Eviden'a și controlul proiectelor de finanțare

1.EVIDENTA CONTABILA A PROIECTELOR DE FINANTARE

Una din cerintele programelor de finantare este depunerea rapoartelor financiare,care pot fi:

- rapoarte intermediare

- rapoarte finale

Informatiile necesare intocmirii rapoartelor sunt preluate din datele de evidenta contabila a institutiei sau intreprinderii.Cerintele legate de modul de organizare a evidentei investitiilor,cheltuielilor,incasarilor si platilor sunt reglementate in:

- memoranduri si acorduri de finantare semnate de Romania cu organisme

de finantare

- ghidurile solicitantului

- contractele de finantare nerambursabila

De regula,aceste reglementari prevad urmatoarele modalitati de organizare a evidentei contabile prin:

- sistem de contabilitate ca parte a contabilitatii proprii cu dezvoltare

analitica a planului de conturi pentru identificarea operatiunilor

- organizarea separata a evidentei contabile a proiectului

Fluxurile de numerar vor fi urmarite prin:

- cont de disponibil deschis la banca finantatoare

- registru de casa pentru incasarile si platile in numerar

Imprumutatul trebuie sa mentina un sistem de inregistrari si conturi adecvat reflectarii operatiunilor,resurselor si cheltuielilor proiectului in conformitate cu norma nationala aplicabila.

Pentru conversia sumelor primite in devize se va avea in vedere:

- clauzele din acordurile de finantare cu privire la cursul utilizat pentru

intocmirea rapoartelor

- reglementarile din norma nationala cu privire la operatiunile in valuta

si pentru operatiunile de vanzare a valutei.

Pentru a raspunde cerintelor de raportare,la organizarea evidentei contabile a proiectului se va tine seama de:

- structura bugetului de venituri si cheltuieli a proiectului

- tipul de rapoarte solicitate de finantator,respectiv structura informatiilor de prezentat prin aceste rapoarte.

In acest sens recomandam dezvoltarea analitica a conturilor de venituri,cheltuieli,incasari si plati in corelare cu structura rapoartelor.Acest sistem de organizare a evidentei va permite:

- urmarirea incadrarii in prevederile bugetului

- identificarea din timp a liniilor de buget la care din cauze obiective vor fi depasiri si solicitarea modificarilor admise de acordurile si contractele de finantare

- identificarea cheltuielilor eligibile si neeligibile legate de proiect

- asigurarea bazei de date necesare intocmirii rapoartelor

- eficienta controalelor privind stadiile de realizare a proiectului

Conditii de eligibilitate a proiectelor

Unul din criteriile de eligibilitate a proiectelor se refera la tipul de costuri care poate fi luat in considerare la stabilirea finantarii nerambursabile.

Costurile eligibile se pot identifica din:

- bugetul proiectului

- fundamentarea elementelor de buget din Cererea de finantare nerambursabila

- modificarile la bugetul proiectului acceptate de finantator

- criteriile de eligibilitate din programele de finantare

- clauzele din contractele de finantare

2.MANAGEMENTUL RISCURILOR PROIECTULUI

Riscul este masura probabilitatii si a consecintelor de a nu atinge un obiectiv al proiectului

Riscurile cele mai frecvente identificate in derularea unui proiect si care deriva din conditiile contractului sunt legate de:

- nerespectarea termenelor

- depasirea bugetului aprobat

- neincadrarea in parametrii de performanta si calitate impusi

Managerul de proiect trebuie sa le identifice din timp si sa stabileasca o strategie de minimizare a efectelor lor,in caz de aparitie.

Factorii de risc privind nerespectarea termenelor pot fi:

- termenele foarte scurte pentru realizarea unui proces al proiectului.In

cadrul proiectelor,subproiectelor sau altor faze de proiect avem urmatoarele procese care se interconditioneaza reciproc: proces de initializare,proces de planificare,proces de control,proces de executie si proces de incheiere.