Gestiunea Informațiilor cu Ajutorul Calculatorului

GESTIUNEA INFORMAŢIILOR CU AJUTORUL CALCULATORULUI

I.Definirea noţiunii de bază de date

Bază de date reprezintă una sau mai multe colecţii de date aflate în interdependenţă, împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor dintre ele.

O bază de date reprezintă o colecţie de informaţii care se referă la un anumit subiect sau scop, cum ar fi urmărirea comenzilor către clienţi sau menţinerea unei evidenţe (evidenţa materialelor, mărfurilor, bunurilor, elementelor unei colecţii etc.). Dacă baza de date nu este memorată pe un calculator, sau doar anumite părţi sunt, aveţi posibilitatea urmăririi informaţiilor dintr-o varietate de surse pe care va trebui să le coordonaţi şi organizaţi personal.

Bază de date egal:

Ansamblu de date structurate

Legate funcţional

Stocate pe suporturi tehnice adresabile

Accesate de mai mulţi utilizatori de o manieră selectivă şi într-un timp oportun

Utilizând Microsoft Access, pot fi gestionate toate informaţiile dintr-un singur fişier al bazei de date. În cadrul fişierului, pot fi utilizate:

- tabele pentru memorarea datelor;

- interogări pentru găsirea şi preluarea numai a datelor dorite;

- formulare pentru vizualizarea, adăugarea, şi actualizarea datelor în tabele;

- rapoarte pentru analiza sau listarea datelor într-un anumit aspect.

II.Crearea şi lucrul cu baze de date în Access

Pentru a crea o bază de date primul pas este acela de alege programul în care aceasta se va crea, în cazul nostru deschiderea Microsoft Access 2003.

Paşi pentru crearea unei baze de date:

-proiectarea unei baze de date;

-introducerea datelor in tabele;

-utilizarea bazelor de date: realizarea de formulare, rapoarte, interogări.

Proiectarea corespunzătoare a bazei de date asigură o întreţinere uşoară a acesteia. Datele sunt memorate în tabele şi fiecare tabel conţine date doar despre un singur subiect. De aceea, la actualizarea unei anumite porţiuni de date doar într-un loc, cum ar fi o adresă, modificarea va apare automat în întreaga bază de date. O bază de date bine proiectată conţine de obicei diferite tipuri de interogări care prezintă informaţiile necesare.

Primul pas în proiectarea unei baze de date constă în stabilirea scopului acesteia şi modul de utilizare, în acest scop trebuie să consultaţi persoanele care vor utiliza baza de date. Împreună cu utilizatorii, edificaţi-vă asupra întrebărilor la care doriţi să răspundă baza de date, apoi conturaţi rapoartele pe care doriţi să le producă baza de date.

După ce scopul bazei de date a fost stabilit, se poate întocmi o listă de cerinţe de la baza de date. Apoi, se pot stabili faptele ce trebuie memorate în baza de date şi cărui subiect îi aparţine fiecare. Aceste fapte corespund câmpurilor (coloanelor) din baza de date, iar subiectele cărora le aparţin corespund tabelelor. Trebuie creat un câmp separat pentru fiecare din aceste fapte. Atunci când stabiliţi ce câmpuri sunt necesare, reţineţi următoarele principii de proiectare:

- includeţi toate informaţiile ce vor fi necesare;

- memoraţi informaţiile în cele mai mici părţi logice;

- nu creaţi câmpuri pentru date alcătuite din liste cu elemente multiple.

- nu includeţi datele derivate sau calculate;

- nu creaţi câmpuri care se aseamănă între ele.

Fiecare tabel trebuie să conţină informaţii despre un subiect.

Atunci când stabiliţi cărui tabel îi aparţine fiecare câmp, reţineţi următoarele principii de proiectare:

- adăugaţi câmpul doar unui singur tabel;

- nu adăugaţi câmpul unui tabel dacă va avea ca rezultat aceleaşi informaţii ce vor apare în înregistrări multiple în tabelul respectiv. Dacă determinaţi că un câmp dintr-un tabel va conţine multe informaţii dublate, atunci câmpul respectiv se află probabil în tabelul greşit.

Introducerea datelor în tabel, este de asemenea foarte importantă. Utilizaţi Microsoft Access pentru a crea tabele, preciza relaţii între tabele, şi introduce suficient de multe date în tabele astfel încât să se poată testa proiectul. Pentru a testa relaţiile din baza de date, observaţi dacă se pot crea interogări pentru a obţine răspunsurile dorite. Creaţi schiţe aproximative pentru formulare şi rapoarte şi observaşi dacă prezintă datele pe care le aşteptaţi. Căutaţi datele dublate care nu sunt necesare şi eliminaţi-le.

În concluzie putem sintetiza următorii paşi în conceperea (construirea) unei baze de date:

Analiza problemei:- stabilirea scopurilor şi a obiectelor urmărite;

- sensul bazei de date;

- identificarea utilizatorilor şi a beneficiarilor bazei de date;

- identificarea surselor din care provin datele;

- studierea documentelor primare şi listele curente (existente);

Întocmirea modelului sistemului informaţional;

Analiza sistemului curent;

Proiectarea bazei de date precum şi realizarea ei;

Explorarea bazei de date în regim de test.