Metode de organizare a activității administrative și eficiența lor

Capitolul I

Evoluția administrației în plan organizațional și instituțional

Ca fenomen social, organizarea administrației publice apare odata cu statul si poate fi considerată o concretizare a acestuia. În limbajul actual este evidențiată adesea ideea conform carei administrația publică reprezintă imaginea unei țări: „Istoria omenirii, de altfel, este istoria guvernării și administrării popoarelor.”

Sistemul administrației publice este organizat in orice stat astfel încât să reprezinte și să evidențieze activitatea prin care sunt duse la îndeplinire interesele generale ale statului sau ale unei colectivități distincte ale acestuia. Acest sistem cuprinde un ansamblu de structuri, mecanisme și instituții administrative, aflate intr-o continuă legătură și interacțiune, ansamblu menit să ducă la îndeplinire funcțiile și răspunderile respectivului sistem.

1.1 Administrația ca structură sau mod de organizare

Încă de la începuturile sale, administrația publică, prin serviciile și în calitatea sa de subsistem al sistemului social global, s-a aflat în sprijinul societătii și a cetățeanului, fapt ce a impus o organizare riguroasă a fiecărei componente ce alcătuiește acest sistem al administrației publice.

În managementul public, termenul de organizare este definit ca fiind un complex de procese prin care sunt delimitate componetele sistemului, sunt menționate sarcinile, precum si competențele ce urmeaza sa revină acestora. De mentionat sunt și conexiunile ce urneaza a fi realizate între aceste componente, atat în interiorul sistemului cât și în afara acestuia.

Avându-și fundamentul în limba franceză (organiser), termenul de organizare, în special organizarea administrației publice, presupune desfășurarea unei activități pe baze științifice, de stabilire a structurii și funcționării acesteia, cu scopul de a îndeplini în condiții cât optime sarcinile ce îi revin, aceste sarcini constând în deplina satisfacere a cerintelor de interes social.

Activitatea de organizare se regăsește sub diferite forme in funcție de nivelul la care aceasta se realizează, dar și in funcție de obiectul pe care această activitate îl presupune.

Analizând activitatea de organizare prin prisma nivelului la care aceasta se desfășoară putem evidenția patru forme specifice de organizare, și anume :

- Organizarea compartimentelor ;

- Organizarea instituției ca întreg ;

- Organizarea domeniului ;

- Organizarea sistemului administrației de stat ;

Din perspectiva obiectului organizării activității administrative pot fi menționate două categorii distincte ale formelor de organizare, după cum urmează :

- Organizarea structurii- presupune modalitatea prin care sunt dipuse si reprezentate elementele componente ale sistemului administrativ, altfel spus, modul in care se constituie administrația, ca și ansamblu de instituții.

- Organizarea activității- constă in stabilirea anumitor sarcini, competențe, dar și responsabilități ale componentelor sistemului, a unor relații dintre indivizi, compartimente sau organe, dintre administrație și persoanele din afara acesteia, in scopul de a realiza acțiuni raționale și eficiente pentru slujirea optima a societății.

Administrația publică este organizată astfel incât să poată crea condiții optime pentru îndeplinirea atribuțiilor și soluționarea sarcinilor ce revin instituțiilor, dar si funcționarilor ce alcatuiesc aparatul administrativ. Pentru a determina eficacitatea organizării este necesar să se aibă in vedere rezultatele acesteia, rezultate ce sunt evidențiate prin eficiența activității administrației publice. Gradul de complexitate al organizării este subordonat nivelului la care aceasta se realizează, depinzând in același timp de aria largă de atribuții și competențe ce îi revin in cadrul sistemului administrativ.

Noțiunea de organizare a fost sublinitată adeseori in literatura de specialitate, exprimandu-se ideea că administrația este o activitate de organizare a executării și de executare în concret a legilor si a celorlalte acte ale organelor statului.

Orice instituție publică deține o structură proprie cu un anumit număr de compartimente în interiorul cărora se desfășoară activități specifice. Respectiva structură diferă de la o instituție la alta, fiind determinată de obiectivele ce urmează a fi îndeplinite de fiecare componentă în parte. Prin structură este evidențiată forma internă, dar și relațiile care se stabilesc între componentele sistemului administrației publice in procesul de îndeplinire a obiectivelor propuse.

O structurare eficientă a administrației publice determină evitarea supradimensionării aparatului administrativ, situație care generează activități paralele, soluționări greoaie și cheltuieli bugetare suplimentare și inutile, dar și o subdimensionare a aparatului ce conduce la o supraaglomerare de sarcini și atribuții, același organ fiind nevoit să indeplinească un număr mare de activități, rezultatul fiind o rezolvare superficială a problemelor sau chiar imposibilitatea de rezolvare a unora dintre ele.