Comunicarea în organizații

Organizatiile – continut si caracteristici

Organizatia nu traieste izolata. Ea functioneaza in mediul sau si gratie lui intretine raporturi constante cu diferiti parteneri: vinde produsele si serviciile sale clientilor, cumpara de la furnizori materii prime si mijloace de productie, echipamente, imprumuta sau deplaseaza fonduri la diferite banci, plateste impozite dar, totodata, poate beneficia de diferite ajutoare din partea statului (inovatii, investitii productive).

Organizatia ca sistem

O organizatie, de orice tip ar fi ea nu functioneza intr-un sistem inchis, ci conform teoriei generale a sistemelor a lui L. Bertalanffi, fiind ea insasi un sistem, constituie un element al unui alt sistem de ordin superior, avand schimburi cu acestea, ca urmare fiind un sistem deschis. Privita ca sistem, organizatia are urmatoarele caracteristici:

a. este un sistem socio – economic, deoarece reuneste mijloacele de productie si forta de munca prin intermediul carora realizeaza produse, lucrari, servicii, corespunzator comenzii sociale;

b. este un sistem dinamic, in sensul ca modificarile care au loc in cadrul sistemului, in relatiile acestuia cu mediul, il determina o anumita traiectorie de evolutie, care ii asigura si viabilitatea;

c. este un sistem complex pentru ca prezinta o reuniune articulata prin numeroase legaturi a diferitelor componente – oameni, mijloace de munca, obiecte ale muncii – care actioneaza in interrelatii determinate de existenta obiectivelor proprii intregului sistem;

d. este un sistem probabilistic, intrucat actiunea ansamblului este pusa unor factori perturbatori care tind sa modifice starea de echilibru, factori ce pot fi compensati sau aliminati prin marirea cantitatii de informatii si a grupului de organizare. O clasificare tipologica a factorilor perturbatori se poate face luandu-se in considerare urmatoarele criterii:

- sursa de modificare a elementelor de functionare a sistemului: factori datorati macrosistemului, perturbatiilor internationale, modificarii elementelor de iesire;

- natura sistemului a carui functionare o determina – sociali, economici, politici, tehnologici, ecologici, psihologici;

- competenta de tratare si rezolvare a perturbatiilor care pot fi solutionate la nivelul sistemului considerat sau la cel al sistemului supraordonat;

- domeniul de activitate in care se produc perturbatiile – procesul de productie, rezultatele activitatii desfasurate, procesele de conducere si organizare;

e. este un sistem deschis, organic adaptiv, tinand seama de faptul ca este o componenta a unor sisteme mai mari (ramura, economie nationala), care are multiple legaturi armonizate prin procesul conducerii. In acelasi timp, organizatia este un ansamblu, avand si un grad propriu de autonomie, o functionare de sine statatoare;

f. este un sistem relativ stabil, deoarece este capabil sa-si mentina functionarea in cadrul anumitor limite care-i definesc linia de comportare, limite care nu au insa in vedere reintoarcerea absoluta la starea initiala, ci inscrierea pe traiectoria data de elementele unei evolutii dinamice, influentata de mobilitatea obiectivelor de atins. In acest fel, valorile variantelor esentiale sunt mentionate in jurul unor medii care se integreaza in aceste limite cu ajutorul unui mecanism de adaptare prin compensare. Aceasta proprietate poarta numele de ultrastabilitate si corespunde notiunii de echilibru dinamic;

g. este un sistem autoreglabil si autoorganizabil, deoarece este capabil sa faca fata diferitelor influente din interior si exterior cu ajutorul interventiilor managerilor. Ca sistem autoreglabil, oganizatia actioneaza in concordanta atat cu cadrul juridici – legislativ, cat si cu obiectivele ce decurg din planul propriu. Autoorganizarea reflecta, pe de o parte, capacitatea acesteia de a reface echilibrul componetelor sistemului organizatiei, vis – a – vis de perturbatiile aparute si, pe de alta parte, calitatea de sistem cu autoinstruire, prin care experientele anterioare sunt folosite pentru optimizarea diferitelor activitati proprii.

Schema globala a organizatiei ca sistem evidentiaza componentele de baza: intrarile, iesirile, perturbatiile exterioare si interioare care pot influienta functionarea sistemului, sistemului de autoreglare in functionarea corecta a oraganizatiei si sistemul efector propriu-zis.