Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions

Licență
7.5/10 (2 voturi)
Domeniu: Management
Conține 1 fișier: doc
Pagini : 60 în total
Cuvinte : 242
Mărime: 2.99MB (arhivat)
Cost: 12 puncte
Profesor îndrumător / Prezentat Profesorului: LECT. UNIV. DRD. NARCISA ISĂILĂ
UNIVERSITATEA CREŞTINĂ DIMITRIE CANTEMIR FACULTATEA DE RELAŢII ECONOMICE INTERNAŢIONALE

Cuprins

1. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR 4

1.1 Definirea noțiunii de management al documentelor 4

1.2.Conceptul de Sistem de Management al Documentelor 7

1.3. Necesitatea adoptării soluţiei de management al documentelor 15

2. GESTIUNEA ELECTRONICA A DOCUMENTELOR 16

2.1 Istoricul gestiunii electronice a documentelor 16

2.2 Procesul de gestionare a documentelor organizaţiei 17

2.3 Arhivarea electronică 22

2.4. Procesul de clasificare a documentelor 25

3.SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR 26

3.1. Soluţii pentru managementul documentelor 26

3.2. Argumente privind implementarea unui proces de management al documentelor 31

3.3 Securitatea sistemelor document management 33

4.STUDIU DE CAZ: SC Data Management Solutions 39

5.CONCLUZII 57

6. PROPUNERI 58

7. BIBLIOGRAFIE 59

Extras din document

1. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Documentele deţin o putere incredibilă în mediile de activitate al firmelor şi din acest punct de vedere controlul şi distribuirea documentelor esenţiale au devenit din ce în ce mai importante şi, în mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.

Referitor la pierderea unui document critic, puţine companii au cuantificat valoarea reală a unui astfel de eveniment neplăcut, însă majoritatea s-au confruntat cu el. Fenomenul este unul curent şi inerent lucrului cu documentele fizice, dar poate fi eliminat cu ajutorul soluţiilor de Document Management, ale căror beneficii nu se rezumă doar la stoparea pierderii documentelor, ci pot contribui esenţial la creşterea eficienţei companiilor, dar şi la asigurarea unui nivel superior de satisfacţie a clienţilor acestora.

Statisticile spun că, anual, o companie pierde, în medie, între 3 şi 8% din documentele fizice cu care lucrează, iar pierderile de documente reprezintă 40-60% din timpul de lucru al angajaţilor, 20-45% din costurile cu salariile şi între 12 şi 15% din totalul cifrei de afaceri, conform unor analize efectuale de firma Gartner. Aceste date pot fi probate practic în majoritatea organizaţiilor din întreaga lume, însă, până când nu se întâmplă un incident major, care să impună luarea unor măsuri radicale, foarte puţine companii, indiferent de aria de activitate sau de mărime, îşi pun problema reală a gestionării eficiente a documentelor. Ignorarea continuă a problemei menţionate nu afectează, însă, doar eficienţa angajaţilor şi randamentul întregii companii, ci şi imaginea acesteia în faţa partenerilor şi clienţilor săi. Iar la acest nivel pagubele pot fi ireparabile, pentru că un client nemulţumit tinde să-şi împărtăşească experienţa neplăcută la cel puţin alte 5-6 persoane iar dacă respectivul client este şi un utilizator de reţele sociale, imaginea respectivei companii riscă să se degradeze extrem de rapid.

Soluţii pentru a preveni astfel de situaţii şi pentru a reduce pierderile există şi din ce în ce mai multe companii sunt interesate să adopte un sistem de management al documentelor şi o arhivă electronică.

1.1 Definirea noțiunii de management al documentelor

Managementul documentelor este o tehnologie care a pus accent pe capacitatea unui sistem de fişiere computerizate ceea ce oferă utilizatorilor posibilitatea să caracterizeze documentele, stocate în fişiere.

Sistemele de management al documentelor permit utilizatorilor să stocheze, retragă şi să utilizeze aceste documente mai uşor şi mai puternic decât în metoda sistemului de fişier.

Un document se defineşte ca un pachet de date structurate în scopuri informaţionale. Documentele au devenit indispensabile, indiferent dacă sunt pe suport de hârtie sau componente digitale. Un document este o colecţie de indicatori şi reguli care pot angaja simultan un număr de componente informatice diferite şi acţiuni. Acesta devine o resursă dinamică şi poate fi orientat pro-activ către organizaţie, aducând integritate procedurală şi informatică unei afaceri.

