Studiu de caz - sistemul informațional încasări și plăți

Cap 1. Prezentarea organizaţiei şi a aplicaţiilor informatice economice existente

1.1 Descrierea organizaţiei

1.1.1 Obiect de activitate

Firma S.C. ART LIMITED S.R.L. s-a înfiinţat în anul 2006, ca societate cu răspundere limitată cu un asociat unic, respectiv Sbângu Daniel.

Codul unic de înregistrare este RO 18564002 din data de 7 Aprilie 2006, iar numărul de ordine în Registrul Comerţului este J22/ 907/2006. Durata de funcţionare a societăţii este pe o perioadă nelimitată.

Obiectul principal de activitate conform statutului şi al codului CAEN îl reprezintă: 1822- Fabricarea altor articole de îmbrăcăminte.

Societatea a fost constituită cu un capital social de 200 lei, aport în numerar, repartizat în 20 părţi sociale a câte 10 lei fiecare, atribuite în întregimea lor.

Exerciţiul economico-financiar începe la 1 ianuarie şi se termină la 31 decembrie al fiecărui an, primul exerciţiu a început în momentul funcţionării societăţii. Controulul activităţii îl exercită asociatul unic.

În momentul de faţǎ, datoritǎ investiţiilor fǎcute, societatea şi-a mǎrit numǎrul de salariaţi de la 40 la 60, din care: 11 indirect productivi, iar diferenţa de 49 direct productivi.

1.1.2 Structura organizatorică

S.C. ART LIMITED S.R.L. utilizează o structură organizatorica de tip ierarhic - funcţională. Datorită faptului că firma are foarte bine definite scopurile şi aria de aplicabilitate, s-a optat pentru acest tip de structură.

Totuşi, alegerea acestei structuri organizatorice s-a datorat şi multiplelor sale avantaje:

- eficienţa în cadrul activităţilor de rutină şi cu grad de repetare,

- adaptabilitatea problematicii firmei cu o singură afacere,

- simplificare în cadrul procesului de recrutare,

- perfecţionare şi conducere a personalului din diferite compartimente,

- centralizarea controlului strategic al rezultatelor

Dezavantajele acestui tip de structură sunt:

- provoacă management îngust şi limitat,

- favorizează centralizarea excesivă,

- duce la conflicte şi rivalităţi între funcţii,

- trimite responsabilitatea profitului sau pierderilor către vârful structurii organizatorice,

- nu permite avansarea managerilor deoarece scara promovării este limitată.

Compartimentul Resurse umane are ca responsabil un şef de serviciu şi se ocupǎ cu :

• administrarea personalului;

• salarizarea personalului;

• încadrare;

• asigurǎri sociale;

• şomaj;

• servicii medicale.

Compartimentul Securitate şi protecţia muncii este condus de un inginer de sistem care are ca atribuţii :

• stabilirea politicilor de securitate ale reţelei;

• testeazǎ şi evalueazǎ mijloacele fixe aflate în dotare;

• configureazǎ şi întreţine echipamentele ce asigurǎ securitatea reţelei şi a mijloacelor fixe;

• monitorizeazǎ echipamentele de securitate, identificǎ şi eliminǎ anomaliile apǎrute în buna funcţionare a acestora;

• asigurǎ suportul şi cooperaezǎ cu alte compartimente pentru asigurarea serviciilor de securitate ale reţelei;

• rǎspunde de protecţia muncii şi PSI.

Compartimentul Financiar-contabil are ca responsabil un contabil care are urmǎtoarele atribuţii:

• ţine evidenţa documentelor intrate şi ieşite din firmǎ prin Registrul de intrǎri-ieşiri;

• rǎspunde de întocmirea bilanţului financiar al firmei (lunar şi anual);

• ţine evidenţa registrului de casǎ;

• rǎspunde de modul în care se gestioneazǎ bunurile materiale;

• raporteazǎ rezultatele obţinute administratorului;

Responsabilul comercial creeazǎ şi dezvoltǎ portofoliul de clienţi, stabileşte întâlniri cu potenţialii clienţi, prezintǎ oferte, stabileşte asistenţǎ la vânzare şi negociere, menţine relaţiile cu clienţii şi supravegheazǎ buna desfǎşurare a contractelor.

Directorul tehnic este subordonat administratorului societǎţii şi este înlocuitorul de drept al acestuia. Are în subordine compartimentul lansare producţie şi responsabilul calitǎţii şi se ocupǎ de coordonarea şi asigurarea întregului proces de producţie în vederea realizǎrii producţiei planificate, în conformitate cu obiectivele, programul şi standardele de calitate ale firmei.

Compartinentul Lansare producţie are ca responsabil un asistent inginer, în cadrul cǎruia se are în vedere ca producţia realizatǎ sǎ corespundǎ sistemului de management al calitǎţii pentru a putea fi lansatǎ.

Responsabilul calitate participǎ la conceperea, definirea, ameliorarea şi punerea în aplicare a diferitelor proceduri garantând calitatea produselor, efectueazǎ controale şi inspecţii, ţine evidenţa şi gestioneazǎ documentele şi înregistrǎrile aferente controlului calitǎţii lucrǎrilor/produselor, emise sau primite, inclusiv cele privind pregǎtirea şi instruirea personalului în acest domeniu. Alǎturi de administrator, responsabilul calitate participǎ la elaborarea politicii de calitate a societǎţii. Aceastǎ activitate implicǎ o colaborare strânsǎ cu serviciile interne (comercial, tehnic) sau cu clienţii firmei.

În secţiile de bazǎ se desfǎşoarǎ procese de producţie de bazǎ (croit, asamblat, finisat şi cǎlcat), procese în urma cǎrora rezultǎ produsele de bazǎ, incluse în programul de producţie al firmei şi care dau profilul firmei.

În cadrul atelierului mecano-energetic se desfǎşoarǎ activitǎţi de reparaţii-întreţinere a utilajelor tehnologice din dotare, pentru menţinerea lor în stare de funcţionare coordonate de un şef care planificǎ şi urmǎreşte executarea reparaţiilor şi întreţinerea utilajelor, respectiv elaboreazǎ necesarul de piese de schimb.