Sisteme Bazate pe Managementul Cunoștințelor

I. Caracteristicile unui sistem de managementul cunoştiţelor

Dacă in trecut, factorii de succes erau reprezentaţi de productivitate, eficienţă şi managementul calităţii, ei au fost inlocuiti în prezent de creativitate, inovare si cunostinţe. De aceea, valorificarea optimă a cunostinţelor reprezintă noul câmp de bătălie şi noua provocare pentru toate firmele, indiferent de mărime şi domeniu de activitate.

Întreprinderile nu trebuie doar să dezvolte şi să extindă cunostinţele angajaţilor, trebuie să folosească mecanisme şi proceduri pentru a transforma cunostinţele individuale în active. Folosirea continuă a cunostinţelor nu diminuează valoarea acestora, cum este cazul altor mijloace de producţie. Dimpotrivă, cu cât se folosesc mai des cunostinţele, cu atât acestea se dezvoltă şi le creşte valoarea. Cunostinţele sunt achiziţionate şi dezvoltate în mod gradual, pe masură ce angajatii dobândesc experienţa în firmă, dar se pot pierde extrem de uşor, prin plecarea angajaţilor din firmă. De aceea, este extrem de important ca organizaţiile sau întreprinderile moderne să dezvolte mecanisme logice si metodice pentru managementul bazat pe cunostinţe, pentru a sistematiza activele de cunostinţe şi informaţii şi pentru a combina în mod optim cunostinţele existente în vederea creşterii performanţelor firmei. De asemenea, firmele trebuie să găsească metode pentru dezvoltarea şi diseminarea cunostinţelor existente.

Drept urmare, în cadrul acestor întreprinderi se încearcă sau se ia în vedere adoptarea sistemelor care suportă managementul cunoştinţelor şi implicit managementul de cunoştinţe.

Managementul de cunoştinţe

Managementul de cunoştinţe este o tehnologie care se axează pe implicarea cunoştinţelor în diferte situaţii ale problemei sau într-un sistem. Scopul managementului de cunoştinţe este transformarea cunoştinţelor implicite în cunoştinţe explicite. Managementul implică o colecţie de activităţi (evaluarea situaţiei, definirea scopului, formarea echipei, alocarea resurselor) al căror scop este asigurarea desfăşurării proiectului sau sarcinii propuse. Cunoaşterea este definită ca fiind o colecţie de reguli, principii şi informaţii structurale care permit luarea deciziilor şi rezolvarea problemelor. Managementul de cunoştinţe reprezintă colecţia de procese care guvernează crearea, diseminarea, şi utilizarea de cunoştinţe. Acest tip de management constă în focalizarea activităţilor organizaţiei pe obţinerea de cunoştinţe din experienţă proprie şi din experienţa altora şi pe aplicarea logică a acestor cunoştinţe pentru a duce la bun sfârşit sarcinile organizaţiei. Managementul de cunoştinţe reprezintă identificarea, optimizarea şi gestionarea de valori intelectuale, cunoştinţe explicite sau cunoştinţe tacite. Acesta are sarcina de a dezvolta şi exploata resursele tangibile şi intangibile ale organizaţiei şi înglobează problemele tehnologice şi organizaţionale. De asemenea, permite generarea de produse ce maximizează potenşialul de vânzare al întreprinderii şi renunţarea la cele ce pot trage în jos afacerile întreprinderii. Prin exploatarea rapidă şi aplicarea cunoştinţelor interne şi externe, o companie poate detecta înaintea competitorilor oportunităţile unor afaceri profitabile. Complexitatea, incertitudinea şi ambiguitatea sistemelor de afaceri sunt transformate de sistemele de management al cunoştinţelor în avantajul celor ce folosec astfel de sisteme. Managementul de cunoştinţe ajută la îmbunătăţirea experienţei prin asigurarea accesibilităţii la cunoştinţele despre proiectele, iniţiativele, eşecurile şi succesele trăite. De asemenea, permite colaborarea prin cunoştinţe între indivizi, echipe şi comunităţi de specialişti. Cele mai valoroase cunoştinţe, deprinderi şi competenţe utile afacerii se află în mintea propriilor angajaţi. Cunoaşterea tacită poate fi rar articulată pe deplin, dar se poate manifesta uşor prin aplicaţie, integrare şi colaborare.

O strategie de management al cunoştinţelor şi un sistem de management al cunoştinţelor trebuie să deţină următoarele componente: intuiţie, judecată, experienţă, valori, ipoteze, convingeri şi inteligenţă.

Cele trei etape în procesul de cunoaştere şi învăţare sunt:

1) Achiziţia de cunoştinţe: este un proces de dezvoltare şi creare de viziuni, relaţii şi deprinderi. Achiziţia de cunoştinţe se realizează prin instrumente de captare şi din baze de date.

