Documentele Contabile

Documentele justificative

Datele şi informaţiile proprii circuitului economical întreprinderii sunt consemnate în cadrul documentelor contabile.

În raport de modul de întocmire şi rolul lor în cadrul sistemului informaţional -decizional, documentele contabile pot fi justificative, registre de contabilitate şi de sinteză sau situaţii financiare. Documentele justificative asigură datele de intrare în sistemul informaţional contabil; registrele de contabilitate realizează înregistrarea şi stocarea datelor în structura proprie contului şi sistemului de conturi; iar prin documentele de sinteză sau situaţii financiare se centralizează şi se transmit informaţiile,

Un document justificativ cuprinde următoarele elemente: denumirea, numărul şi data documentului; denumirea şi sediul entităţii economice, serviciului şi sectorului, după caz, care a întocmit documentul; menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei, dacă este cazul; conţinutul operaţiei economice şi financiare - iar atunci când este cazul şi temeiul legal al efectuării ei; datele cantitative şi/sau valorice aferente operaţiei economice şi financiare efectuate; semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiilor şi a celor care avizează şi a celor în drept să aprobe operaţiile respective; alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în documentele justificative.

În principiu, documentele justificative sunt întocmite la locul de muncă unde se produce operaţia sau participă la înfăptuirea ei. Întocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, după caz, iar completarea se face manual (cu cerneală, cu pastă sau creion chimic) sau cu tehnică de calcul. După completare, documentele justificative sunt supuse operaţiei de prelucrare.

Ea constă în sortarea documentelor pe operaţii, exprimarea în etalon monetar a mărimii operaţiilor economice şi financiare dacă este cazul, cumularea sau precontabilizarea mai multor documente justificative şi obţinerea pe această cale a documentelor centralizatoare, verificarea de formă, aritmetică şi de fond(legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea şi economicitatea operaţiilor consemnate în document), iar în final înregistrarea în contabilitate.

În vederea înregistrării în contabilitatea sintetică şi analitică se face analiza şi contarea documentelor justificative indicându-se simbolurile conturilor sintetice şi analitice debitoare şi creditoare. Înregistrările se fac fie document cu document, fie din documentele centralizatoare în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţii de aceeaşi natură şi din aceeaşi perioadă.

Documentele centralizatoare care servesc la listarea şi cumularea documentelor justificative trebuie să conţină elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ; sumele corespunzătoare operaţiilor efectuate; conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare; semnăturile pentru întocmire şi verificare.

Din punct de vedere metodologic, înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de înscriere sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic în registrele deschise pentru conturile sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de contabilitate în parte. înregistrarea se poate efectua manual sau cu ajutorul mijloacelor de prelucrare automată a datelor.

După ce documentele justificative au fost înregistrate în registrele de contabilitate sunt supuse operaţiei de clasare, iar în final celei de arhivare.

REGISTRELE CONTABILE

Aşa cum se prevede în Legea contabilităţii şi Regulamentul privind aplicarea Legii contabilităţii principalele registre care se folosesc sunt: Registrul - jurnal, Registrul -inventar şi Cartea mare.