Comunicarea în Afaceri

Stiinţa afacerilor" reprezintă o specializare ca oricare alta, dar este mai dură, complicată, controversată, multidisciplinară şi destul de nouă. Administrarea afacerilor şi mai mult, comunicarea în afaceri, ca specializare universitară este o invenţie a ultimei perioade a secolului XX.

În afaceri, primul efort care trebuie făcut este acela al definirii problemei şi mai apoi identificarea soluţiei, care nu e niciodată unică. Nu există un procedeu, tehnică sau metodă universal valabilă care să conducă la obţinerea soluţiei. În plus, un alt factor îşi face din plin simţită influenţa asupra afacerilor în general. Influenţa timpului face ca o afacere care a mers bine o perioadă, să devină, mai devreme sau mai târziu, un dezastru, sau invers. Pentru că totul, inclusiv afacerile, se supun trecerii timpului. Nimic nu este imuabil: piaţa, clienţii, furnizorii, concurenţa, legislaţia, ideile etc.

Silviu Bălănică menţionează în lucrarea sa, „Comunicare în afaceri”: „Dacă am compara afacerile cu matematica, atunci putem afirma că afacerile sunt ca un sistem de ecuaţii, în care întotdeauna numărul de necunoscute este mai mare decât numărul de ecuaţii. Nu există soluţie unică. Dacă totuşi ar exista o astfel de soluţie, toţi competitorii ar găsi-o mai devreme sau mai târziu şi astfel orice avantaj real ar dispărea. În plus, orice agent se raportează, mai mult sau mai puţin, voluntar sau involuntar, la acţiunile celorlalţi agenţi. O problemă a unuia dintre aceştia poate deveni foarte uşor o problemă pentru ceilalţi şi, în mod similar, o problemă de-a noastră poate deveni o problemă pentru ceilalţi. De aceea, în general, o soluţie identificată poate reprezenta rezolvarea unor probleme pentru unii, dar apariţia unor probleme pentru alţii.”

Persoana care are responsabilitatea desfăşurării unei afaceri trebuie să fixeze anumiţi parametrii. Stabilirea parametrilor o face din intuiţie, din cărţi (prin educaţie), inspirându-se din experienţa altora, din deducţii. Dacă parametrii sunt greşit fixaţi (chiar şi unul singur), afacerile pot intra în zona de pierderi, care este foarte mare, spre deosebire de zona de profit, care este de obicei redusă.

Intuiţia şi talentul sunt native, nici o şcoală nu poate forma talentul sau dezvolta intuiţia în afaceri. În schimb, luarea în considerare numai a uneia dintre acestea sau chiar a ambelor nu garantează niciodată succesul în afaceri. Acestea sunt două "ingrediente" de bază, necesare, dar insuficiente. Riscul şi incertitudinea fac parte din viaţă şi ne însoţesc în toate acţiunile întreprinse sau activităţile desfăşurate, atât la nivel individual cât şi organizaţional.

Capacitatea de a înţelege situaţii, persoane şi probleme reprezintă şi ea, la rândul ei, un punct de referinţă. Schema logică a înţelegerii poate fi reprezentată de o scară: prima treaptă este cea a datelor şi faptelor simple, neprelucrate şi neorganizate. O dată colectate în mod sistematizat şi organizate după anumite principii, aceste date se transformă în informaţii. Aceasta este cea de-a doua treaptă. Treapta a treia este cea a cunoaşterii; informaţiile sunt utilizate în cadrul acestei trepte, adăugându-se valoare fiecăreia dintre ele, prin combinarea lor şi prin identificarea modalităţilor de utilizare a acestora, a cadrului în care vor fi folosite şi exploatarea lor efectivă. În sfârşit, cea de-a patra treaptă este aceea a înţelegerii: informaţiile sunt concentrate, experienţele trăite sunt utilizate, putându-se astfel elabora unele principii care să servească în situaţii viitoare similare.

O altă caracteristică necesară este aceea a adaptabilităţii la orice situaţie a mediilor. Este important ca în orice situaţie, o persoană implicată într-o activitate şi care lucrează cu alţi indivizi, să "împrumute" cât mai mult din caracteristicile pozitive ale indivizilor respectivi şi să se raporteze într-o măsură adecvată la mediul respectiv. Doar în acel moment indivizii respectivi îl vor accepta în rândul lor, comunicând într-o manieră constructivă cu noul venit.

Principalul scop al comunicării în afaceri rămâne stabilirea unor relaţii interpersonale sau interinstituţionale care să permită definirea şi atingerea obiectivelor unei firme. Prin intermediul comunicării se vor dezvolta planuri şi scheme astfel încât obiectivele să fie atinse, resursele umane şi materiale vor fi organizate pentru îndeplinirea obiectivelor, se va crea un climat comportamental favorabil conducerii, sprijinirii şi motivării oamenilor.

Comunicarea este un mijloc prin care oamenii sunt uniţi unii cu ceilalţi într-o organizaţie pentru a realiza un scop comun. Nici o activitate de grup, comună, nu se poate desfăşura fără comunicare. Există totuşi o serie de probleme care apar în momentul iniţierii, transmiterii şi primirii unor informaţii prin intermediul procesului de comunicare. Comunicarea determină implicarea angajaţilor în cadrul organizaţiei, creşte motivarea şi angajamentul pentru soluţionarea problemelor. Managerii trebuie să comunice în interiorul firmei la diferite niveluri ierarhice, atât cu indivizi cât şi cu grupuri şi departamente, iar în exterior cu furnizori, clienţi, bănci etc. Atât sistemele de comunicare oficială şi cât şi cele de natură neoficială sunt necesare pentru evaluarea şi interpretarea informaţiilor. Aptitudinile comunicaţionale reprezintă nucleul competenţelor de conducere.

Obiectivul general al comunicării într-o organizaţie este acela de a determina o anumită schimbare interioară şi de a facilita adaptarea, atât interioară cât şi exterioară, la această schimbare. Sensul acestui obiectiv este acela de a influenţa activităţile într-o manieră care să afecteze pozitiv situaţia firmei.