2) Partajarea cunoştinţelor: implică diseminarea şi punerea la dispoziţie a tot ce este deja cunoscut. Centrarea pe colaborare şi comunicare sunt principalii factori care diferenţiază sistemele bazate pe cunoştinţe de sistemele de informaţii.

3) Utilizarea: intervine atunci când învăţarea este integrată în organizaţie. Ceea ce este disponibil pe scară largă în interiorul companiei poate fi generalizat şi aplicat cel puţin parţal în situaţii noi.

Sisteme bazate pe managementul cunoştinţelor

Sistemele bazate pe managementul cunoştinţelor se referă la o clasă de sisteme informaţionale create in scopul managementului organizaţional al cunoştinţelor. Acestea sunt dezvoltate pentru suportul şi înglobarea proceselor organizaţionale privind crearea de cunoştinţe, stocarea/obţinerea, transferul şi aplicarea acestora.

Un sistem bazat pe managementul de cunoştinţe este un sistem informatic bazat pe modele de cunoştinţe distribuite şi eterogene care prin intermediul unor metode (proceduri) de exploatare raţională a modelului de cunoştinţe conduce la automatizarea lucrului bazat pe cunoştinţe cu scopul de a sprijini procesul de luare a deciziilor, de învăţare şi de acţiune făcând-ul astfel să se comporte ca un sistem suport în luarea deciziilor în mod asistat.

Acest tip de sisteme rezolvă probleme care, în mod normal, sunt rezolvate de “experţi” umani.

Un astfel de sistem mai poate fi definit ca fiind “un program de calculator inteligent ce foloseşte cunoştinţele şi diferite proceduri de inferenţă pentru a rezolva probleme care sunt indeajuns de dificile astfel încât să solicite o importantă expertiză umană în scopul soluţionării lor.”

Aceste sisteme sunt capabile să coopereze cu utilizatorii umani astfel calitatea de sprijin dat şi de modul său de prezentare devenind probleme importante. Punerea în aplicare a sistemelor bazate pe cunoştinţe se realizează prin potrivirea cerinţelor şi necesităţilor pentru a realiza sisteme organizaţionale şi evidenţierea implicaţiilor introducerii a unor astfel de tehnologii în muncă şi în viaţa de zi cu zi. Metodele bazate pe cunoştinţe au ca scop integrarea cu tehnologiile convenţionale, instrumente de software bazate pe cunoştinţe, de mecanisme de sprijin a deciziilor, a interacţiunilor cu utilizatorii, probleme organizatorice, de achiziţie a cunoştinţelor, reprezentarea cunoştinţelor, limbaje de programare şi medii bazate pe cunoştinţe.

Sistemele de management al cunoştinţelor sunt instrumente a căror scop este de a oferi suport în gestionarea cunoştinţelor ele evoluând din sisteme de gestiune a informaţiilor care integrau aspecte CSCW(Computer Supported Cooperative Work: medii de lucru colaborative asistate de calculator) cu sisteme de gestiune a informaţiilor şi documentelor. Ele oferă funcţii specifice legate de comunicare (e-mail, forum-uri de discuţie), coordonare (partajarea listelor de sarcini) şi control ( urmărirea bilanţului intern şi controlul automat). Astfel, aceste sisteme extind perspectiva angajaţilor ca lucrători ce deţin cunoştinţe, înzestrându-i cu însuşiri de a crea cunoştinţe şi de a contribui activ la un ansamblu de cunoştinţe dinamice şi partajate. De asemenea ele trebuie să ofere suport pentru multe funcţii informaţionale, printre care: achiziţie şi indexare, captare şi arhivare, găsire şi accesare, creare şi adnotare, interpolare şi modificare. Aceste funcţii ale sistemelor bazate pe managementul cunoştinţelor permit caracteristici multiple de organizare a activităţilor semnificative în jurul obiectelor partajate şi reutilizabile pentru a atinge scopurile propuse, lucru ce demonstrează ca ele se adresează caracterului distribuit de lucru şi expertizei.

Obiectivele sistemelor de managementul cunoştinţelor

- la nivelul activităţii de achiziţionare a cunoştinţelor, sistemul de management al cunoştinţelor trebuie să faciliteze articularea cunoştinţelor implicite, evaluarea cunoştinţelor explicite, organizarea cunoştinţelor considerate ca relevante într-un system compact, accesibil si consistent.

- la nivelul activităţii de exploatare a cunoştinţelor, sistemul de management al cunoştinţelor trebuie să faciliteze regăsirea cunoştinţelor, inferenţa pe baza cunoştinţelor, explorarea si vizualizarea relaţiilor în cadrul bazei de cunoştinţe, comunicarea cunoştinţelor, personalizarea cunoştinţelor.

- la nivelul activităţii de actualizare a cunoştinţelor, sistemul de managementul cunoştinţelor trebuie să faciliteze adăugarea si integrarea de noi cunoştinţe, să aibă posibilitatea de a

modifica sau şterge cunoştinţe care si-au pierdut validitatea si să scaleze la volume foarte mari.