Controlul Documentar-Contabil

I N T R O D U C E R E

În cadrul acestui proiect va prezentam procesul de control documentar – contabil.

Acesta presupune controlul de stabilire a realităţii, legalităţii şi eficienţei operaţiilor şi activităţii economice şi financiare prin examinarea documentelor primare şi centralizatoare, a înregistrărilor în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă, a situaţiei contabile şi a bilanţurilor.

Bazele proiectului se reflecta in studiul de caz prezentat cu referinta la procesul de control documentar contabil efectuat in cadrul firmei S.C. GEOCOS SRL. Astfel cu ajutorul bilanţului contabil observam evoluţia capitalurilor proprii ale firmei pe parcursul exerciţiului

2011 – 2012.

1. METODOLOGIA EXERCITARII CONTROLULUI DOCUMENTAR-CONTABIL

1.1 CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL

Acest procedeu presupune controlul de stabilire a realităţii, legalităţii şi eficienţei operaţiilor şi activităţii economice şi financiare prin examinarea documentelor primare şi centralizatoare, a înregistrărilor în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă, a situaţiei contabile şi a bilanţurilor.

Controlul documentar contabil poate fi:

- preventiv – efectuat asupra documentelor de dispoziţie;

- ulterior – efectuat cu ajutorul documentelor de execuţie care fac dovada producerii efective a operaţiilor economice şi financiare.

Sarcinile organelor care efectuează controlul documentar contabil sunt complexe deoarece trebuie să urmărească concomitent dacă documentele justificative respectă condiţiile de formă dar şi pe cele de fond.

Investigaţia reprezintă modalitatea prin care organul de control obtine informaţii din partea personalului a cărui activitate se controlează. Aceasta implică studierea unor informaţii care nu rezultă din documentele puse la dispoziţie.

În acest context, investigaţia nu este o sursă demnă de încredere, însă reprezintă un supliment de informaţie pentru organul de control.

Cu ajutorul analizei contabile se determină conturile în care trebuie înregistrată operaţia şi relatia dintre ele. Elementele patrimoniale de activ şi pasiv se reflectă în contabilitate cu ajutorul conturilor sintetice şi analitice.

Conturile sintetice oglindesc elementele de activ şi pasiv în expresie bănească pe grupe sau categorii iar conturile analitice oglindesc părţi componente ale acestora în expresie bănească şi cantitativă.

Între conturile sintetice şi cele analitice există o strânsă legătură iar pentru controlul concordanţei dintre datele unui cont sintetic şi acelea din conturile sale analitice se utilizează balanţa analitică de control.

Contabilitatea dispune de un sistem de control în care reflectarea operatiilor rezultate din mişcarea şi transformarea valorilor materiale şi băneşti are la bază principiul dublei înregistrări. Acest principiu face posibilă cuprinderea cu ajutorul sistemului conturilor a întregului obiect al contabilităţii şi menţinerea unui echilibru permanent necesar pentru controlul exactităţii datelor înregistrate în conturi.

Cu ajutorul balanţei sintetice de control se semnalează înregistrarea greşită a unor operaţii economice, ca urmare a nerespectării principiului dublei înregistrări, însumarea eronată a rulajelor sau stabilirea greşită a soldurilor.

Erorile de înregistrare se identifică prin intermediul egalităţilor care trebuie să existe între totalurile diferitelor coloane, precum şi prin intermediul corelaţiilor care sestabilesc cu ajutorul lor.