Plan de afaceri - studiu de caz la o firmă de software

1. DESCRIEREA CONCEPTELOR DE BAZĂ UTILIZATE ÎN TI

1.1. PREZENTARE GENERALĂ

Se adresează întreprinderilor şi organizaţiilor care încearcă să valorizeze cât mai bine investiţia în Tehnologia Informaţionala (TI), sau celor care plănuiesc să facă una.

Scopul acestei broşuri este de a familiariza echipa de manageri cu problemele implicate de alcătuirea unui buget pentru TI – de la crearea unei structuri durabile, sigure şi funcţionale, la dezvoltarea şi actualizarea acesteia.

Întregul material porneşte de la nevoile funcţionale ale unei afaceri şi continuă cu determinarea software-ului, hardware-ului şi a serviciilor necesare pentru servirea cât mai eficientă a acestor nevoi. în paralel este dezvoltat şi un mic studiu de caz pentru o microîntreprindere care doreşte să realizeze o serie din funcţiile sale cu ajutorul TI.

1.2. PRINCIPALELE FUNCŢII ÎNDEPLINITE DE TI:

COMUNICARE

Prima funcţie de bază îndeplinită de TI este cea de comunicare, iar una dintre problemele comunicării este canalul de comunicare, mai precis lungimea sa. Comparativ cu începutul secolului, când abia apăruse telefonul, acum există o mulţime de mijloace care facilitează comunicarea la distanţă: telefoanele mobile, televiziunea, Internetul, e-mail-ul fiind doar câteva exemple. Prin folosirea acestor canale de comunicare, oamenii îşi îmbunătăţesc eficienţa, în principal prin reducerea timpului de acces la anumite informaţii sau date.

Chiar dacă exista mai demult, posibilitatea de comunicare la distanţă era de obicei 1 la 1, spre deosebire de momentul actual, în care se poate comunica 1 la n (transmiterea unui discurs / curs la distanţă către mai mulţi participanţi) sau n la n (video conferinţe)

TI satisface cu succes aceste nevoi de comunicare, în special prin e-mail, care în afaceri, cu excepţia cerinţelor legale, a înlocuit aproape total poşta clasică.

PARTAJAREA RESURSELOR / INFORMAŢIILOR

Partajarea resurselor este necesară într-o organizaţie în primul rând din considerente economice. De exemplu, este mult mai uşor ca într-o firma toţi angajaţii să folosească aceeaşi imprimantă, în loc să se cumpere câte una pentru fiecare post de lucru (calculator).

Lucrurile stau la fel şi în cazul gestiunii datelor, unde se pune problema sincronizării versiunilor. Să luăm un alt exemplu: Popescu de la Contabilitate şi Georgescu de la Stocuri utilizează aceleaşi date. Dacă acestea ar fi ţinute în două fişiere separate, pe calculatoare separate, ar fi greu să se gestioneze modificările diferite făcute de cei doi asupra aceluiaşi set de date. Cineva ar trebui sa urmărească ultimele modificări făcute de Popescu, sa le îmbine cu modificările făcute de Georgescu şi apoi sa anunţe că fişierele sunt actualizate, iar aceste operaţii ţin blocate mai multe resurse (în primul rând persoana care ar trebui sa facă aceste sarcini) şi necesită astfel un cost suplimentar. Ei bine, acest neajuns este înlăturat de TI, care poate pune la dispoziţia utilizatorilor un singur fişier. Acest lucru se realizează prin tehnologia de partajare a fişierelor (file sharing). De obicei, fişierele stau pe un singur calculator (numit server). Dacă un utilizator are nevoie de o informaţie, sau trebuie să modifice anumite date, care apoi trebuie sa fie disponibile şi pentru ceilalţi, el accesează fişierul de pe server, îl modifica şi îl înregistrează, iar ceilalţi utilizatori vor vedea imediat modificările la următoare accesare a fişierului.

EVIDENŢA (URMĂRIRE)

TI permite evidenţa computerizată a anumitor date (de exemplu, datele despre angajaţii unei companii sau despre facturile emise şi încasate de compania respectivă), oferind în felul acesta şi posibilitatea prelucrării uşoare a acestora (centralizări, statistici, calculul indicatorilor.)

Evidenţa se poate înţelege şi la modul urmăririi activităţii unei persoane (de exemplu, înregistrarea automată a operaţiilor făcute de un utilizator pe un calculator, pentru analiză sau referinţă ulterioară).

CONTROL

Revenind la exemplul cu datele, se poate gestiona accesul la date prin politici de drepturi. Partajarea datelor permite unui număr de persoane să folosească acelaşi set, numai pentru citire (utilizatorul poate vedea conţinutul fişierului respectiv, dar nu îl poate modifica), modificare, copiere sau imprimare. Mediul afacerilor impune o serie de restricţii minime, ce ţin de accesul sau modificarea anumitor date. De aceea utilizatorii vor avea niveluri diferite de permisiuni. TI facilitează acest proces de atribuire a permisiunilor, care în mod tradiţional nici nu ar putea fi oferite în mod eficient (imaginaţi-vă ce trebuie făcut pentru a putea restricţiona posibilitatea de a şterge sau modifica o data scrisă pe o hârtie fără însă a restricţiona citirea ei către un anumit grup de persoane.)

Controlul se poate gestiona nu numai asupra fişierelor sau aplicaţiilor software, ci şi asupra echipamentelor fizice. De exemplu, se pot implementa politici care permit doar anumitor utilizatori folosirea imprimantei sau a unui dispozitiv de scriere a CD-urilor (CD-Writer.)

1.3. SOFTWARE:

Legătura dintre TI şi organizaţie

Aceasta este structura tipică pentru o organizaţie, din punct de vedere al legăturii cu TI. Toate departamentele din cadrul unei companii depind de aplicaţiile folosite (pe schema notate cu software), care nu pot rula fără echipamente hardware.

SISTEMELE DE OPERARE (SO)

Sistemul de operare (SO) reprezintă cel mai important program care rulează pe un calculator. Este necesar ca fiecare calculator sa aibă un SO pentru a putea rula alte programe. Sistemele de operare îndeplinesc sarcini de baza, cum ar fi recunoaşterea semnalelor de la tastatura, trimiterea rezultatelor pe monitor (ecran), evidenta fişierelor pe disc, controlul asupra echipamentelor periferice, cum ar fi hard disk-urile sau imprimantele.

Sistemele de operare oferă o platformă software pe care se sprijină toate celelalte programe, numite aplicaţii. Multe aplicaţii sunt făcute sa ruleze doar pe un singur sistem de operare, deci alegerea sistemului de operare se face în funcţie de aplicaţiile care se doresc a rula pe el.