Proiectarea strategiei de comunicare internă pentru Milennium Bank

Comunicarea este adesea definită ca un „schimb de informaţii” , aceasta fiind cea mai simplă definiţie agreată de către specialişti. Comunicarea, în adevaratul sens al cuvântului, implică un proces birirecţional (un dialog şi nu un monolog). Informaţia ce se doreşte a fi comunicată, poate fi prezentată atât oral, cât şi în scris, faţă în faţă, electronic, în cadrul unor discuţii de la persoană la persoană sau în cadrul dicuţiilor în grupuri restrânse.

Ascultarea angajaţilor (parte componentă a comunicarii active) permite managementului companiei să identifice punctele tari şi punctele slabe ale mediului de marketing intern, ajutând astfel semnificativ în procesul luării deciziilor.

Companiile care doresc un adevarat succes trebuie să acorde o atenţie deosebită comunicării interne, deoarece trebuie să conştientizeze valoarea acestei activităţi, căt şi avantajul strategic pe care comunicarea internă îl poate aduce companiei.

1. Dezvoltarea comunicării interne a organizaţiei

Comunicarea internă este la fel de importantă ca şi comunicarea cu clienţii: comunicarea internă de succes este cheia atingerii obiectivelor companiei. Dacă există probleme de comunicare internă, compania va plăti cu siguranţă preţul pentru aceste probleme.

reprezintă un plus financiar important în balanţa fiscală a oricărei companii.

A informa oamenii — sau chiar mai bine, a-i implica — nu este până la urmă doar în interesul angajaţilor. Compania poate la rândul său, să profite de această stare de fapt în câteva feluri: angajaţii informaţi ştiu ceea ce fac, şi mai ales de ce. Înteleg care sunt obiectivele companiei şi cum pot să le aducă la îndeplinire mai eficient. O bună atmosferă de lucru este în interesul fiecarui angajator responsabil, pentru că este o sursă a creşterii eficienţei.

Strategiile de comunicare internă ale unei companii trebuie concepute astfel încat rezultatul final să fie atingerea obiectivelor companiei. În cele ce urmează vom descrie paşii ce trebuie urmăriţi în scopul proiectării strategiilor de comunicare internă.

Primul şi unul dintre cei mai importanţi paşi este auditarea situaţiei interne din cadrul companiei analizate. Analiza contextului elaborării strategiei este primordial, iar punctul de plecare este colectarea informaţiilor din diverse surse interne. Cele mai utilizate metode de culegere a informaţiilor sunt focus grupurile, interviurile cu managementul, cercetările în cadrul personalului, auditul materialelor de comunicare internă deja existente în companie etc. Informaţiile astfel colectate sunt analizate şi utilizate pentru conturarea mesajelor cheie de care personalul este interesat, pentru scoaterea în evidenţă a problemelor cheie identificate şi pentru constuirea unui plan tactic pentru mix-ul canalelor de comunicare ce urmează a fi utilizate.

Un al doilea pas în dezvoltarea comunicării interne îl reprezintă realizarea unui document central de comunicare, a unui manual de comunicare internă. Acest document, realizat pe baza cercetărilor meţionate mai sus şi a imputului managementului, va servi ca platformă pentru toate viitoarele proiecte de comunicare internă. Documentul subliniază priorităţile şi obiectivele companiei, mesaje cheie ce vor fi utilizate în viitorul proces de comunicare internă, comportamentul aşteptat de la salariaţi şi alte elemente fundamentale. Pentru a obţine rezultate cât mai puternice, este esenţial ca manualul de comunicare internă să fie unitar cu tonul comunicării externe.

Cel de-al treilea pas este alinierea managementului superior. Unul dintre cele mai critice aspecte ale unui program de comunicare internă de succes este asigurarea credibilităţii conducătorilor. Fără suportul şi fară implicarea acestora, orice iniţiativă va pieri cu siguranţă. Pasul de plecare în alinierea managementului superior este împărtăşirea manualului de comunicare internă. În acest moment este important să ne asigurăm că echipa înţelege rolul fiecăruia în procesul de comunicare internă.

După ce managementul superior a fost aliniat, este timpul ca managementul de mijloc şi supervizorii să fie implicaţi. Studiile de cercetare arată de fiecare dată ca aceeasta verigă are influenţa cea mai mare în interiorul companiei.

Comunicarea internă va demara ca un dialog cu personalul şi nu ca un monolog. Angajaţii care se simt implicaţi, se simt ascultaţi şi observă că ceea ce au de spus este luat în considerare, vor deveni ambasadori ai brandului, atât în interiorul companiei, cât şi în exteriorul acesteia. Este recomandată întotdeauna o comunicare bidirecţională pentru a acorda angajaţilor posibilitatea de a pune întrebări, de a-şi exprima nemulţumirile şi îndoielile, de a împartăşi idei pentru îmbunătăţirea activităţii şi a rezultatelor. Este esenţial ca personalul să primească întotdeauna şi răspunsurile aşteptate.