Aspecte Generale privind Contabilitatea Patrimoniului Instituțiilor Publice

1.1. Organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice

Potrivit Ordinului M.F.P. nr. 1917/2005, institutiile publice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara si dupa caz, contabilitatea de gestiune. Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutiile publice revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.

Institutiile publice organizeaza si conduc contabilitatea de regula, în compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana împuternicita sa îndeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare si raspund împreuna cu personalul din subordine de organizarea si conducerea contabilitatii, în conditiile legii (art.11 al.2 din Legea nr. 82/1991).

Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa asigure, potrivit legii, conditiile necesare pentru organizarea si conducerea corecta si la zi a contabilitatii, organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, precum si valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de întocmire a situatiilor financiare, depunerea la termen a acestora la organele în drept, pastrarea documentelor justificative, a registrelor si situatiilor financiare, organizarea contabilitatii de gestiune adaptate la specificul institutiei publice.

Seful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupa functia de conducere a compartimentului financiar-contabil si care raspunde si de activitatea de încasare a veniturilor si de plata a cheltuielilor sau, dupa caz, una dintre persoanele care îndeplineste aceste atributii în cadrul unei institutii publice care nu are în structura sa un compartiment financiar-contabil sau persoana care îndeplineste aceste atributii pe baza de contract, în conditiile legii.

Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata în compartimente distincte sau care nu au personal încadrat cu contract individual de munca, potrivit legii, pot încheia contracte de prestari de servicii, pentru conducerea contabilitatii si întocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu societati comerciale de expertiza contabila sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Încheierea contractelor se face cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie.

Contabilitatea operatiunilor economico-financiare se tine în limba româna si în moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate în valuta se tine atât în moneda nationala, cât si în valuta, potrivit reglementarilor elaborate în acest sens. Operatiunile privind încasarile si platile în valuta se înregistreaza în contabilitate la cursul zilei, comunicat de Banca Nationala a României.

La data întocmirii situatiilor financiare, elementele monetare exprimate în valuta (disponibilitati si alte elemente asimilate, creante si datorii) se reevalueaza la cursul comunicat de Banca Nationala a României valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.

1.2. Documente justificative si registre de contabilitate

Institutiile publice consemneaza operatiunile economico-financiare în momentul efectuarii lor în documente justificative pe baza carora se fac înregistrari în jurnale, fise si alte documente contabile dupa caz. Documentele care stau la baza înregistrarilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în conditiile în care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale în vigoare.

Documentele justificative care stau la baza înregistrarilor în contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au înregistrat în contabilitate, dupa caz.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea si, dupa caz, sediul unitatii care întocmeste documentul;

- numarul documentului si data întocmirii acestuia;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (când este cazul);