Din păcate, la momentul actual, în România, dar nu numai, renunţarea definitivă la arhiva fizică este un lucru imposibil, cauzele fiind multiple. Un prim aspect este cel al costurilor: crearea unei arhive digitale, care să înlocuiască total arhiva fizică şi care să respecte prevederile Legii arhivării documentelor în formă electronică (Legea nr. 135/15.05.2007) şi normele tehnice şi metodologice aferente, ar însemna pentru o companie asumarea unor costuri considerabile a căror rată de recuperare ar fi extrem de lentă, randamentul investiţiei rămânând un deziderat greu de atins. În acest caz, trebuind să răspundă concret cerinţelor organismelor de control şi audit ale statului, companiile preferă să-şi păstreze documentele în clasica arhivă fizică. Pe de altă parte, schimbul de documente dintre respectiva companie şi firmele partenere, dar şi cu instituţiile statului nu se poate realiza doar în format electronic, acest mod nefiind unanim adoptat.

Demersurile oficiale de a impune acest model în mediul public datează de aproape un deceniu, însă mai sunt de făcut numeroase eforturi şi etape de parcurs până când se va putea obţine un rezultat vizibil la nivel naţional, aşa cum se doreşte.

Numeroase companii locale au ales deja să adopte soluţia mixtă, respectiv dublarea arhivei fizice clasice cu una digitală, alimentată de un sistem informatic de management al documentelor. Se elimină astfel riscul pierderii documentelor, însă beneficiile adoptării unui sistem informatic de Document Management sunt mult mai numeroase.

Preview document

Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 1
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 2
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 3
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 4
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 5
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 6
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 7
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 8
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 9
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 10
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 11
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 12
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 13
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 14
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 15
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 16
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 17
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 18
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 19
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 20
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 21
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 22
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 23
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 24
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 25
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 26
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 27
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 28
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 29
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 30
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 31
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 32
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 33
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 34
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 35
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 36
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 37
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 38
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 39
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 40
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 41
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 42
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 43
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 44
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 45
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 46
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 47
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 48
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 49
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 50
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 51
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 52
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 53
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 54
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 55
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 56
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 57
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 58
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 59
Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions - Pagina 60

Conținut arhivă zip

  • Managementul Electronic al Documentelor - Studiu de Caz - Firma SC Data Management Solutions.doc

Alții au mai descărcat și

Metode generale de management utilizate în întreprinderi mici și mijlocii

Introducere Lucrul cu oamenii, alături de oameni şi pentru oameni este o activitate complexă. Este o activitate în care performanţele sunt...

Metode și Procedee de Management - Studiu de Caz SC Tondach România SRL

INTRODUCERE Stiinta si practica deopotriva,metode si procedee de management constituie astazi unul dintre domeniile cele mai fascinante si cu o...

Managementul calității proiectelor - studiu de caz pe măsura 3.1

INTRODUCERE Managementul proiectelor, ca idee, datează de foarte mult timp Dacă ar fi să ne gândim la toate lucrurile care s-au realizat în...

Leadershipul și managementul - analiză comparativă pe baza materialelor SA Carmez

INTRODUCERE Actualitatea temei: Trecerea la econimia de piaţă este condiţionată, decisiv, de implementarea în toate componentele economiei a...

Managementul prin Obiective

INTRODUCERE Atât din punct de vedere teoretic cât şi din punct de vedere pragmatic, managementul reprezintă azi unul dintre domeniile aflate...

Performantă economică la SC Panex Grup SRL

INTRODUCERE Prezenta lucrare îsi propune să analizeze situația economico-financiară, potențialul intern si mediul său de afaceri a S.C. PANEX GRUP...

Studiu privind Managementul prin Bugete la SC ElectroArges SA

INTRODUCERE Ţara noastră, ca şi alte ţări est-europene, parcurge astăzi un moment de răscruce al evoluţiei ei - trecerea sa, mai bine zis,...

Managementul Activității de Distribuție pentru o Firmă Specializată în Comerțul cu Materiale de Construcții

Introducere Sectorul distribuţiei reprezintă unul din domeniile cele mai dinamice la nivel mondial, întrucât acesta este elementul principal care...

Ai nevoie de altceva?