Elaborarea sistemului de circulație a documentelor destinat folosirii în cadrul cancelariei de stat

Introducere

Transmiterea eficienta a informaţiei constituie, incontestabil, una dintre principalele căi care poate contribui la progresul unei organizaţii de orice natura.

Evoluţia mijloacelor moderne de comunicaţii şi noile capacităţi oferite de sistemele de calcul au determinat creşterea considerabila a vitezei de transmitere a informaţiei. În aceste condiţii informaţia şi modul de propagare al acesteia constituie una dintre modalităţile de eficientizare a fluxurilor. Sistemele de management al documentelor constituie o alternativa viabila la modalităţile clasice de gestiune a acestora. Acestea asigura reducerea costurilor de exploatare şi determina creşterea vitezei de regăsire şi propagare a informaţiei la nivelul organizaţiei.

În Republica Moldova ideea dată este realizată în cadrul proiectului Intranet Guvernamental, care reprezintă întruchiparea cererilor Hotărârii Guvernului RM „cu privire la înfiinţarea paginii oficiale a Republicii Moldova şi consolidarea structurii informaţionale naţionale” Nr: 355 din 02.04.1998 în privinţa creării pe teritoriul Republicii Moldova a reţelei guvernamentale integrate.

Scopul final al proiectului este acordarea posibilităţii instituţiilor guvernamentale de a realiza lucrul în comun în vederea soluţionării întrebărilor de importanţă de stat în regimul timpului real şi cu folosirea noilor mijloace acordate de tehnologiile informaţionale. Fiecare Minister sau Departament primeşte în sistemă statutul grupei de lucru, ce permite, atât de a schimba stilul obişnuit de lucru în interiorul Ministerului, cât şi de a primi noi instrumente, ce permit de a realiza rapid comunicările interdepartamentale, rezultativ şi cu siguranţă maximă, aşa cum automatizarea lucrului cu documente electronice garantează transportarea lor, controlul prelucrării şi efectuării, precum şi securitatea şi confidenţialitatea în caz de necesitate.

In cadrul acestui material prezint soluţia „Intranet Guvernamental” pentru sistemul de circulaţie de documente bazat pe Lotus/Domino. Produsul Notes este un mediu de dezvoltare şi funcţionare pentru aplicaţiile de management al documentelor, permiţând implementarea fluxurilor informaţionale ale oricărei organizaţii.

1. Noţiuni generale

1.1 Enunţul problemei

Începând cu anul 2000 organizaţia „MoldInfoNet” a realizat proiectul „Intranet Guvernamental”, conform tender-ului UNDP din octombrie 2000, organizat pentru realizarea proiectului de informatizare a Guvernului Republicii Moldova. Conform sarcinilor puse, proiectul a fost realizat în patru etape. Etapa finală fiind completă în martie 2002.

În cadrul proiectului „Intranet Guvernamental” a fost realizat un sistem electronic de circulaţie a documentelor „E-GOVERNMENT”. Conform sarcinilor puse, sistemul a fost elaborat specific pentru organele de stat, cu evidenţa tuturor trăsăturilor caracteristice a activităţii organelor de conducere.

Sistemul propus este o soluţie de tip "e-government", care reprezintă un complex integru de instrumente şi soluţii, utilizând cele mai noi tehnologii informaţionale. Drept bază acestui mediu informaţional serveşte Centrul Informaţional al Guvernului, ce coordonează lucrul reţelei de schimb de date dintre Guvernul Republicii Moldova şi Centrele Judeţene. Sistemul prevede serviciul automat pentru gestionarea, stocarea şi repartizarea pe departamente şi direcţii a informaţiei primită din Centrele Judeţene (rapoarte, statistică, dări de seamă, mesaje de serviciu, etc.). Aici este implementat serviciul automat de repartizare şi transmitere a informaţiei din Cancelaria Guvernului spre Centrele Judeţene, utilizând un standard comun de prezentare şi gestionare a datelor. Datele stocate în Centrul Informaţional a Guvernului, pot fi accesate de orice funcţionar, ce are acces la aceste date. în Centre Judeţene există instalat câte un server specializat, care va răspunde de procesul de acumulare a datelor, şi transmiterea automată a lor în Centrul Informaţional Guvernamental. Sistemul prevede un mecanism fiabil de interacţiune cu diferite baze de date şi diverse platforme de baze de date. Reţeaua va include serviciile de poştă electronica, fax, acces la Internet.