Comunicarea Organizațională

Comunicarea este un proces modern de favorizare a schimbului de idei sau relaţii spirituale în interiorul unui grup ori între acesta şi persoane de contact.

Totodată, comunicarea interumană deschide şi înlesneşte drumul cunoaşterii personale şi a celor din jur, fiind în măsură să clarifice ierarhizarea oamenilor în societate după criterii de valoare.

Specialiştii în domeniu apreciază că există o serie întreagă de tipuri (forme) de comunicare. Important este criteriul adoptat pentru clasificare. Astfel, după scopul urmărit, putem distinge:

- comunicări oficiale;

- comunicări neoficiale.

După frecvenţa comunicării:

- permanentă;

- periodică;

- aperiodică (de câte ori este nevoie).

După genul de activitate căreia îi este adresată:

- comunicare instructivă sau educaţională;

- comunicare profesională sau în procesul muncii;

- comunicare mediată sau prin intermediul altcuiva.

Din punctul de vedere al relaţiilor ce se stabilesc între administraţie şi cetăţeni, comunicarea se poate clasifica în:

- comunicare verbală sau orală;

- comunicare în scris;

- comunicare nonverbală sau neverbală.

Atunci când cineva este angajat într-o organizaţie/instituţie, primul lucru pe care îl face este să se documenteze cu privire la acea companie. Cine este, ce face, care sunt serviciile şi produsele.

Trebuie să se cunoască detalii despre imaginea pe care o au publicurile companiei despre ea. Astfel, este bine să se cunoască exact care este imaginea în mass-media - mai ales că prin specificul unor publicaţii, informaţiile pot fi prezentate în modalităţi diferite.

În activitatea de comunicare trebuie să fie avute în vedere toate publicurile organizaţiei - mai ales că fiecăruia i se pot trimite materiale specifice care să îi aducă exact informaţiile pe care le căuta.

Comunicarea eficientă implică utilizarea tuturor mijloacelor disponibile, structurarea informaţiei în funcţie de public şi de scopurile organizaţiei, planificarea corectă şi o monitorizare a reacţiilor. Totul diferă în functie de specificul companiei şi de activităţile desfăşurate.

O comunicare constantă, cu informaţii care nu se repetă se dovedeşte a fi extrem de utilă şi în situaţiile de criză. Dacă o instituţie este deja cunoscută pentru realizările ei - totul se poate face mai uşor. Jurnalistii cunosc deja reprezentanţii companiei, lumea a auzit date despre companie şi ştiu unele detalii importante - astfel încât se poate afirma că organizaţia câştigă/îşi creează prin intermediul unei comunicări permanente un capital de încredere în faţa publicurilor sale.

Comunicarea poate fi formal definită ca orice proces prin care premisele decizionale sunt transmise de la un membru al unei instituţii la altul. Comunicarea însoţeşte activitatea instituţiilor publice, contribuind la realizarea în bune condiţii a acesteia.

Comunicarea publică se referă atât la schimbul şi împărtaşirea de informaţii de utilitate publică, cât şi menţinerea liantului social.

Comunicarea în instituţii este un proces bilateral: el presupune atât transmiterea ordinelor, informaţiei şi sfaturilor la un centru de decizie (adică un individ învestit cu responsabilitatea de a lua decizii), cât şi transmiterea deciziilor luate de la acest centru în alte părţi ale instituţiei. Mai mult, este un proces care se desfăşoară în sus, în jos şi lateral în instituţie.

Canalele de comunicare în instituţiile publice pot fi de două feluri: formale şi informale. Prin canalele formale se transmit fluxurile informaţionale oficiale. Canalele informale de comunicare se stabilesc în general între persoane şi grupuri informale. Acestea sunt formate din angajaţi care au interese comune sau afinităţi. Informaţiile transferate prin aceste canale sunt neoficiale şi au un caracter personal sau general: ele nu sunt verificate.

Comunicarea instituţională este o comunicare extraorganizaţională prin care instituţia din administraţia publică urmăreşte să-şi întărească imaginea, să suscite în jurul ei un climat de încredere şi simpatie din partea cetăţenilor.

Comunicarea externă a instituţiei publice contribuie la notorietatea şi imaginea organizaţiei în instituţie.Ea îndeplineşte atfel, totodată funcţia de promovare a instituţiei publice a statului şi a unităţilor administrativ-teritoriale.