Securitatea activelor informaționale - cerință a unei activități de conducere moderne

CAPITOLUL I

IMPORTANŢA SECURITĂŢII FINANCIAR- CONTABILE ÎN ACTIVITATEA ORGANIZAŢIILOR ROMANESTI

Capitolul subliniază rolul informaţiei în societatea contemporană, clarifică noţiunea de informaţie, descrie tipologia diversă a ei şi particularităţile informaţiei economice. Totodată, se definesc conceptele de ,,dată” şi de ,,cunoaştere”, de ,,sistem informaţional”, ,,decizie” şi se expun calităţile cerute informaţiei pentru a asigura cele mai potrivite decizii. Microcontabilitatea este analizată ca sistem informaţional, cu particularităţile sale, se prezintă ciclul contabil al prelucrării datelor, utilizatorii diverşi ai informaţiei obţinute şi aspectele sale calitative, factorii care influenţează gradul de dezvăluire a informaţiei financiar-contabile. În final, sunt prezentate deficienţele inerente funcţionării unui sistem informaţional, pericolele şi ameninţările asupra datelor şi informaţiilor şi se subliniază necesitatea protecţiei lor.

I.1. Informaţia contabilă – calitate, utilizatori, rol, informaţie publică şi confidenţială

În accepţiunea asociaţiei americane de profil, contabilitatea este un sistem informaţional în sine, pentru că tratează atât aspectele generale ale teoriei informaţiei, cât şi aspecte specifice teoriei generale a sistemelor.

Mai mult, sistemul informaţional contabil reprezintă sursa principală de informaţii pentru conducere, el este o componentă esenţială a sistemului informaţional pentru conducere, diferenţa majora referindu-se doar la scop. În vreme ce sistemul informaţional pentru conducere cuprinde toate datele intrate într-o unitate economică, toate activităţile de prelucrare şi toate informaţiile folosite de către personalul unităţii, sistemul informaţional contabil priveşte doar tipuri certe de date şi informaţii, reprezentând un subsistem al sistemului informaţional pentru conducerea unei organizaţii economice. Spre deosebire de alte subsisteme de informare, contabilitatea se situează în aval de toate funcţiile organizaţiei (producţie, distribuţie, finanţare, investiţii) şi ocupă un loc privilegiat în cadrul sistemului de informare a conducerii datorită posibilităţilor de agregare oferite de sistemul monetar. Prin intermediul unităţii monetare contabilitatea reuşeşte să organizeze o multitudine de fapte disparate cu care se confruntă organizaţia şi sa furnizeze reprezentări unificate ale acestora.

În sens larg, sistemul contabil prelucrează date relative la toate activităţile atestate de documente justificative şi exprimate în etalon bănesc. Se cuprind aici atât datele care nu sunt rezultatul unei tranzacţii economice, dar sunt exprimabile financiar, cât şi cele obţinute din prelucrarea tranzacţiilor economice ale unei firme.

Informaţia contabilă trebuie să fie atractivă, uşor de inţeles şi utilizat şi caracterizată de atribute ca: detalierea, calitatea, ordonarea logică în prezentare.

Ciclul de prelucrare a datelor în contabilitate se prezintă într-o forma particulară şi este adesea denumit “ procesul dublei înregistrări ” sau “ ciclul contabil ” de prelucrare.

În faza de culegere a datelor, ele sunt observate şi înregistrate pe documente - sursa (cum ar fi facturile de vânzare sau fişierele de pontaj). Urmează pregătirea, care presupune verificarea din punct de vedere al corectitudinii, clasificarea şi gruparea lor după tipul tranzacţiei, sortarea după numărul documentului sau simbolul contului, şi transcrierea de pe documentele sursă în jurnale şi transmiterea în diverse locuri, cum ar fi contabilitatea centrală sau oficiul de calcul.

Prelucrarea propriu-zisă a datelor presupune:

- calcule multiple, centralizări;

- numeroase comparaţii ale unor valori cu altele;

- sintetizarea şi verificarea datelor prin întocmirea balanţelor;

- reconstituirea (restaurarea);

- filtrarea datelor irelevante pentru procesul contabil.

Întreţinerea fişierelor presupune memorarea datelor (de exemplu în Cartea Mare), actualizarea lor, indexarea diverselor fişiere pentru a facilita prelucrarea, protecţia lor. Faza de ieşire din ciclul contabil implică raportarea informaţiilor obţinute, în mod deosebit prin conturile anuale. Dintre problemele de bază cu care se confruntă contabilitatea fac parte procurarea bunurilor şi serviciilor, vânzarea lor, încasările şi plăţile, reflectarea prin costuri a fluxurilor materiale din procesul de producţie.

Mecanismele bine conturate de depistare şi corectare a erorilor (denumite, într-o abordare cibernetică, mecanisme de feed-forward sau feed-before) fac din contabilitate un important garant al sincerităţii şi acurateţei datelor prelucrate şi informaţiilor obţinute.

Informaţiile rezultate din prelucrare vor servi planificării, controlului şi reprezentării situaţiilor financiare şi rezultatelor exploatării întreprinderii. Ele fac obiectul cererii unor categorii diverse de utilizatori:

1) Acţionarii, care doresc să măsoare rentabilitatea şi riscul investiţiilor lor, elemente care stau la baza deciziilor de menţinere, creştere sau reducere a aporturilor. Ei sunt interesaţi de fluxurile monetare degajate de întreprindere, de dividende şi rata lor de creştere pe termen lung, de informaţiile contabile care stau la bază determinării riscului, de diverse informaţii previzionale (a căror furnizare ar putea fi însă contrară intereselor întreprinderilor care acţionează într-un mediu concurenţial), de informaţii privind gestiunea mediului întreprinderii, de remuneraţiile directe sau indirecte percepute de manageri şi de mărimea şi natura cheltuielilor generale ale întreprinderii. Acţionarii potenţiali (investitorii) solicită rata rentabilităţii acţiunilor întreprinderii.