Echipamente Birotice Utilizate în Munca de Secretariat

CAPITOLUL I

BIROURILE DE SECRETARIAT – SPAŢII ALE ACTIVITĂŢLOR INFORMATIONALE ŞI COMUNICAŢIONALE

1.1. Birotica – ştiinţa automatizării birourilor. Obiective

În contextul actualei revoluţii tehnico – ştiinţifice, în care informatica şi telecomunicaţiile, producerea si comunicarea informaţiei sunt priorităţi incontestabile, cu largi aplicaţii în întreaga viaţă economică, ştiinţifică şi socială, definirea biroticii este o problemă necesară dar dificilă.

Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou, cu toate acestea, obiectul ei depăşeşte cadrul tehnic al proceselor administrative.

Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaţii, cu noile mijloace de stocare si de transmitere a informaţiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică şi electronică şi în special cu noile realizări in materie de echipamente şi de programe informatice, birotica oferă noilor tehnici de procesare a informaţiei valenţe profesionale şi economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă odată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus si prin accesibilitatea utilizării lor au pătruns în orice birou sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvânt intrat recent în limbajul cotidian, prin preluarea termenului englezesc „office automation”.

Termenul a fost introdus in limba franceză de Paul Berger şi Louis Nauges după Convenţia Informatică din anul 1976. Ambii termeni, dar mai ales cel englezesc, sugereaza domeniul biroticii – biroul – si obiectivele fundamentale ale acestuia – automatizarea biroului. Se poate spune ca termenul a început să circule în Franţa după 1982, când într-o publicaţie de specialitate (Journal Officiel), găsim următoarea definiţie: Birotica: ansamblu de tehnici si de mijloace utilizate în automatizarea activităţilor de birou, în special a aspectelor legate de comunicaţii prin cuvânt, prin scris sau prin imagine.

În esenţă, birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, de distibuţie si de exploatare a informaţiei din perspectiva muncii de bioru, fără însă a se substitui disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicaţiile şi telematica.

Birotica s-a născut, deci, din necesitatea integrării mijloacelor si tehnicilor muncii administrative şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind creşterea performanţei şi calităţii muncii de birou în orice domeniu de activitate.

Într-o altă perspectivă, mai recentă, adaptată la coordonatele societăţii infromaţionale spre care ne îndreptăm, birotica se consemnează ca un proces de automatizare flexiblilă aplicat la cel mai important loc de muncă al societăţii de astăzi şi mai ales de mâine: biroul.

Sistemele birotice facilitează procesarea, diseminarea si coordonarea informaţiei, materia primă a oricărei activităţi de birou.

Prin aceasta se încearcă înlăturarea coşmarului birocratic.

Astăzi birourile au trei roluri organizaţionale importante:

- Coordonează şi conduc munca lucrătorilor într-o organizaţie;

- Integrează munca realizată pe toate nivelurile cu funcţiile din organizaţiile respective.

- Cuplează organizţia cu mediul, integrând informaţional clienţii şi furnizorii.

Pentru a îndeplini aceste roluri, în general, birourile desfăşoară cinci mari activităţi 2:

- Managememtul documentelor;

- Introducerea informaţiilor în fişiere;

- Conducerea proiectelor;

- Coordonarea personalului;

- Repatizarea pe sarcini a indivizilor şi a grupurilor.

Prima dintre acestea consumă aproximativ 40% din efortul total, celelalte activităţi ocupă restul 60% în mod egal. Pentru a defini mai exact conceptul de birotică se impune sublinierea particularităţilor şi tendinţelor muncii de birou, indiferent de conţinutul său economic.

Astfel, o primă particularizare predominantă o constituie procesele informaţionale şi decizionale. Informatica, materia primă a oricărei activităţi de bioru, oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem şi organizaţie economico – socială.