Audit intern Primăria Municipiului Suceava

Prezentarea instituţiei

Primăria Municipiului Suceava este situată pe strada principală B-dul 1 Mai ,Nr. 5A, , judeţul Suceava, având codul fiscal: 4244792.

Prmăria Municipiului Suceava este unul din centrele de execuţie bugetară a cărei sursă de finanţare este este bugetul local, alături de finanţarea venitutrilor proprii realizate de aceasta precum sponsorizări,fonduri europene dar şi bugetul de stat.

Din cadrul primăriei a fost ales de către echipa de auditori compartimentul de achiziţii publice pentru realizarea misiunii de audit intern.

Biroul de Achizitii publice si contracte - este compartiment de munca constituit în cadrul aparatului de specialitate al primarului municipiului Suceava desfăşurîndu-şi activitatea în locatia Primaria Suceava şi are în componenţă un numar de 6 posturi din care:

• un post de conducere (şef birou)

• cinci posturi de execuţie, structura posturilor (a funcţiilor) Biroului de Achiziţii publice fiind prevazut în statul de funcţii;

Biroulu Achiziţii publice şi contracte este subordonat direct directorului Direcţiei tehnice din cadrul primariei municipiului Suceava;

Misiunea şi scopul Biroului Achiziţii publice şi contracte este atribuirea şi executarea contractelor de achiziţie publică conform legislaţiei privind achiziţiile publice.

Atribuţiile Biroului Achiziţii publice şi contracte sunt:

• elaborarea programului anual al achiziţiilor publice, pe baza necesităţilor şi priorităţilor comunicate de celelalte compartimente din cadrul autorităţii contractante;

• elaborarea sau, dupa caz, coordonarea activităţii de elaborare a documentaţiei de atribuire ori, în cazul organizării unui concurs de soluţii, a documentaţiei de concurs;

• îndeplinirea obligaţiilor referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevazute de lege;

• aplicarea şi finalizarea procedurilor de atribuire;

• constituirea şi păstrarea dosarului achiziţiei publice

• urmărirea respectării prevederilor legale cu privire la executarea contractelor de achiziţii publice ; informeaza în scris conducatorul instituţiei ori de câte ori sunt încălcări sau nu sunt respectate întocmai clauzele prevazute în contractele de achiziţii publice;

• înregistrează şi conduce evidenţa tuturor contractelor de achiziţii publice încheiate de către Municipiul Suceava în registrul special de evidenţă a contractelor aprobat de primarul Ion Lungu.

(NOTA: Contractele de achiziţii publice aflate în derulare la data aprobării prezentului Regulamentului de Organizare şi Funcţionare vor fi înregistrate în Registrul de Evidenţă a Contractelor în ordinea cronologica a înscrierii lor).

Registrul de Evidenţă a Contractelor va conţine cel puţin următoarele informaţii: nr. crt. (din registru), nr. de înregistrare al contractului cu părţile contractante,compartimentul (care a iniţiat procedura şi care execută contractul), executantul, furnizorul, prestatorul, data de la care începe executarea contractului şi data limită de finalizare, valoarea contractului , modificări aduse în timpul executării contractului, observaţii: menţiuni cu privire la executarea defectuoasă (sau neexecutarea) unor clauze contractuale şi măsurile luate; rezilierea contractului cu precizarea cauzelor şi a temeiului legal etc.

Competenţele Biroului de Achiziţii publice şi contracte sunt:

• avizează documentaţiile întocmite de compartimentele de muncă cu privire la organizarea achiziţiilor publice

• avizează contractele de achiziţii publice încheiate de Municipiul Suceava cu privire la respectarea prevederilor legale în vigoare referitor la procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi de executare a lor.

• informează în scris conducatorul instituţiei orice încalcare a prevederilor legale cu privire la atribuirea, încheierea şi executarea contractelor de achiziţii publice.

Responsabilităţile Biroului de Achiziţii publice şi contracte sunt :

• răspunde de respectarea prevederilor legale cu privire la atribuirea,încheierea şi executarea contractelor de achizitii publice in cadrul Municipiului Cluj-Napoca

• Sistemul de relatii ale Biroului de Achiziţii publice şi contracte:

• primeşte informaţii la cerere de la toate compartimentele de munca din primărie necesare atribuirii, încheierii şi executării contractelor de achiziţii publice

• transmite informaţii, note interne care conţin date sau proceduri de urmat pentru atribuirea, încheierea şi executarea contractelor de achiziţii publice

• conlucrează direct cu directorul economic privind alocarea resurselor bugetare şi utilizarea lor conform clauzelor contractuale din contractele de achiziţii publice.

Procedura P01: Iniţierea auditului

SERVICIUL DE AUDIT PUBLIC INTERN AL JUDEŢULUI SUCEAVA

Compartimentul de Audit Public Intern

Nr. 196 /15.06.2010

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, cu modificările şi completările ulterioare şi a Planului de audit intern pentru anul 2009, se va efectua o misiune de audit intern privind achizişiile publice la Direcţia Administrativă şi Patrimoniu, Serviciul Achiziţii Publice în perioada 20.06.2010-30.09.2010.

Scopul misiunii de audit este de a se asigura că activitatea de achiziţii publice este foarte bine cunoscută şi stăpânită, din faza iniţierii şi lansării până la livrare şi decontările finale;programul anual al achiziţiilor publice corespunde necesităţilor reale,justificative,bugetate şi programate.