Evaluarea Riscurilor și Controlului Aplicațiilor Informatice pentru Managementul Productiei

I.SISTEMUL INFORMATIONAL AL ORGANIZATIEI

Sistemul informaţional este un ansamblu structurat de elemente care oferă informaţii celor interesaţi. Ansamblul complex al unei organizaţii dispune de un sistem care colectează, prelucrează şi transmite informaţii prin instrumente specifice, către celelalte elemente structurale. Sistemul informaţional mai poate fi privit ca o reţea complexă de relaţii structurate în care intervine factorul uman, de echipamente şi proceduri, care au ca obiect crearea unor fluxuri ordonate de informaţii pertinente, provenite din surse interne şi externe organizaţiei şi care sunt destinate să constituie baza de adoptare a deciziilor.

Elementele de bază ale unui astfel de sistem sunt : datele, informaţiile, circuitele informaţionale, fluxurile informaţionale, procedurile informaţionale şi mijloacele de tratare a informaţiilor.

Datele

Datele reprezintă ansambluri de simboluri, exprimate sub formă numerică, litere, sunete, imagini etc, susceptibile de a fi percepute de fiinţa umană. În cadrul unei organizaţii, identificând datele, se desemnează de fapt ansamblul simbolurilor reprezentative ale unei informaţii potenţiale.

Informaţiile

Informaţiile sunt numai acele date, care aduc elemente noi destinatarului lor, care modifică percepţia asupra realităţii şi reduc gradul de necunoaştere asupra acesteia. Practic, informaţiile reprezintă o submulţime a mulţimii datelor, dar ele sunt relative destinatarului, deoarece o informaţie pentru cineva, nu este automat obligatoriu să fie informaţie şi pentru altcineva. Informaţiile din cadrul unei organizaţii au câteva proprietăţi importante :

i. Completitudinea

Este proprietatea care se referă la caracterul exhaustiv pe care trebuie să-l posede o informaţie, pentru a putea fi considerată pertinentă. Este o proprietate greu de atins în practică, însă noile tehnologii informatice şi de comunicaţie permit atingerea unui grad mai mare de realizabilitate.

ii. Accesibilitatea

Prin această proprietate se asigură condiţiile efective de a intra în posesia informaţiei, se pune la dispoziţie locul unde se găseşte informaţia, precum şi timpul necesar accesării acesteia

iii. Actualitatea

Se referă la oportunitatea informaţiei, practic la posibilitatea de a dispune de aceasta atunci când e nevoie de ea pentru a se lua o decizie.

iv. Exactitatea

Conferă informaţiei funcţionalitate, într-un context spaţial şi temporal bine definit. Aici trebuie menţionat că o sursă care a furnizat şi în trecut informaţii corecte este susceptibilă de a asigura un grad satisfăcător de exactitate al informaţiilor.

Circuitele informaţionale

Circuitele informaţionale reprezintă traseul pe care îl parcurge o informaţie de la sursă la destinaţie. Ele sunt de două tipuri : cele care iau naştere în interiorul organizaţiei şi cele care iau naştere între organizaţie şi mediul extern.

Practic, atât între compartimentele funcţionale aflate pe acelaşi nivel în structura organizatorică, cât şi între cele situate pe niveluri diferite, se creează trasee informaţionale. Eficienţa cu care sunt proiectate aceste legături, afectează în mod direct calitatea întregului proces de informare în cadrul organizaţiei, fapt care are implicaţii profunde în viteza, calitatea şi oportunitatea informaţie