Metodologia de exercitare a controlului preventiv în cadrul instituțiilor publice

1.Controlul financiar preventiv – scurtă caracterizare

1.1.Definiție, clasificare

Controlul financiar preventiv este o formă specifica a controlului financiar, aceasta având funcția de a asigura folosirea eficientă a resurselor materiale și bănești, la îmbunătățirea utilizării și administrării fondurilor, la o mai bună contribuție a tuturor factorilor de decizie din cadrul entităților publice și private.

”Controlul financiar preventiv îndeplinește următoarele funcții:

• Control specializat, care implică verificarea și analiza activității economicității operațiilor, folosirii raționale a resurselor materiale și financiare și al protejării integrității proprietății.

• Instrument specific al acțiunii de preîntâmpinare a deficiențelor, a operațiilor nelegale, nereale și neeconomice, a neregulilor, a imobilizării fondurilor și a păgubirii patrimoniului administrat.

• Control documentar, operațiile supuse controlului verificându-se pe baza documentelor primare.

• Control anticipat, ceea ce-l distinge de celelalte forme de control: ierarhic operativ-curent, controlul ulterior, controlul gestionar.”

Controlul financiar preventiv este organizat unitar, așa cum este menționat în structura de funcționare care este identificată în organigrama proprie fiecărei unități economico-sociale în parte.

În cazul controlului financiar preventiv, se iau în considerare următoarele elemente: volumul, complexitatea și diversitatea operațiilor supuse controlului financiar preventiv, numărul de persoane încadrate în unitate și mărimea fondului de salarii, gradul de mecanizare și automatizare al întocmirii și prelucrării documentelor, amplasarea teritorială a compartimentelor în care se întocmesc documentele etc..

La procesul de elaborare a proiectului ordinului sau deciziei privind organizarea și exercitarea controlului financiar preventiv iau parte toate compartimentele și sectoarele conexe, specialiștii, cât și cei din conducerea unității.

Termenele de verificare și acordare a vizei vor fi stabilite astfel încât să asigure efectuarea operațiilor într-un mod cât mai eficace.

Ordinul sau decizia trebuie să includă precizarea că documentele care conțin operații supuse controlului financiar preventiv nu pot fi efectuate dacă în prealabil nu s-a efectuat acest control asupra lor. Documentele care cuprin operații controlului financiar preventiv pentru ca nu s-a acordat viza și nu s-a dat aprobarea efectuării lor, nu vor fi înregistrate în contabilitate, ci vor fi evidențiate distinct.

Pe lângă conducătorul unității, atât contabilul șef cât și Adunarea Generală a Acționarilor trebuie să participe la organizarea controlului financiar preventiv al unității.

Adunarea Generală a Acționarilor va avea ca scop, prin organizarea controlului financiar preventiv, în ce măsură controlul financiar preventiv a constituit un instrument care a dus spre luarea deciziilor, în administrarea și resurselor materiale și financiare, în identificarea și mobilizarea rezervelor, în prevenirea, descoperirea și recuperarea pagubelor materiale, precum și în evidențierea celor care sunt vinovați pentru încălcarea dispozițiilor legale.

În plus, se analizează cazuri concrete de refuz a vizei de control financiar preventiv, modul în care acestea sunt soluționate al acestora, cauzele și consecințele economic-financiare, precumși măsurile ce au fost luate pentru a le preveni în viitor.

În același timp, se vor prezenta cazurile de efectuare a unor operații care nu au au îndeplinit condițiile, iar acestea vor fi reflectate în indicatorii economico-financiari negativi cum sunt: pierderile din rebuturi, penalitățile pentru nerespectarea disciplinei contractuale, locații,m dobânzi penalizatoare plătite la credite restante, imobilizări în stocuri supranormative, debitori, pagube materiale, depășirea necorespunzătoare a fondului de salarii, depășirea cheltuielilor bugetare, produse din vina conducătorilor compartimentelor de specialitate.

Prin intermediul acestor analize se vor stabili măsuri concrete atât pentru îmbunătățirea organizării și exercitării controlului financiar preventiv în condițiile stipulate de lege, cât și pentru identificarea și pedepsirea celor care au încălcat normele legale la un moment dat. În cele din urmă, se poate afirma că prin controlul financiar preventiv se orgarnizeazp de cptre ordonatorii principali, secundari și terțiari în cadrul departamentelor, altor organe de stat, instituții de stat de subordonare centrala sau locală, precum și de ddorectorii generali ai regiilor autonome și societăților comerciale, precum și organizații bancare, instituții, asociații cooperatiste, alți agenți economici prin compartimentul financiar-contabil.

1.2 Obiectivele controlului financiar

”Controlului financiar preventin se supun documentele care cuprind operațiile ce se referă la drepturile și obligațiile patrimoniale ale unitații, în faza de angajare și de plată, în raporturile cu alte persoane juridice sau fizice, operațiunile urmarite în mod obligatoriu fiind următoarele:

• Încheierea contractelor cu partenerii interni și externi

• Încasările și plațile în lei și în valută de orice natură efectuate ăn numerar și prin operațiuni bancare, cu persoane juridice sau fizice

• Trecerea unor sume care duc la reducerea profitului sau a capitalului social pe cheltuieli, fonduri sau rezultate

• Închirierea, gajarea și concesionarea bunurilor

• Deschiderile de credite bugetare, repartizările de credite bugetare la instituțiile din subordine și alimentările cu sume din alocațiile bugetare pentru finanțarea cheltuielilor de capital

• Propunerile de suplimentare a unor venituri prevăzute a fi suportate pe schema alocațiilor bugetare

• Modificarea repartizării pe trimestre a veniturilor și a cheltuielilor bugetare

• Virările de credite bugetare în cadrul capitolelor de cheltuieli.”