Managementul electronic al documentelor - studiu de caz - firma SC Data Management Solutions

1. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Documentele deţin o putere incredibilă în mediile de activitate al firmelor şi din acest punct de vedere controlul şi distribuirea documentelor esenţiale au devenit din ce în ce mai importante şi, în mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.

Referitor la pierderea unui document critic, puţine companii au cuantificat valoarea reală a unui astfel de eveniment neplăcut, însă majoritatea s-au confruntat cu el. Fenomenul este unul curent şi inerent lucrului cu documentele fizice, dar poate fi eliminat cu ajutorul soluţiilor de Document Management, ale căror beneficii nu se rezumă doar la stoparea pierderii documentelor, ci pot contribui esenţial la creşterea eficienţei companiilor, dar şi la asigurarea unui nivel superior de satisfacţie a clienţilor acestora.

Statisticile spun că, anual, o companie pierde, în medie, între 3 şi 8% din documentele fizice cu care lucrează, iar pierderile de documente reprezintă 40-60% din timpul de lucru al angajaţilor, 20-45% din costurile cu salariile şi între 12 şi 15% din totalul cifrei de afaceri, conform unor analize efectuale de firma Gartner. Aceste date pot fi probate practic în majoritatea organizaţiilor din întreaga lume, însă, până când nu se întâmplă un incident major, care să impună luarea unor măsuri radicale, foarte puţine companii, indiferent de aria de activitate sau de mărime, îşi pun problema reală a gestionării eficiente a documentelor. Ignorarea continuă a problemei menţionate nu afectează, însă, doar eficienţa angajaţilor şi randamentul întregii companii, ci şi imaginea acesteia în faţa partenerilor şi clienţilor săi. Iar la acest nivel pagubele pot fi ireparabile, pentru că un client nemulţumit tinde să-şi împărtăşească experienţa neplăcută la cel puţin alte 5-6 persoane iar dacă respectivul client este şi un utilizator de reţele sociale, imaginea respectivei companii riscă să se degradeze extrem de rapid.

Soluţii pentru a preveni astfel de situaţii şi pentru a reduce pierderile există şi din ce în ce mai multe companii sunt interesate să adopte un sistem de management al documentelor şi o arhivă electronică.

1.1 Definirea noțiunii de management al documentelor

Managementul documentelor este o tehnologie care a pus accent pe capacitatea unui sistem de fişiere computerizate ceea ce oferă utilizatorilor posibilitatea să caracterizeze documentele, stocate în fişiere.

Sistemele de management al documentelor permit utilizatorilor să stocheze, retragă şi să utilizeze aceste documente mai uşor şi mai puternic decât în metoda sistemului de fişier.

Un document se defineşte ca un pachet de date structurate în scopuri informaţionale. Documentele au devenit indispensabile, indiferent dacă sunt pe suport de hârtie sau componente digitale. Un document este o colecţie de indicatori şi reguli care pot angaja simultan un număr de componente informatice diferite şi acţiuni. Acesta devine o resursă dinamică şi poate fi orientat pro-activ către organizaţie, aducând integritate procedurală şi informatică unei afaceri.

Din păcate, la momentul actual, în România, dar nu numai, renunţarea definitivă la arhiva fizică este un lucru imposibil, cauzele fiind multiple. Un prim aspect este cel al costurilor: crearea unei arhive digitale, care să înlocuiască total arhiva fizică şi care să respecte prevederile Legii arhivării documentelor în formă electronică (Legea nr. 135/15.05.2007) şi normele tehnice şi metodologice aferente, ar însemna pentru o companie asumarea unor costuri considerabile a căror rată de recuperare ar fi extrem de lentă, randamentul investiţiei rămânând un deziderat greu de atins. În acest caz, trebuind să răspundă concret cerinţelor organismelor de control şi audit ale statului, companiile preferă să-şi păstreze documentele în clasica arhivă fizică. Pe de altă parte, schimbul de documente dintre respectiva companie şi firmele partenere, dar şi cu instituţiile statului nu se poate realiza doar în format electronic, acest mod nefiind unanim adoptat.

Demersurile oficiale de a impune acest model în mediul public datează de aproape un deceniu, însă mai sunt de făcut numeroase eforturi şi etape de parcurs până când se va putea obţine un rezultat vizibil la nivel naţional, aşa cum se doreşte.

Numeroase companii locale au ales deja să adopte soluţia mixtă, respectiv dublarea arhivei fizice clasice cu una digitală, alimentată de un sistem informatic de management al documentelor. Se elimină astfel riscul pierderii documentelor, însă beneficiile adoptării unui sistem informatic de Document Management sunt mult mai numeroase.