Necesitatea inventarierii și înregistrarea în contabilitate a rezultatelor acesteia

CAPITOLUL I

Inventarierea elemente teoretice şi organizatorice

1.1 Definirea şi necesitatea inventarierii

Contabilitatea, ca principal instrument al conducerii, trebuie să asigure informaţii reale asupra activităţii unităţii patrimoniale, în vederea adoptării de decizii fundamentate din punct de vedere ştiinţific. Pentru realizarea acestui obiectiv, o condiţie fundamentală o reprezintă concordanţa deplină care trebuie să existe între datele înregistrate în conturi şi realitatea faptică existentă în unitate.

Mijlocul principal prin care se constată situaţia reală a patrimoniului şi compararea datelor obţinute pe această cale cu datele contabilităţii, îl reprezintă inventarierea.

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilităţii, comun şi altor ştiinţe economice, care reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa cantitativă şi valorică sau numai valorică, după caz, a elementelor de activ şi de pasiv aflate în patrimoniul unităţii la data la care aceasta se efectuează.

În sistemul de organizare a contabilităţii pe bază de norme legale, inventarierea este obligatorie pentru toţ agenţi economici şi este definită ca ansamblul operaţiunilor prin care se constata existenţa elementelor de activ şi pasiv, cantitativ şi valoric dupa caz prezente în patrimoniul societăţii la data la care aceasta se efectuează, în vederea stabilirii situaţiei reale a patrimoniului fiecărei unităţi, inclusiv a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, cu scopul întocmirii bilanţului contabil care să asigure o imagine fidelă, clară şi completă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute.

Inventarierea nu este necesară doar elaborării bilanţului ci în reluarea manierei în care este gestionat patrimoniul, a situaţiei acestuia la un moment dat în ansamblu sau numai a unor elemente de patrimoniu.

Pe lânga stabilirea situaţiei reale, prin inventariere se mai verifică dacă sistemul de evidenţă a funcţionat în mod corespunzător, precum şi calităţile profesionale şi morale ale persoanelor cărora li s-a incredinţat gestionarea patrimoniului. De asemenea, se determină gradul de utilizare a unor bunuri (uzură fizică, morală) stadiile de fabricaţie (produse finite, semifrabicate, produse în curs de execuţie) cheltuielile efectuate în avans, veniturile încasate în avans, gradul de solubilitate a unor titluri de creanţă, realizarea obligaţiilor faţă de persoane fizice sau juridice.

Inventarierea patrimoniului se află într-o strânsa legatură cu celelalte proceduri ale metodei contabile şi constituie procedura de constatare, descriere şi evaluare a existenţei fizice a elementelor patrimoniale, pe care trebuie să se fundamenteze imaginea fidelă a informaţiei contabile privind situaţia patrimoniului.

Inventarierea este un procedeu utilizat de mai multe discipline economice. Astfel inventarierea este o tehnica indispensabilă al controlului financiar şi cea mai importantă modalitate de a efectua un control faptic. Ea se foloseşte atunci când se verifică realitatea informaţiilor cu privire la elementele patrimoniale consumate în documente, în raport cu integritatea şi existenţa lor în realitate. Prin excelenţă inventarierea constituie un demers faptic cuprinzând elemente de observaţie directă şi ispecţie fizică

. Spre deosebire de acestea inventarierea se desfăşoară după reguli prestabilite impuse de actele normative. Controlul financiar poate efectua sau dispune efectuarea inventarierii când se consideră necesară aceasta operaţiune, sau în situaţiile prevăzute de lege. Ca urmare este necesar să se delimiteze inventarierea patrimonială aşa cum este ea definită de normele contabile, de inventarierea de control, ca modalitate principală a controlului finaciar faptic. Aceasta delimitare se poate face după caracterul mai larg sau mai restrâns al elementelor care sunt supuse inventarierii şi după felul în care se declanşează, dar fară deosebiri de ordin tehnic.

Toate aceste operaţii se efectuează cu scopul evaluării elementelor inventariate şi punerii de acord a datelor contabilităţii cu realitatea faptică constatată.

Necesitatea inventarierii patrimoniului unităţilor se explică prin importanţa deosebită pe care o prezintă pentru activitatea practică a acestora.

• În primul rând, ea constituie baza de pornire pentru deschiderea şi organizarea evidenţei operative şi contabile la unităţile patrimoniale nou înfiinţate.

La începutul activităţii, inventarierea are ca obiect principal stabilirea şi evaluarea elementelor patrimoniale care constituie aporturile în natură şi/sau în bani ale asociaţilor/acţionarilor sau întreprinzătorului particular, în funcţie de forma de organizare a unităţii economice.

• În al doilea rând, în decursul exerciţiului, ea este determinată de faptul că între datele contabilităţii şi realitatea de pe teren pot să apară anumite diferenţe, în plus sau în minus, chiar şi în condiţiile unei bune organizări a evidenţei operative şi contabile, datorită mai multor cauze dintre care menţionăm:

- modificări intervenite la elementele patrimoniale ale unităţii, fie ca urmare a unor cauze naturale (cum sunt: uscarea, evaporarea, scăderea în greutate etc.), fie datorită unor cauze subiective (ca de exemplu: măsurări inexacte; sustrageri de mijloace economice);

- neîntocmirea sau întocmirea defectuoasă a unor documente;

- neînregistrarea sau înregistrarea greşită în conturi a anumitor operaţii;

- neglijenţa şi neatenţia gestionarilor care gestionează bunurile şi valorile economice.