ERP - concept, implementare și prezentare sistem la Primăria Municipiului București

1. Definitie si scopul ERP

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezinta un complex de module (aplicatie modulara) software prin intermediul carora se obtine integrarea tuturor informatiilor disponibile intr-o organizatie, cu scopul optimizarii resusrselor disponibile ale acesteia.

Scopul ERP este realizarea unei mai bune comunicari in organizatie, imbunatatirea cooperarii si interactiunii dintre diverse departamente si a fost creat din simplul fapt ca este capabil sa proceseze un volum foarte mare de date si informatii agregate în scopul optimizarii si eficientizarii proceselor.

2. Conceptul ERP

Prin definitie, un sistem de tip ERP este o solutie software complexa, ale carei elemente sunt integrate intr-o platforma comuna, pentru gestionare resurselor organizatiei.

E.R.P. actioneaza in integralitatea organizatiei ca un instrument de asigurare a optimizarii productivitatii si de reducere la maxim a procedurilor de realizare a serviciilor unei organizatii într-un sistem unificat.

Introducerea unui sistem ERP pentru a înlocui doua sau mai multe aplicatii independente elimina necesitatea unor interfete externe pentru a asigura buna relationare a aplicatiilor. Alaturi de acest beneficiu fundamental, sistemele ERP ofera o serie de avantaje suplimentare precum costuri de întretinere reduse si o capacitate de raportare crescuta si eficienta.

Sistemele ERP contin si solutii de securitate informatica fiind astfel protejata de atacuri externe.

3. Este nevoie de o solutie de tip ERP ?

Mai jos enumar cateva semne de intrebare pe care consider ca ar trebui puse daca software-ul care este folosit la momentul actual limiteaza activitatea:

- cresterea numarului de plangeri ale cetatenilor referitoare la viteza redusa a personalului din cadrul organizatiei in rezolvarea anumitor cerinte;

- probleme in obtinerea cat mai acurata a informatiilor pentru factorii decizionari;

- trebuie sa introduceti aceleasi date de mai multe ori in mai multe sisteme independente;

- pierderea sau coruperea datelor.

4. Achizitionarea unui sistem ERP

Selectia unui sistem ERP este un proces complex si foarte important.

Decizia de achizitionare a unui sistem ERP se face pe baza unor prezentari din partea furnizorului, in care clientul vede foarte multe functionalitati spectaculoase si complicate pe care sistemul ERP le poate realiza intr-un mod foarte simplu si rapid. Majoritatea sistemelor ERP au capabilitatea de a realiza astfel de lucruri, dar ce nu se specifica foarte clar in aceste prezentari este faptul ca, pentru a ajunge la acest gen de functionalitati, trebuie sa fie indeplinite mai multe conditii, cum ar fi

- disponibilitatea si corectitudinea datelor necesare;

- interfatarea cu aplicatiile existente;

- particularizarea sistemului ERP la cerintele clientului;

- rolul clientului;

- resursele necesare din partea clientului etc.

Dupa aceste prezentari, foarte multi clienti raman cu impresia ca, daca semneaza un contract (care de obicei include aspecte foarte generale in legatura cu ce trebuie sa primeasca clientul, cum ar fi: modulele sistemului ERP care vor fi implementate, numarul de licente, conditiile financiare etc.) cu furnizorul respectiv, vor avea dupa implementare toate beneficiile care le-au fost prezentate.

Din pacate, de mai multe ori, clientii nu au definite foarte clar si suficient de detaliat cerintele care trebuie sa fie satisfacute la finalul implementarii. In mod normal, aceste cerinte ar trebui sa fie incluse ca parte a contractului si sa rezulte in urma unei analize prealabile asupra proceselor existente, schimbarilor necesare, rapoartelor, indicatorilor de performanta, procedurilor, functionalitatilor etc.

Definirea cerintelor ar putea fi realizata de catre client si avand cerintele definite intr-un mod clar si detaliat, atat clientul cat si furnizorul vor putea evalua mai exact costurile, oferta va fi mai completa, contractul dintre parti va lasa mai putin loc pentru interpretari, livrabilele vor putea fi definite mai exact, sansele pentru ca implementarea sa fie o reusita cresc foarte mult, riscul este mai mic si timpul de implementare scade. Fara definirea cerintelor, sansele ca in timpul implementarii sa existe neintelegeri intre cele doua parti sunt mari, fiecare parte avand propria intelegere asupra proiectului.