Elaborarea unui tablou de bord pentru SC UPET SA

1. Importanța /necesitatea tabloului de bord într-o organizație

Contabilitatea de gestiune furnizează informații economico-financiare pe diferite etape ale circuitului economic și informațional. De cele mai multe ori, aceste informații sunt furnizate, însă, cu întarziere și limitate la date contabile și financiare. Managerii au nevoie de un complex de indicatori care să redea cât mai clar modul cum este dirijată o activitate sau un centru de responsabilitate, inclusiv tendința de modificare a condițiilor prestabilite de funcționare normală a întreprinderii. Pentru satisfacerea acestei cerințe, instrumentul rapid, selectiv, adaptat în raport cu nivelul ierarhic căruia i se adresează sau responsabilului unitații de producție care urmează să îl folosească, este tabloul de bord.

Tabloul de bord este un instrument menit să sintetizeze informația necesară conducerii. Cu ajutorul acesteia realizează o permanentă si intensă informare a decidenților asupra modului în care evoluează fenomenele specifice activităților conduse.

Tabloul de bord se poate defini “ca un ansamblu de indicatori nu prea numeroși (de la cinci la zece), concepuți pentru a permite gestionarilor să se informeze corect si la timp despre situația patrimonială, evoluția sistemelor pe care ei le pilotează, inclusiv degajarea tendințelor într-un orizont temporal pe termen scurt”. Pe de altă parte, tabloul de bord reprezintă “un ansamblu de indicatori si informații esentiale ce permit o vedere de ansamblu a mersului întreprinderii, a derapajelor si perturbărilor, inclusiv luarea de măsuri corective pentru atingerea obiectivelor stabilite prin strategie”.

Tabloul de bord este folosit pentru evaluarea, controlul și reglarea operativă a activității întreprinderii. El selectează, organizează, consolidează și dă expresie sinoptică principalelor elemente informaționale necesare unui conducător pentru a asigura, în mod operațional, mișcarea obiectului condus în concordanță cu traiectoria trasată prin programul de activitate.

Prin intermediul tabloului de bord se stabilesc obiectivele imediate, se urmaresc și se validează realizările față de previziuni. Sunt prezentate, de asemenea, într-o formă precisă și rapidă incidentele care pot pune in pericol atingerea obiectivelor propuse.

Sistemul de indicatori integrat în tabloul de bord orientează atenția responsabililor asupra punctelor cheie de urmarit în vederea îndeplinirii obiectivelor fixate. El ajută conducerea întreprinderii, oferindu-i posibilitatea măsurarii drumului parcurs (și a celui ramăs) pentru atingerea obiectivelor și permite luarea deciziilor, punerea în aplicare a planurilor de acțiuni și luarea măsurilor corective.

Tabloul de bord oferă responsabililor decindenți posibilitatea de a comunica cu cei conduși în vederea obținerii informațiilor cu privire la derularea tuturor activițătilor întreprinderii, de a atrage atenția responsabililor asupra punctelor cheie ale gestiunii în scopul ameliorării acesteia.

Utilizarea tabloului de bord oferă conducerii întreprinderii posibilitatea de a-și concentra acțiunile asupra domenii de activitate si de a fixa pentru acestea, obiective încredintate unor centre de responsabilitate.

Pentru fiecare centru, căutarea unor indicatori performanți nu trebuie să conducă la publicarea tardivă a tabloului de bord.

Tabloul de bord este menit să pună în evidență punctele de alertă ale întreprinderii, sensul evoluției sale în raport cu obiectivele fixate și, în consecință, să ajute la îmbunătățirea performanțelor acesteia. Acest tablou constituie un tablou de lucru indispensabil conducerii operative a întreprinderii, este conceput ca un centralizator de informații prezentate într-o formă sistematică, sinoptică, referitoare la starea și evoluția fenomenelor economice ce caracterizează domeniile de activitate ale acesteia. El este instrumentul care oferă conducerii sinteza absolut necesară pentru a cunoaște și a efectua, într-un interval minim de timp, o analiză cât mai completă asupra modului de desfășurare a activităților conduse, în care evaluarea nivelului atins se face precis, pe bază de date certe, obținute sistematic și oportun.

Tabloul de bord informează conducătorii asupra elementelor esențiale ale gestiunii lor, ceea ce implică o selecție a posibililor indicatori. Un tablou de bord trebuie să îndeplinească următoarele caracteristici: fiabilitate și omogenitate în prezentarea datelor, flexibilitate și rapiditate la întocmirea acestuia, claritate și expresivitate în interpretarea indicatorilor, realitate și corectitudine în calculul indicatorilor.

Având în vedere cele spuse mai sus, pot fi enumerate o serie de avantaje ale tabloului de bord:

- Amplificarea gradului de fundamentare a deciziilor adoptate prin punerea la dispoziția decidentului a unor informații operative, relevante vizând principalele aspecte din întreprindere sau din domeniul condus;

- Raționalizarea utilizării timpului de lucru al managerilor și organismelor participative de management, prin orientarea activității sau problemele cheie cu care se confruntă firma asupra tabloului de bord, prin situațiile întocmite;

- Sporirea responsabilițătii managerilor pentru activitatea desfașurată, tabloul de bord oferind acestora, sintetizate, aspectele și domeniile critice asupra cărora urmează a- și orienta eforturile;

- Abordarea informațiilor referitoare la activitatea de management într-o viziune sistematică și implicit, crearea de condiții superioare, favorabile, pentru o disfuncționalitate ridicată a ansamblului firmei;

- Asigurarea unei operativități și calități ridicate a raportărilor catre diverse organisme cu ajutorul tahnicilor de calcul.

În afară de avantaje, tabloul de bord prezintă și o serie de dezavantaje generate de:

- Înregistrarea repetată a unor informații, în situațiile solicitate de tabloul de bord și raportările curente ale firmei către diferite organisme din sistemul din care face parte firma;

- Volumul de muncă solicitată de completarea situațiilor reclamate de tabloul de bord, mai ales în cazul în care culegerea, înregistrarea, transmiterea și prelucrarea informațiilor se realizează manual;

- Costul relativ ridicat al tabloului de bord, dacă completarea acestuia este o acțiune singulară, iar ansamblul operatiilor de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare a informațiilor se realizează cu ajutorul mijloacelor electronice, prin teleprelucrare și teletransmitere.

În conceperea și punerea în practică a tabloului de bord trebuie respectate o serie de principii, cum ar fi:

- Coerența cu organigrama;

- Un conținut sinoptic și unitar;

- Rapiditatea de elaborare și de transmisie.