Externalizarea Serviciilor de Contabilitate

1.Introducere

Externalizarea este procesul prin care o întreprindere deleagă şi încredinţează unei societăţi partenere o operaţie, sarcină sau funcţie care se integrează în activitatea sa globală, dar pe care trebuia să o asigure ea însăşi. Ea constă într-o relaţie sistematică de parteneriat şi se adresează unei prestaţii, relaţiile în cauză fiind stabilite printr-un contract.

Externalizarea a devenit o formă obişnuită şi răspândită de restructurare pe scară largă în toate sectoarele economiei şi în majoritatea ţărilor din Europa. În acest caz, un serviciu anterior realizat pe plan intern de către muncitorii angajaţi direct este transferat către o organizaţie externă. Serviciile de curăţenie, catering şi securitate erau tipuri de servicii supuse iniţial externalizării, dar acum procesul se aplică activităţilor de afaceri principale, în sectorul energetic acestea includ întreţinerea reţelei, citirea contorilor, tehnologia informaţiei, centre de apelare, facturare, instruire, contabilitate şi transport.

În timp ce procesul poate implica utilizarea contractorilor externi, în cazul funcţionării centrelor de apelare sau al „birourilor din spatele ghişeului” (externalizare offshore), de obicei serviciul va fi externalizat către o altă companie care acţionează local, cu toate că acest lucru ar putea, desigur, fi parte dintr-o firmă internaţională mai mare.

Motivele din spatele externalizării pot fi variate şi pot fi în legătură cu necesitatea de a beneficia de aptitudinile, experienţa şi resursele care nu pot fi asigurate intern. Este de asemenea posibil ca economiile de scară să fie disponibile pentru compania care furnizează serviciul, ceea ce ar putea însemna că servicii de aceeaşi calitate pot fi furnizate la un cost mai redus. Totuşi, poate fi pur şi simplu cazul unei companii care doreşte să reducă costurile utilizând o firmă de externalizare care are costuri cu forţa de muncă mai mici.

Problema cheie este ca partenerii sociali să aibă ocazia de a discuta aceste întrebări aşa încât angajatorii să îşi poată stabili strategia de externalizare, iar sindicatele să poată răspunde, având ocazia de a furniza soluţii alternative dacă angajatorii doresc economisirea Un sondaj EPSU desfăşurat în 2005 a constatat că în 24 din 25 de cazuri de externalizare în sectorul utilităţilor a existat un proces de informare şi consultare asupra schimbării.

Chiar şi consultanţii internaţionali angajaţi pentru a administra externalizarea sunt de acord că procesul nu se desfăşoară întotdeauna lin. Un raport din anul 2005 al Deloitte precizează: „Externalizarea este un proces extraordinar de complex, iar avantajele anticipate adesea nu se materializează.” Organizaţiile ar trebui să „evite externalizarea atunci când aceasta se bazează doar pe economiile de costuri.”

Alte sondaje realizate de către consultanţi au confirmat că externalizarea nu a generat întotdeauna economiile sau serviciile îmbunătăţite la care se aşteptau angajatorii. Unii consultanţi şi unele publicaţii de afaceri au întocmit proiecte de ghiduri pentru modul de planificare şi implementare a externalizării.

Ernst & Young, una dintre cele mai importante firme de contabilitate şi consultanţă în management, subliniază unele dintre elementele cheie ale unui proiect de externalizare încununat de succes, inclusiv nevoia de „a stabili obiective şi ţinte măsurabile” şi de „a urmări şi măsura continuu performanţa şi a asigura feedback.”

Mercer Management Consulting a întocmit o listă de verificare pentru manageri, care subliniază punctele cheie de care ar trebui să ţină cont organizaţiile atunci când planifică externalizarea. Lista include unele puncte esenţiale, care sunt importante şi pentru sindicate, de exemplu despre nevoia de „a lua o decizie în privinţa externalizării pe baza ţintelor strategice, nu doar sub forma unei acţiuni tactice de urgenţă”. Aceasta recunoaşte de asemenea că, deoarece lucrurile pot merge prost, managerii trebuie să: „proiecteze o strategie de ieşire, să se pregătească să supravieţuiască în cazul unei terminări a contractului, când ar putea fi necesar ca operaţiunile să fie transferate unui alt furnizor sau readuse pentru realizare internă”.

Sindicatele sunt de acord cu ideea avansată de către Mercer Consulting, conform căreia managerii trebuie să: „comunice complet cu angajaţii actuali”, cu toate că ei vor adăuga „comunicarea trebuie să se facă mai mult cu privire la consultarea şi negocierea cu reprezentanţii sindicatului/ai angajaţilor decât doar să menţină informaţi angajaţii individuali.”

Cel mai controversat aspect al unui nivel ridicat de externalizare îl reprezintă impactul asupra locurilor de muncă şi al condiţiilor de ocupare a forţei de muncă. Riscul pentru angajaţii afectaţi este ca aceştia să fie transferaţi către o companie cu salarii mai mici şi cu condiţii de ocupare a forţei de muncă mai puţin favorabile. În timp ce legislaţia naţională care implementează Directiva drepturilor obţinute poate permite o anumită protecţie temporară, pe termen lung angajaţii pot pierde, în timp ce nou-angajaţii care lucrează cu contract pot fi recrutaţi cu salarii mai mici şi în condiţii mai puţin favorabile, creând astfel forţa de muncă cu două niveluri.

- De ce externalizam?

Întreprinderile au tendinţa să externalizeze anumite funcţii, în principal din raţiuni legate de calitate, rentabilitate, supleţe, reactivitate.

Eficacitatea - întreprinderea care externalizeaza câştigă timp prin încredinţarea altora a ceea ce ea renunţă să asigure. Astfel, întreprinderile se concentrează asupra activităţii de bază în care ele sunt mult mai performante, având un grad de control mai mult sau mai puţin acentuat, în funcţie de modul de externalizare preferat. Prestaţiile la care ele fac apel sunt mai eficiente în aceste activităţi periferice, care sunt de fapt activităţile de bază ale firmelor care acceptă preluarea activităţilor. Această relaţie contractuală bazată pe încredere, durată şi interdependenţă, permite un palier limită de organizare, de integrare fără limite, menţinând însă avantajele care rezultă din utilizarea pieţei. Este deci, necesară o atenţie particulară acordată contractului care reglementează relaţiile cu prestatorul şi care asigură întreprinderii o anumită seninătate în ceea ce priveşte rezultatele scontate.