Sistemul informațional contabil pentru evidența stocurilor la SC Medica SA Bacău

Introducere

Tehnologia informaţiei a cunoscut în ultimii ani un avânt considerabil. Fără nici o îndoială, domeniile cu cele mai revoluţionare mutaţii din ultimele decenii sunt informatica şi comunicaţiile, progresele radicale produse, determinând ample şi deosebit de eterogene consecinţe în toate componentele societăţii, economiei şi tehnicii.

O caracteristică importantă a epocii contemporane o reprezintă dezvoltarea disciplinelor ştiinţifice de interfaţă. Prin aceasta se încearcă să se răspundă creşterii complexităţii realităţilor economico-sociale, care impun abordări interactive.

Atât pe plan mondial cât şi în ţara noastră s-au dezvoltat, în ultima perioadă, concepte şi metodologii noi în domeniul informaticii economice care încearcă să răspundă necesităţii unei revoluţii profunde şi cu implicaţii importante în informatizarea procesului managerial, atât prin folosirea mai eficace a instrumentarului informatic în firme, cât şi pentru soluţionarea cât mai operativă şi eficace a unor complexe probleme manageriale.

Sistemele informaţionale au devenit principalul suport al managementului la toate nivelele structurii întreprinderii, iar la baza lor stă conceptul de triunghi strategic, care vizează trei aspecte: strategia, structura organizaţională şi tehnologia informaţiei.

Importanţa acordată sistemului informaţional în întreprinderi este exprimată şi prin natura portofoliului aplicaţiilor pe care le conţine. Constatările actuale arată că acesta este constituit cel mai adesea din aplicaţii axate pe operaţiuni financiar-contabile, chiar dacă cerinţele informaţionale ale utilizatorilor se situează şi la alte niveluri (marketing, management, producţie, etc.).

Aşadar, la ora actuală, sistemele informaţionale au un rol important în întreprinderi cu precădere în planul performanţei individuale şi organizaţionale în măsura în care se urmăreşte să se răspundă exigenţelor producţiei, marketingului şi strategiei globale a întrepriderii.

Punerea pe picioare a unui sistem informaţional într-o firmă se face, de obicei, în funcţie de nevoile curente de informaţie ale managerului. Insă, proiectarea şi elaborarea unui sistem informaţional ar trebui să se facă pe baze ştiinţifice.

Indiferent de necesităţile, în schimbare, ale conducerii unei companii, există o serie de principii - extrase din practică îndelungată a unor firme recunoscute - care reprezintă un prim nucleu de bază pentru buna desfăşurare a unui sistem informaţional:

• subordonarea modului de elaborare şi funcţionare a sistemului informaţional conform cerinţelor/solicitărilor/nevoilor conducerii firmei;

• corelarea funcţională a sistemului informaţional cu sistemul decizional şi structura de organizare a companiei;

• asigurarea metodologiei de culegere şi interpretare (analiză a informaţiilor);

• concentrarea prioritară asupra abaterilor (erorilor esenţiale);

• asigurarea unui volum maxim de informaţii finale ("prelucrate") din fondul de informaţii iniţiale ("primare" sau "neprelucrate");

• asigurarea unui tip necesar de reacţie decizională (strategică, tactică şi operaţională) pentru toţi beneficiarii de informaţii (managerii);

• flexibilizarea sistemului internaţional în scopul unei rapide şi facile adaptări;

• eficientizarea sistemului informaţional.

Acestă lucrare evidenţieză rolul vital al sistemelor informaţionale în activitatea organizaţiilor, precum şi faptul că este la fel de important de a avea cunoştinţe de bază despre sistemele informaţionale, ca şi a înţelege bazele contabilităţii, marketingului sau a altor domenii funcţionale în afaceri.

Cap. 1. Abordare teoretică a domeniului lucrării.

1.1. Caracterizarea generalã a stocurilor .

Activitatea desfăşurată de unităţile patrimoniale presupune, pe lângă mijloacele fixe care asigură baza tehnică a producţiei, şi folosirea activelor circulante (curente) într-un volum mare şi diversificat. In cadrul activelor circulante, activele circulante materiale au un rol în realizarea obiectului de activitate propriu fiecărei întreprinderi.

