Intranetul - mijloc de comunicare eficientă

INTRODUCERE

Aplicarea tehnologiilor moderne in comunicarea interna nu mai este o noutate. Din ce in ce mai multe organizatii utilizeaza sisteme tehnologice cu scopul de a eficientiza procesul de comunicare.

Intranetul este o tehnologie de comunicare interna ce presupune o retea privata de calculatoare care utilizeaza protocoale Internet, conectivitatea sistemelor in retea si telecomunicatiile pentru a oferi posibilitatea transmiterii de informatii in interiorul unei organizatii, intr-un mod cat mai larg, eficient si sigur.

Ipoteza de studiu: mediul organizatiilor este in continua schimbare, atat cel intern cat si cel extern, progresul tehnic detine un rol foarte important ca factor cauzator al schimbarii. Organizatiile care isi doresc succesul pe termen lung trebuie sa fie atente la aceste schimbari si sa fie adaptabile, pregatite sa incorporeze progresul tehnic intr-un mod cat mai benefic pentru activitatea lor. O ignorare a noilor tehnologii poate duce chiar la disparitia organizatiilor, bineinteles in functie de importanta acestora pentru activitatea firmei.

Insa pentru ca o organizatie sa incorporeze cu succes noile tehnologii nu este suficienta doar implementarea lor, ci inainte de implementare trebuie facuta o cercetare atenta a nevoilor organizatiei, caracteristicilor acesteia, resurselor de care dispune, cercetare care sa ofere toate informatiile referitoare la necesitatile tehnologice si modul in care acestea vor asigura performanta organizatiei.

Multe firme din pacate evalueaza performanta doar prin prisma cresterii directe a profitului si scaderii directe a costurilor (numai prin cifre exacte). Insa in ceea ce priveste tehnologiile de comunicare, cum este si intranetul, este foarte dificila cuantificarea performantelor acestora in cifre exacte. Si atunci se ajunge la intrebarea este intranetul un mijloc eficient de comunicare in cadrul unei organizatii?

In lucrarea de fata intentionez sa cercetez aspecte referitoare la eficienta intranetului, moduri in care putem urmari si aprecia aceasta eficienta si sa ofer cateva sugestii de a implementa cat mai eficient o astfel de tehnologie.

Metodele de cercetare utilizate sunt:

- studiul documentelor scrise  prin consultarea bibliografiei de specialitate, a publicatiilor si studiilor care contin informatii de interes, a site-urilor web, etc

- contactele personale  voi apela la cunostinte din cadrul organizatiilor care utilizeaza Intranetul ca mijloc de comunicare interna, pentru a sesiza opiniile, atitudinea, receptivitatea acestora cu privire la Intranet si eventualele sugestii pe care acestea le-ar putea avea in legatura cu acest subiect.

1. CE REPREZINTA INTRANETUL?

Un Intranet este o retea construita în cadrul unei organizatii, folosind standardele si software-ul necesar Internetului si World Wide Web-ului. Acest Intranet poate fi apoi conectat la Internet si la retelele numite Extraneturi care ofera legaturi electronice între partenerii unei afaceri. Intraneturile sunt create pentru a fi retele interne, deschise si sigure, cu software de navigare pe web care ofera acces usor de tip point-and-click utilizatorilor finali ai paginilor de website interne.

Intraneturile ofera cel mai inovativ mod de a elibera informatia de inaccesibilitatea intrinseca sistemelor informationale complexe.

Intraneturile permit angajatilor unei companii sa lucreze într-o maniera care corespunde cel mai bine personalitatii si stilului lor de munca si, de asemenea, ofera utilizatorilor libertatea de a obtine informatia dintr-o arhiva de date.

Prima generatie a aplicatiilor Intranet a inclus:

- publicarea documentelor corporative;

- directory service (serviciu de directoare);

- aplicatii simple de grup,

- distributia software-ului.

Beneficiile primei generatii de Intranet:

- abilitatea de a debloca informatia care nu era disponibila;

- reducerea efortului de împartire a informatiei;

- mai putin timp si energie investita în încercarea de a gasi si citi informatia,

- reducerea supraîncarcarii retelei si a infrastructurii serverului;

- eliminarea unei mari parti din costurile de printare si distributie.

A doua generatie de Intranet a privit descendent, catre nivelele inferioare ale organizatiei. S-a facut înca un pas spre extinderea diseminarii informatiei în cadrul organizatiei catre departamente si la nivelul grupurilor de lucru. Aceasta generatie de dezvoltare a Intranetului a creat urmatoarele aplicatii care:

- distribuie informatii între membrii unor echipe de proiect;

- distribuie informatii în cadrul departamentelor;

- distribuie informatii între departamente.

În loc sa priveasca descendent catre nivelele inferioare ale unei organizatii, a treia generatie de dezvoltare a Intranetului s-a orientat spre exterior, catre sustinerea parteneriatelor cu furnizorii si clientii. Astfel din Intranet a evoluat Extranetul.

Extranetul foloseste multe din tehnicile utilizate la începutul dezvoltarii Intranetului, dar cu îmbunatatirile necesare pentru a oferi acces celor din afara organizatiei. Spre deosebire de un website care poate fi accesat de aproape oricine, Extranetul mentine un acces controlat si restrictiv.

În plus, un Intranet încurajeaza editarea de pagini personale sau departamentale. În orice caz, un Extranet cere un anume control asupra informatiei care este facuta disponibila chiar si vizitatorilor autorizati veniti din exterior.