Instrumente specifice de evidență și organizare în munca de secretariat

I CONCEPTUL SI DEONTOLOGIA PROFESIEI DE SECRETAR

1. DESCRIEREA, ANALIZA SI EVALUAREA FUNCTIEI DE SECRETAR

Secretariatul trebuie considerat ca un axiliar imediat si indispensabil al managerilor, avand ca rol principal preluarea de la acestia-prin delegare de atributii-a unor sarcini pe care le pot rezolva ( uneori chiar mai bine). Secretariatul poate contribui la mai buna executare a functiilor de management la toate nivelurile acestuia: prevederea si programarea, organizarea si structurarea activitatii, coordonarea, decizia si controlul etc.

În principal, secretarul se ocupă de crearea tuturor condiţiilor de asigurare a desfăşurării optime a fluxurilor de informaţii şi decizii. Rolul secretarului, în general, este considerat a fi secundar, având un caracter auxiliar, dar în realitate el este indispensabil în desfăşurarea activităţii economico-sociale performante.

În literatura de specialitate (destul de săracă) s-a încercat definirea secretariatelor ca fiind „un nucleu funcţional, un grup de oameni specializaţi reuniţi sub o autoritate ierarhică (director de secretariat, secretar şef , şef birou secretariat etc) subordonată la rîndul ei conducerii unităţii şi care are prevăzute atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat”.

Secretariatele au o serie de atribuţii specifice :

-organizarea corespondenţei primate sau emise de conducerea unităţii

-evidenţa, circulaţia şi clasarea acesteia

-organizarea evidenţelor operative sau fundamentale în cadrul sistemului informaţional sau decizional al unităţii

-organizarea întâlnirilor de lucru, a şedinţelor, a unor manifestări ştiinţifice

- asigurarea documentţiei necesare actului decisional

-multiplicarea documentelor şi materialelor informaţionale şi/sau decizionale

-primirea vizitatorilor şi a altor solocitanţi –potenţiali clienţi ai firmei.

Funcţia de secretar presupune omniprezenţa secretarului la diferite activităţi organizate de conducere, consemnarea lucrărilor respective, prelucrarea, clasarea şi arhivarea documentelor rezultate. Definirea funcţiei de secretar presupune considerarea cel puţin a următoarelor elemente: scopul şi rolul lor în sistemul general al activităţii economico-sociale şi în unitatea respectivă; poziţia pe care activitatea de secretariat o deţine în contextul general ; responsabilităţile pe care acestea le au; gradul de autoritate primită de la manager; relaţiile cu toţi factorii implicaţi în respectivul proces al muncii instituţiei în care fiinţează.

Evaluarea funţiei de secretar se face printr-un punctaj, acordat în funţie de gradul de pregătire-de bază şi de specialitate –experienţa acumulată şi manifestată; gradul de dificultate şi de risc pe care le presupune executarea funcţiei; priceperea de a lucra cu aparatura din dotare ( în mod deosebit cu calculatorul si faxul); cunoaşterea si practicarea curentă a unei limbi de circulaţie internaţională.

Importanţa şi vaolarea muncii de secretariat sunt subliniate şi de exemplul semnificativ al unui director care în momentul în care i s-a comunicat de forul tutelar că se desfinţează postul de secretar din schema de funcţiuni a afirmat: “…mai bine renunţla un post de şef de secţiei decât la postul de secretar. “

Exercitarea atribuţiilor de către un compartiment presupune exercitarea responsabilităţilor, a prerogativelor dar şi competenţa în a le realiza.

Competenţa celor care lucrează în compartimentele de secretariat se concretizează în a fi:

• un bun stenograf – să poată transmite şi transcrie exact ceea ce i se dictează;

• un dactilograf îndemânatic, scriind fără greşeli de tastare şi limbă;

• un bun corespondent, folosind o limbă corectă şi bogată în conţinut;

• un bun specialist în clasarea şi arhivarea actelor, corespondenţei şi documentelor, capabil să le găsească, la nevoie, cu rapiditate;

• un interpret capabil să discute cu persoane străine, să facă cunoscute ideile reprezentanţilor firmei, să comunice acestora ideile reprezentanţilor firmei, şi să comunice acestora ideile interlocutorilor străini fără denaturări;

• un bun organizator al sistemului informaţional, capabil să primească, să prelucreze şi să transmită informaţii, precum şi să ţină la zi evidenţele pentru conducere şi celelalte compartimente ale unităţii;

• un bun traducător, capabil să traducă cu rapiditate un text din/în limba română/limba străină;

• un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat şi corespondenţă, capabil să înregistreze, repartizeze şi să urmărească rezolvarea corespondenţei primite, să pregătească răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondenţa împreună cu materialul de bază, să întocmească formele de expediere a corespondenţei;

• un bun organizator al contactelor între conducere şi persoanele din afară şi din interiorul firmei (întâlniri de lucru, şedinţe, conferinţe); capabil să facă oficiul de secretar de şedinţă şi să redacteze procese-verbale;

• un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze şi să claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fise, etc;

• un bun specialist în manipularea şi utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maşini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc);

• un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să le prezinte sub formă de grafice şi tabele;

• un bun agent de triere şi transmitere a comunicărilor telefonice, capabil să filtreze, limitând până la evitarea totală a caracterului nociv al suprasolicitărilor şi întreruperilor frecvente ale activităţii conducerii în anumite perioade.

• un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, informări pe baza unor directie generale şi a materialului documentar;

• un bun specialist pentru controlul şi corectura editorială şi tipografică a materialelor în curs de multiplicare.