică contabilă şi cea de ştiinţă a contabilităţii, vom putea observa deosebirea care există între acestea. Pe studiul sistemului informaţional contabil, a structurii şi funcţiilor pe care le deţine în întreprindere se concentrează partea a doua a lucrării.

Referindu-ne la utilizarea programelor informatice în ţinerea evidenţei contabile se observă o tendinţă de creştere în ceea ce priveşte achiziţiile de produse pentru contabilitate. Un program de succes în ceea ce priveşte ţinerea contabilităţii este produsul Winmentor. Cea de-a treia parte a lucrării de faţă o vom rezerva studiului privind exploatarea practică a programului Winmentor în firma Rapsodia Conf din Botoşani.

Capitolul 1. Piaţa programelor de contabilitate din România

1.1. Trecerea de la contabilitatea pe hârtie la contabilitatea asistată pe calculator

La începutul anilor ’70, după scăderea preţurilor la echipamentele electronice, contabilitatea a devenit un domeniu deosebit de receptiv la aplicarea informaticii în întreprinderi. Avem în vedere chiar denumirea EAM-urilor (Electronical Accounting Machine) special concepute pentru contabilitatea întreprinderii . În zilele noastre nu există organizaţie care să nu folosească un produs informatic pentru contabilitate, datorită multitudinii de probleme de rezolvat, a preţurilor accesibile, şi nu în ultimul rând a interesului manifestat pentru o informaţie contabilă de calitate şi la timp.

Pe piaţa programelor de contabilitate din România numărul producătorilor/furnizorilor de soluţii pentru contabilitate variază de an la an. Chiar şi în contextul crizei economice cu care ne confruntăm, numărul firmelor care apelează la astfel de soluţii este în creştere, dar într-o mai mică măsură în comparaţie cu cele care se închid sau îşi restrâng activitatea.

Până în prezent nu s-a efectuat nici un studiu oficial asupra pieţei software-urilor de contabilitate din România în întreg ansamblul său, în sensul efectuării de statistici asupra cotelor de piaţă deţinute de principalele firme, tendinţelor manifestate pentru achiziţionarea anumitor module/programe de contabilitate, sumele medii alocate de către întreprinderi în achiziţionarea acestora etc. Singurele studii sau încercări în acest sens au fost efectuate de unele firme mai mari (Ciel România, Wizrom Software, SIVECO, SAP, ORACLE) . Dar acestea au fost realizate, în principal, pentru a putea cunoaşte cota, poziţia pe care se situează propria companie realizatoare de produse software pe piaţă. În general, în aceste studii, se ţine cont atât de numărul de licenţe pe care compania le-a vândut într-o anumită perioadă de timp (de regulă un an) precum şi de cifra de afaceri realizată. Ceea ce nu reprezintă un criteriu foarte relevant ţinând cont de faptul că au apărut software-uri ce pot fi achiziţionate (anumite module sau chiar şi întregul program) în mod gratuit (cazul SAGA).

În condiţiile existenţei a câtorva zeci şi sute de programe de contabilitate, o astfel de piaţă este greu de contabilizat. Orice firmă care are un departament economic trebuie să deţină şi un soft de contabilitate. Chiar şi societăţile care şi-au externalizat serviciul către companii specializate de contabilitate folosesc soft-uri pentru evidenţa primară a documentelor sau pentru gestiunea stocurilor.