Gestiunea activităților pentru o asociație de locatari

1. Prezentarea generală a aplicatiei

Asociatia de locatari nr. 100 din Baia Mare a fost înfiintată în anul 1986, având ca si obiect de activitate asigurarea conditiilor de functionare normală atât a locuintelor si spatiilor cu alta destinatie decât cele de locuit, aflate in proprietate exclusivă, cât si a spatiilor, constructiilor si instalatiilor aflate in proprietate comună indivizibila , aferente cladirilor.

În scopul realizării obiectului său de activitate, asociatia de locatari are următoarele atributii:

- încheie contracte cu furnizorii de produse si servicii si îsi asumă obligatii în nume propriu sau al proprietarilor din codomeniu;

- reglementează folosirea, întretinerea, repararea, înlocuirea si modificarea proprietătii comune;

- adoptă si amendează bugetul de venituri si cheltuieli , precum si fondul de rulment; impune penalizări pentru întârzierea la plata cotelor de întretinere;

Momentan, asociatia nu foloseste un sistem informatic care să gestioneze activitatea ei.

Sistemul informatic ce trebuie dezvoltat trebuie să permită calculul întretinerii, a fondurilor (rulment, reparatii, fond de penalităti aplicate de asociatie) si evidenta pentru asociatia de locatari. Va facilita întocmirea registrului de casă, a registrului jurnal, a registrului pentru evidenta fondului de rulment.

Sistemul informatic va permite de asemenea: repartizarea cheltuielilor pe persoane, suprafată, numai la anumite apartamente sau la anumite apartamente exceptate; evidenta fondului de rulment / reparatii / penalizări / pe suprafata / pe număr camere; evidenta restantieri, furnizori neachitati, facturi primite si netrecute la cheltuieli în registru jurnal.

Asociatia va avea nevoie si de situatii: liste lunare de întretinere/plată, liste restantieri, fisa apartamentului, fisa furnizorului, situatie furnizori, situatie fonduri, registrul de casă/ banca, registru jurnal (incasari, plati, facturi).

2. Flux informational

Se primeste la secretariat o factura de la un furnizor de servicii, ce se va înregistra în Registrul Jurnal al Asociatiei de Locatari. Acest document se verifică si se semnează de către Administrator, după care se transimte la Organele Fiscale Teritoriale (Finante) pentru a fi parafat si semnat. Documentul se înapoiază apoi Asociatiei de Locatari pentru a fi arhivat la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentul justificativ care a stat la baza lui (factura fiscală).

Pe baza facturii înregistrate în Registrul Jurnal se efectuează plata către furnizor, chitanta primită la secretariat se transmite administratorului care pe baza acesteia va întocmi Registrul de Casă în 2 exempare. Registrul de Casă se va semna de către Administrator, apoi se va transmite departamentului financiar-contabil, împreuna cu actele justificative, pentru verificare si semnare. După care este transmis pentru arhivare astfel:

 exemplarul 1 la Caserie;

 exemplarul 2 rămânând la compartimentul financiar-contabil.

Administratorul stabileste cuantumul fondului de rulment pe baza documentului care atestă cheltuielile lunare înregistrate în anul experiat, pe baza căruia se vor face încasările de la locatari. Pe baza încasărilor efctuate de către caserie/secretariat de la locatarii asociatiei de locatari, administratorul întocmeste Registrul pentru Evidenta Fondului de Rulment într-un exemplar, care se arhivează apoi la administratia asociatiei de locatari împreună cu documentele justificative (chitante) aferente.

Lunar, administratorul constituie Registrul pentru Evidenta Fondului de Reparatii, unde fondul de reparatii se constituie la nivelul stabilit în functie de necesarul de lucrări, în baza Hotărârii Adunării Generale a proprietarilor (proces-verbal). Acest document se arhivează la compartimentul de administrasie. Și tot lunar, pe baza listei de plată, administratorul calculează penalizări de înârziere pentru proprietarii din codomeniu care au depăsit 30 de zile de la expirarea termenului stabilit prntru plată. Aceste penalizări vor fi înregistrate in Fondul de Penalizări al Asociatiei de locatari, registru care se va arhiva apoi la administratie.

3. Prezentarea situatiilor finale

Aplicatia generează următoarele situatii (S) de iesire:

S1: Situatia fondului de rulment la data de

S2: Situatia fondului de reparatii la data de

S3: Situatia registrului de casă la data de

S4: Situatia restantierilor

S5: Situatia listei de plata pe luna

S6: Situatia registrului jurnal

S7: Situatia plătilor la data de

S8: Cartea imobilului

Continutul acestor situatii este următorul:

S1: -Cod apartament N(10)

-Numar apartament N(2)

-Nume titular apartament C(30)

-Număr de persoane N(2)

-Cota parte indiviza N(3.2)

-Plati incasate N(8.2)

-Restituiri N(8.2)

-Sold