Studiu Privind Recunoașterea în Contabilitate a Reducerilor Comerciale și Financiare

Capitolul I

Contabilitatea decontărilor cu terţii

1.1 Noţiuni generale

Întreprinderile îşi desfăşoară activitatea în contextul unui sistem complex de relaţii de decontare cu furnizorii, cu clienţii, cu angajaţii, cu organismele de asigurare şi protecţie socială, cu bugetul statului şi alte organisme publice, cu grupul de asociaţi şi cu subunităţile, precum şi cu alte persone fizice şi juridice, care în contabilitate poartă denumirea de terţi.

Aceste relaţii comerciale curente generează, în contabilitate, apariţia datoriilor pentru beneficiar şi a creanţelor pentru pentru furnizor sau prestator, ambele situaţii având termene de decontare, de regulă, sub 1 an.

Datoriile (obligaţiile) întreprinderii reprezintă surse străine atrase de la creditori. Existenţa lor este generată de decalajul de timp dintre momentul primirii valorilor economice şi al primirii unui echivalent valoric sau a unei contraprestaţii pe măsură. Agenţii economici care au avansat valorile economice poartă denumirea de creditori.

Reflectarea în contabilitate începe odată cu crearea angajamentelor şi încetează în momentul stingerii (plăţii) lor.

Creanţele reprezintă drepturile generate de existenţa unui decalaj între momentul livrării unor bunuri economice sau prestării unor servicii şi cel al decontării, adică a primirii unui echivalent valoric sau a unei contraprestaţii pe măsură. Agenţii economice care au beneficiat de bunurile şi valorile avansate, poartă denumirea de debitori.

Reflectarea contabilă a acestor creanţe începe odată cu apariţia dreptului faţă de terţi şi încetează în momentul stingerii (încasării) lor .

Datoriile şi creanţele se pot grupa astfel:

- datorii şi creanţe comerciale faţă de furnizori şi clienţi;

- datorii şi creanţe faţă de salariaţi;

- datorii şi creanţe faţă de bugetul de asigurări sociale;

- datorii şi creanţe faţă de bugetul statului;

- datorii şi creanţe faţă de asociaţi;

- datorii şi creanţe faţă de diverşi creditori, respectiv debitori.

Evaluarea datoriilor şi creanţelor se face în momentul apariţiei lor, la valoarea nominală consemnată în documente, adică a sumelor datorate, respectiv a sumelor de încasat sau de decontat.

Creanţele şi datoriile în devize se înregistrezî în contabilitate atât în RON, la cursul de schimb în vigoare la data efectuării operaţiunilor, cât şi în devize. Operaţiunile în devize trebuie înregistrate în momentul recunoaşterii iniţiale în moneda de raportare şi moneda străină, la data efectuării tranzacţiei.

Dacă se acordă reduceri ulterioare cum sunt risturnurile, sau se acordă reduceri financiare de natura sconturilor, se vor întocmi în toate aceste cazuri facturi separate de reducere şi prin înregistrări separate în contabilitate se va reduce datoria, respectiv creanţa iniţială .

1.2 Organizarea contabilităţii decontărilor cu terţii

Obiective urmărite

-cunoaşterea în orice moment a nivelului creanţelor şi datoriilor întreprinderii, ce derivă din relaţiile comerciale cu alte unităţi şi cele financiare cu bugetul statului, asigurările sociale, băncile, etc;

-cunoaşterea şi dimensionarea corectă a creanţelor şi datoriilor faţă de personal;

-cunoaşterea creanţelor şi datoriilor faţă de unităţile din cadrul grupului;

-cunoaşterea exactă a termenelor de încasare a creanţelor şi de plată a datoriilor;

-îmbinarea corectă şi în favoarea firmei a nivelului şi a termenelor creanţelor şi datoriilor;

-soluţionarea la termen a decontărilor din operaţii în curs de clarificare;

-soluţionarea conform legii a deprecierilor constatate asupra creanţelor şi datoriilor, precum şi a creşterilor de valoare a acestora.

Factorii specifici de influenţă

Realizarea obiectivelor prezentate impune luarea în considerare a următorilor factori:

-conţinutul, sfera de curprindere a relaţiilor de decontare cu terţii;

-sistemul de decontare, formele, modalităţile şi instrumentele de decontare;

-forma de organizare a terţilor respectivi: persone fizice, persone juridice, instituţii publice, firme private;

-natura relaţiilor comerciale şi financiare: permanente, ocazionale, temporare;

-facilităţile acceptate în relaţiile de decontări reciproce .

Luarea în considerare a acestor factori va conduce la o mai bună coordonare a acţiunilor întreprinse în vederea unei corecte reflectări în contabilitate a datoriilor şi creanţelor cu terţii.

Sistemul documentelor de reflectare a relaţiilor cu terţii

Documente justificative utilizate

Relaţiile cu terţii sunt consemnate în diverse documente justificative, care se pot grupa după mai multe criterii:

-documente care reflectă relaţiile cu furnizorii, clienţii, debitorii şi creditorii diverşi: facturi, chitanţe, ordine de plată, bilete la ordin, file CEC, dispoziţii de încasare, dispoziţii de plată, contracte, etc;

-documente privind relaţiile cu asociaţii sau acţionarii: ordin de plată, declaraţii de subsriere, prospecte de emisiune, situaţii de calcul, etc .

Evidenţa operativă a datoriilor şi creanţelor

Principalele documente cu caracter operativ utilizate pentru evidenţa datoriilor şi creanţelor sunt:

- registrul de comenzi şi fişa de urmărire a executării comenzilor, utilizate pentru urmărirea realizării contractelor încheiate cu furnizorii de bunuri şi servicii.

- fişa de urmărire a contractelor, folosită pentru urmărirea livrărilor de bunuri şi servicii către clienţi.

- fişa de evidenţă a salariilor (pe fiecare angajat), desfăşurătorul indemnizaţiilor plătite în contul asigurărilor sociale de stat, drepturi băneşti- chenzina I, drepturi băneşti- chenzina II, toate necesare pentru urmărirea salariilor şi a celorlalte drepturi cuvenite angajaţilor.

- evidenţa prezentei la lucru- se prezintă în diferite sisteme de pontaj pentru salariaţii prezenţi la lucru .

Contabilitatea analitică a datoriilor si creanţelor

Relaţiile economice care dau naştere la datorii şi creanţe impun existenţa unui număr semnificativ de persone fizice sau juridice, a căror urmărire individuală se realizează prin organizarea contabilităţii analitice.

Organizarea ei este un răspuns la nevoile de informare şi control asupra operaţiunilor din evidenţa sintetică, care se cer a fi prezentate într-un mod mai detaliat.

Urmărirea datoriilor şi a creanţelor se realizează valoric, eventual cu destinaţie asupra datei şi documentului de creare a lor, respectiv a datei şi documentului de stingere a lor.

Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul “Fişelor de cont pentru operaţii diverse” sau cu diferite situaţii întocmite prin programele informatice .

Contabilitatea sintetică a datoriilor si creanţelor