Comunicarea în Managementul Proiectelor

ARGUMENT

Lucrarea de faţă doreşte să prezinte elementele comunicării în managementul proiectelor, tipurile acesteia, necesităţile care au dus la apariţia diferitelor forme de comunicare codată, relevanţa acestora dar şi să evidenţieze importanţa comunicării în gândirea proiectului, tehnoredactarea acestuia, împarţirea sarcinilor, conducerea echipei de proiect.

Prezenta lucrare doreşte să vină în sprijinul celor care se orientează pe scrierea de proiecte de orice fel prin infăţişarea conceptelor de comunicare, de la definiţia generală a comunicării până la comunicarea specifică proiectelor.

Necesitatea acestei lucrări apare datorită dezvoltării gândirii oricărei activităţi mai complexe sub formă de proiect iar comunicarea devine foare importantă atunci când se doreşte o coordonare bună între obiectivele proiectului, echipa realizatoare, finanţator şi solicitant.

Noutatea modului de a gândi provine din faptul că proiectul poate fi văzut ca o succesiune de activităţi care produc rezultate măsurabile/cuantificabile. Managementul proiectelor reprezintă un mod de a acţiona pe baza unui plan riguros, pentru a atinge unele obiective formulate cât mai limpede posibil, într-o perioadă limitată de timp şi cu resusrse limitate.

În termeni şi mai simpli, managementul proiectelor înseamnă muncă susţinută, ghidată de un plan riguros, cu o durată fixă.

Planul unui proiect poate fi comparat cu „o foaie de parcurs”, pentru o destinaţie clară, iar calea cea mai scurtă sau cea mai eficientă pentru a atinge respectiva destinaţie pentru a parcurge distanţa dintre o stare existentă şi o stare dorită – este stabilită înainte de a porni la drum. Planul proeictului, propunerea de proiect arată cum ajungem la dstinaţie, iar criteriile de succes ale proiectului arată cum vom şti dacă am ajuns la destinaţie.

Se poate afirma cu destulă siguranţă că proiectele – văzute simplu ca acţiuni constrânse de timp şi ghidate de un obiectiv precis – caracterizează, în general, acţiunea umană. Istoria ne oferă exemple de proiecte celebre, complexe, sofisticate, derulate de-a lungul multor ani, care au produs rezultate remarcabile, cum ar fi construirea Piramidelor sau a Marelui Zid Chinezesc.

De sine stătător, managementul proiectelor datează aproximativ din perioada celui de-al doilea război mondial, din această perioadă se putâdu-se vorbi despre managementul modern al proiectelor.

După aceea, presiunile pentru structurarea activităţii pe proiecte, pentru creşterea profesionalismului cu care sunt conduse proiectele au venit mai ales dinspre domeniul informaticii şi al industriilor de înalte tehnologii, către care s-au îndreptat cu preponderenţă substanţială fonduri de cercetare şi dezvoltare.

Treptat, managementul proiectelor a trecut din zona marilor companii private şi în sectorul public. Astăzi, managementul proiectelor începe să devină o opţiune şi o direcţie urmate de universităţi, ministere, agenţii guvernamentale, industrii de apărare şi aerospaţiale, primării, prefecturi, asociaţii, întreprinderi mici şi mijlocii, organizaţii neguvernamentale, fundaţii, şcoli etc. Domeniul a căpătat o amploare fără precedent şi se pune chiar problema dacă efectele produse de ascensiunea activităţii prin proiecte asupra vieţii economice şi sociale nu se compară, prin amplitudine, cu cele cauzate de Revoluţia industrială. După cel de-al doilea război mondial, intensificarea competiţiei economice la nivel global a impus un nou mod de a concepe dezvoltarea în termeni de proiect.

Accentul se pune pe elaborarea şi implementarea strategiilor coerente de dezvoltare, pe planificare şi organizare, deci pe proiect. Această tendinţă este cu atât mai pregnantă la nivelul Uniunii Europene unde, sub impactul necesităţilor de integrare, managementul proeictelor tinde să devină principala formă de existenţă în mediul economic.

Organizaţia centrată pe proiecte nu mai este compusă din departamente care lucrează fiecare pe diferite segmente ale unui proiect. Proiectul este cel care impune structurarea pe departamente: departamentul de producţie al proiectului nr. 1, departametul de producţie al proiectului nr. 2, departamentul financiar al proiectului nr. 1 etc.

Privind aceste câteva consideraţii despre proiecte şi ţinând cont de faptul că factorul uman este o componentă esenţială în orice activitate, putem face referire la comunicare atât în cadrul proiecteclor cât şi în viaţa de zi cu zi.

Astfel, lucrarea de faţă doreşte să cuprindă şi cele mai cunoscute definiţii ale comunicării, clasificări ale acesteia, cum se regăseşte ea în cadrul proiectelor, precum şi importanţa comunicării în derularea cu succes a unui proiect.