Informatică pentru afaceri privind sistemul de gestiune furnizori

1. PARTEA CONCEPTUALĂ

1.1. DESCRIEREA PROBLEMEI DE REZOLVAT

Problema de rezolvat este reprezentată de evidențierea furnizorilor pentru fiecare comandă din cadrul SC Ovialex SRL.

S.C. OVIALEX S.R.L. îşi are sediul central în oraşul Iasi, pe strada Muşatini numărul 3. Regiunea de nord-est a României este regiunea în care îşi desfăşoară obiectul de activitate. Această regiune este cea mai slab dezvoltată, din punct de vedere economic, în 2004 înregistrându-se un PIB pe cap de locuitor de circa 69,2 % din media naţională.

S.C. OVIALEX S.R.L. are ca obiect principal de activitate: montarea de tâmplarie din aluminiu şi pvc, cu geam termoizolant, jaluzele, rulouri exterioare, uşi de garaje şi uşi glisante. S-a înfiinţat în anul 2003, cu un număr de 5 angajati, iar în prezent numărul acestora a crescut la 15 angajaţi, datorită sporirii numărului de comenzi, dar şi datorită calităţii superioare a serviciilor şi produselor oferite. S-a optat pentru varianta societăţii cu răspundere limitată, cu părţi sociale divizate între doi asociaţi deoarece este cea mai adecvată şi flexibilă formă de companie pentru un număr mic de membri, acţionarii acesteia capătând astfel statutul de persoane juridice.

Principalii furnizori de materii prime şi materiale provin atât din interiorul cât şi din exteriorul ţării, cei mai importanţi fiind: A BAKI TUNCER IMPORT EXPORT; GEALAN ROMÂNIA (furnizor de profile pvc); ISPAL; VEXAL; DEN BRAVEN ROMÂNIA; MICRO TERMO CENTRALE; ODETTE; RACOST; EX TRUPLAST NORD; ROYAL EXTENSION CANADA (furnizor de sticlă). De la aceştia se achiziţionează: balamale toc, transmisie de colț, plăcuță oscilobatantă, închidere spate, mânere, spanioletă, zăvor, colțar aliniere, garnitură, glaf pvc, capac glaf, broască pvc, capac euro jet, mâner cu arc, distanțier pvc, profil ramă, șuruburi, geam termopan, spumă pistol, sigiliu termopan, cheder, role, plasă. Selecţia furnizorilor se realizează pe baza unor prezentări de oferte în format electronic. În urma vizualizării şi consultării tuturor ofertelor, firma decide alegerea furnizorul care îndeplineşte cel mai bine standardele noastre de calitate. De astfel se va reflecta şi în preţ, calitatea şi provenienţa materiilor prime ce impun produsului final un preţ pe măsură.

Structura organizatorică a societății OVIALEX S.R.L. este funcțională, în cadrul acesteia distingându-se următoarele două funcții ale întreprinderii: cea de producție și cea financiar - contabilă. Conducerea unităţii este centralizată, hotărârile cele mai importante sunt luate de către directorul general care consumă o mare parte din timpul său în vederea soluţionării diferitelor probleme ce apar în mod frecvent. Sistemul de comunicare se realizează atât pe verticală cât și pe orizontală. Structura organizatorică este compusă din patru niveluri ierarhice:

Nivelul 1 : Directorul general;

Nivelul 2 : Secție de producție și Birou financiar-contabil;

Nivelul 3 : Atelier de ansamblare, Birou de proiectare, Gestionar, Agent de vânzări și Casierie

Nivelul 4 : Depozit

În continuare sunt prezentate principalele activităţi economice desfăşurate la nivelul fiecărui birou din organizaţie.

 Aprovizionarea de materii prime și materiale-revine în sarcina gestionarului

 Evidența financiar contabilă de care se ocupă biroul financiar-contabil

 Activitatea de producţie - revine în sarcina secţiei de producţie

Vânzarea propriu-zisă a produselor- revine în sarcina agentului de vânzare

1.2. SPECIFICAREA OBIECTIVELOR URMARITE

Obiectivele urmarite prin rezolvarea acestei probleme au in vedere urmatoarele aspecte:

• Stabilirea numarului de comenzi ai fiecarui furnizor;

• Stabilirea sumei pentru fiecare comanda primita;

• Stabilirea platilor față de furnizori;

• Stabilirea celor mai bune comenzi în raport cantitate preț;

• Stabilirea recepțiilor pe baza comenzilor primite;

• Stabilirea sumelor restante ce trebuie achitate;

• Stabilirea modalităților de plată a datoriilor fațăde furnizori.

1.3. DETALII PRIVIND MODELAREA DATELOR

Orice comanda primita de la furnizor este conceputa in dublu exemplar pe baza facturii. Astfel, un exemplar îl primește firma noastră ca document de intrare în gestiunea societății iar celalalt ramanae la furnizor pentru a avea dovada livrarii dar și a stingerii obligației. Pe baza facturilor primite se face recepția avându-se în vedere cantitățile primite și cele solicitate de firma noastră. Pentru evidența furnizorilor se are în vedere nomenclatorul furnizori dar și rapoartele obținute în mod automat în urma prelucrarii datelor generate de situația plăților, situația comenzilor grupate pe perioade sau furnizori. Aceste situații conțin datele preluate din facturi și documentele care atestă producerea efectelor economico-financiare, reprezintând punctul de plecare pentru conceperea unei baze de date a furnizorilor firmei. Dupa filtrarea si analizarea datelor, acestea sunt introduse in computer pentru a fi stocate si accesate in timp util.

Acest proces economico-financiar al gestiunii furnizorilor presupune determinarea următoarelor procese de prelucrare:

 Gestiunea datelor şi informaţiilor privind furnizorii presupune actualizarea bazei de date privind furnizorii incluzând două subprocese:

• modificare date contract furnizor (modificarea adresei, contului bancar, nr telefon, etc.)

• centralizare contracte (introducere date de identificare furnizori)