"Din punct de vedere al rolului economic, modului de intrare în patrimoniu, surselor de finanţare, destinaţiei, etc.," activele circulante materiale pot fi structurate în două mari categorii:

– stocuri;

– producţie (comenzi) în curs de execuţie.

Conform Standardelor Internaţionale de Contabilitate 2 "Stocuri", stocurile sunt active:

– deţinute în scopul vânzarii pe parcursul desfăşurării normale a activităţii;

– în curs de producţie, în vederea vânzării;

– sub formă de materii prime, materiale şi alte consumabile ce urmează a fi folosite în procesul de producţie sau pentru prestarea de servicii.

In conformitate cu Standardele Internaţionale de Contabilitate, stocurile includ bunurile cumpărate şi deţinute cu scopul revânzării, cum sunt mărfurile achiziţionate de un detailist în vederea revânzării sau terenurile şi alte proprietăţi imobiliare deţinute cu scopul de a fi revândute. Stocurile includ, de asemenea, produsele finite sau producţia aflată în curs de execuţie, precum şi materialele şi alte consumabile destinate utilizării în procesul de producţie. (IAS 2 p.2-5)

Altfel spus, stocurile se concretizează în "ansamblul bunurilor şi serviciilor din cadrul unităţii patrimoniale destinate fie vânzarii în aceeaşi stare sau după prelucrarea lor în procesul de producţie, fie consumării de la prima lor utilizare" . Pentru a răspunde eficient cerinţelor gestiunii şi pentru reflectarea lor în contabilitate, stocurile pot fi grupate astfel:

- materii prime- participã direct la fabricarea produselor şi se regăsesc integral sau parţial în produsul finit, în starea lor iniţială sau transformată;

- materiale consumabile- participă la procesul tehnologic fară a se regăsi în produsul finit. Se grupează în materiale auxiliare, combustibili, materiale de ambalat, piese de schimb, seminţe şi materiale de plantat, furaje şi alte materiale consumabile;

- produse (bunuri, lucrări, servicii obţinute din procesul de exploatare, destinate în pricipal livrărilor către terţi), sunt reprezentate de:

- semifabricate - sunt bunurile al căror proces tehnologic a fost terminat într-o fază de fabricaţie şi care trec în procesul tehnologic al altei faze de fabricaţie sau se livrează terţilor;

- produse finite – sunt bunurile care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricaţie, corespund calitativ şi se depozitează în vederea livrării sau expedierii catre clienţi;

- animale şi păsări – animalele născute şi cele tinere de orice fel (viţei, miei, mânji şi altele) crescute şi folosite pentru reproducţie sau puse la îngrălat pentru a fi valorificate, animalele pentru producţia de lână, lapte şi blană;

- mărfuri – bunurile pe care unitatea patimonială le cumpără în vederea revânzării lor în starea în care au fost achiziţionate;

- ambalaje – bunurile utilizate pentru protecţia materialelor şi mărfurilor pe timpul transportului şi depozitării;

- materiale de natura obiectelor de inventar – bunuri cu valoare mai mică decât limita prevăzută de lege pentru a putea fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu sau cu o durată de serviciu mai mică de un an indiferent de valoarea lor;

- baracamente şi amenajări provizorii – bunurile achiziţionate sau construite de unităţile patrimoniale pentru executarea lucrărilor şi prestaţiilor de construcţii;

- producţia în curs de execuţie – producţia care nu a trecut prin toate fazele de prelucrare prevăzute de procesul tehnologic, precum şi produsele nesupuse probelor şi recepţiei tehnice sau necompletete în întregime. Se includ în această categorie studii şi studiile în curs de execuţie sau neterminate.

Bunurile de natura stocurilor care, din punct de vedere fizic, nu se află în patrimoniul unităţii dar sunt în proprietatea acesteia sunt incluse în categoria stocurilor, ele aflându-se temporar la terţi (custodie, prelucrare, consignaţie) reflectându-se în contabilitate cu ajutorul unor conturi specifice.