Strategii și Tehnici de Comunicare

I. Aspecte teoretice privind strategia de comunicare organizațională

Studiul comunicării organizaționale nu este nou, dar de abia acum a primit un grad de recunoaștere ca domeniu în studiul academic. S-a dezvoltat ca răspuns necesităților și preocupărilor în afaceri. Primele programe de comunicări au fost organizate în departamente, iar majoritatea Școlilor de afaceri includ comunicarea organizațională ca element de bază în studiul afacerilor. Studiul în comunicarea organizaţională recunoaşte că o comunicare într-o organizaţie nu se referă numai la programe de training-uri şi la faptul de a avea aptitudini de comunicare interpersonală. De altfel se știe că toate organizațiile au nevoie de comunicare.

Domeniul comunicării organizaţionale este divers şi fragmentat aşa cum evidenţiază rezultatele a literaturii de specialitate asupra subiectului. Comunicarea se situează la nivel micro, meso şi macro; comunicare formală şi informală; comunicare organizaţională practică internă- ziare, prezentări, comunicare strategică, performanţă, review, întâlniri; comunicare externă- public, media, inter-organizare. Inovaţia, învăţarea organizaţională, cunoaşterea managementului, managementul conflictului, diversitatea şi tehnologiile comunicării şi ele se adresează comunicării externe. Ca o disciplină academică, comunicarea organizaţională se vrea săse dezvolte şi să convină la o coerenţă în mai multe domenii. Comunicarea organizaţională ca şi domeniu a suferit schimbări dramatice, poate cel mai mult decât alte teorii şi practici organizaţionale.

Înainte de 1920, comunicarea în micile organizaţii a fost informală. Comunicarea organizaţională în organizaţiile din zilele noastre nu a devenit neapărat mai complexă şi variată ci mai degrabă mai importantă pentru funcţionalitatea organizaţională. În timp ce cercetările s-au concentrat mai mult pe felul cum a variat comunicarea organizaţională de diferite tipuri şi structuri, iar emphasiss-a întors crescător spre înţelegerea felului cum tehnologiile noi ale comunicării şi competenţele pot ajuta în vederea unor forme efective organizaţionale mai bune sau procese.

Vom vorbi despre importanţa comunicării organizaţionale, baza teoretică şi perspectivele care ghidează studiul în comunicare şi elementele de bază care ghidează studiul încomunicarea organizaţională, elementul cheie de funcţionare a comunicării într-o organizaţie şi implicaţiile tehnologiilor de comunicare dintr-o organizaţie. Deoarece comunicarea organizaţională a devenit un subiect atât de important această discuţie se va limita la comunicarea organizaţională internă.

1. Comunicarea – de la necesitate, la strategie

Comunicarea este o componentă esențială a vieții, componentă care trebuie să fie înțeleasă cât mai corect pentru a-și atinge scopurile. Pentru a stăpâni comunicarea trebuie să o înțelegem, să înțelegem elementele ei de bază.

În esență, comunicarea reprezintă schimbul unei particule dintr-o parte a spațiului în altă parte a spațiului, particula reprezentând subiectul comunicat: un obiect, un mesaj scris, o idee. Acest mod simplu de înțelegere a esenței comunicării conduce la următoarea definiție: Comunicarea reprezintă considerarea și acțiunea de a deplasa un impuls sau particula de la un punct sursa, pe o anumită distanță, cu intenția de a reconstitui la un punct de recepție, un duplicat/copie și o înțelegere a ceea ce a emanat de la punctul sursă.

Așadar, comunicarea semnifică un fapt simplu: practicând-o, omul încearcă să stabilească cu alte persoane o relație prin care pot fi difuzate informații, idei, atitudini. A comunica nu înseamnă însă doar a emite sunete și cuvinte, ci înseamnă, în același timp, a gândi și a cunoaște. În viața de zi cu zi, oamenii sunt confruntați cu diferite situații, care cer comportamente specifice și modele de comunicare adecvate. Ca proces ce permite schimbul de mesaje între oameni, ea face, în același timp, posibilă realizarea acordului, dar şi apariția dezacordului, manifestarea şi impunerea puterii, ca şi negocierea şi consensul. În cele ce urmează vom prezenta conţinutul funcţiei de coordonare prin intermediul proceselor de bază, al regulilor, metodelor şi tehnicilor utilizate în cadrul ei.

Planificarea obiectivelor şi a resurselor, elaborarea strategiilor, adoptarea deciziilor şi declanşarea acţiunilor nu reprezintă procese liniare. Multitudinea de obiective, complexitatea intereselor, ineditul situaţiilor, reacţiile neaşteptate ale oamenilor, dar şi cele ale mediului, fac ca deciziile cele mai elaborate şi acţiunile cele mai organizate să devină, uneori, derizorii. Fără intervenţia managerilor de a sincroniza şi armoniza timpul şi spaţiul acţiunilor, judecăţile şi faptele, dorinţele şi realităţile prin intermediul funcţiei de coordonare, procesul de management ar fi lipsit de coeziunea, continuitatea şi dinamismul care-i permit realizarea obiectivelor specifice.

Raportată la acţiuni şi situaţii, la multitudinea formelor şi nivelurilor de relaţii umane pe care le mijloceşte, comunicarea poate căpăta o mulţime de sensuri, cu o infinitate de nuanţe. În cazul organizaţiei, comunicarea se defineşte ca proces prin care are loc schimbul de mesaje în vederea realizării obiectivelor individuale şi comune ale membrilor ei.

Relaţiile organizaţionale au ca suport comunicarea interpersonală. Fiind un proces complex, comunicarea antrenează, însă, dincolo de latura structurală, şi alte aspecte ale existenţei organizaţiei: tehnice, economice, psihologice, educaţionale, culturale etc. Complexitatea comunicării aduce în planul practicii o cerinţă specială faţă de manager: abilitatea de a fi un bun comunicator. Or, această abilitate se dezvoltă în primul rând pe înţelegerea rolului comunicării organizaţionale.

La întrebarea de ce comunicăm într-o organizaţie? pot exista o multitudine de răspunsuri, câteva fiind însă unanim acceptate:

• funcţiile managementului nu pot fi operaţionale în lipsa comunicării. Procesele de stabilire a obiectivelor, de realizare a concordanţei cu structura organizatorică şi informaţională, de armonizare a acţiunilor cu obiectivele iniţiale şi de eliminare a defecţiunilor, de antrenare a personalului, se bazează pe primirea şi transmiterea de mesaje. Comunicarea este, deci, crucială pentru existenţa şi succesul organizaţiei, ea fiind prima responsabilitate a managerului;

• comunicarea stabileşte şi menţine relaţiile dintre angajaţi, oferindu-le informaţiile necesare orientării şi evaluării propriei munci în raport cu a celorlalţi, cu cerinţele organizaţiei, în ansamblul său, şi a mediului acesteia.