Controlul Intern prin Inventariere

1. Aspecte teoretico-metodologice

1.1. Ce este controlul prin inventariere

Inventarierea elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se observa existenta tuturor elementelor respective,cantitativ valoric sau numai valoric,dupa caz,la data la care acesta se efectueaza.

Scopul principal al inventarierii este stabilirea situatiei reale a tuturor elemenelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii ale fiecarei entitati,precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu,apartinand altor personae juridice sau fizice,in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.Entitatiile au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii detinute,la inceputul activitatii,cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor,in cazul fuziunii sau incetarii activitatii,precum si urmatoarele situatii:

a) La cererea organelor de control,cu prilejul efectuarii controlului,sau a altor organe prevazute de lege;

b) Ori de cate ori sunt indici ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune,care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;

c) Ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;

d) Cu prilejul reorganizarii gestiunilor;

e) Ca urmare a calamitatilor natural sau a unor cazuri de forta majora;

f) In alte cazuri prevazute de lege.

In cazul in care,in situatiile enumerate mai sus,sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune,aceasta poate tine loc de inventariere anuala,cu aprobarea administratorului,a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligatia gestionarii entitatii,cu respectarea ca toate elementele de natura activelor trebuie sa fie date in raspundere gestionara sau in folosinta,dupa caz,salariatilor ori administratorilor entitatii.

Inventarierea anuala a elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii se face,de regula,cu ocazia incheierii exercitiului financiar,avandu-se in vedere si specificul activitatii fiecarei entitati.La entitatile cu activitate complexa,bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de incheiere a exerciutului financiar,cu conditia asigurarii,valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respective.Entitatile care,potrivit legii contabilitatii,au stabilit exercitiul financiar diferit de anul calendaristic,organizeaza si efectueaza inventarierea anuala astfel incat rezultatele acesteia sa fie cuprinse in situatiile financiare intocmite pentru exercitiul financiar stabilit.In situatia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului,in registrul-inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere,actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar.

1.2. Cine se ocupa de controlul prin inventariere

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine administratorului,ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.In vederea efectuarii inventarierii,aceste persoane aproba proceduri scrise,adaptate specificului activitatii,pe care le transmit comisiilor de inventariere.Inventarierea elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii se efectueaza de catre comisii de inventariere prin decizie scrisa.In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu componenta comisiei(numele presedintelui si membrilor comisiei),modul de efectuare a inventarierii,metoda de inventariere utilizata,gestiunea supusa inventarierii,data de incepere si de terminare a operatiunilor.La entitatile al caror numar de salariati este redus,inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana.In aceasta situatie,raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului,ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective.Comisiile de inventariere sunt coordonate,acolo unde este cazul,de catre o comisie centrala,numita prin decizie scrisa.Comisia centrala de inventariere are sarcina sa organizeze,sa instruiasca,sa supravegheze si sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere.Comisia centrala de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere,potrivit prevederilor legale.Pentru desfasurarea in bune conditii a operatiunilor de inventariere,in comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica,care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii,inclusiv evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile.Inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii se pot efectua atat cu salariati proprii,cat si pe baza de contracte de prestari de servicii incheite cu persoane juridice sau fizice cu pregatire corespunzatoare.Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii,contabilii care tin evidenta gestiunii respective si nici auditori interni sau statutari.Prin proceduri interne,entitatiile pot stabili ca la efectuarea operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin evidenta gestiunii respective,fara ca acestia sa faca parte din comisie.

1.3. Etapele inventarierii

Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa,emisa de catre cei care i-au numit.In conditiile in care entitatile nu au nici un salariat care sa poata efecta operatiunea de inventariere,acesta se efectueaza de catre administrator.In vederea bunei desfasurari a operatiunilor de inventariere,administratorii,ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligatia gestionarii entitatii trebuie sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere,prin:

• Organizarea depozitarii bunurilor grupate pe sorto-tipodimensiuni,codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;

• Tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile si efectuarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;

• Participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere;

• Asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza,respective pentru sortare,asezare,cantarire,masurare,etc;

• Asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate si la evaluarea lor,conform reglementarilor contabile aplicabile,a unor specialisti din entitate sau din afara acesteia,la solicitarea presedintelui comisiei de inventariere.